Cómo utilizar el nuevo configurador virtual de la centralita Zadarma 2.0

En la continua renovación de los servicios de Zadarma, ahora todos los clientes tienen acceso a la nueva centralita 2.0 que, entre sus novedades, estrena el nuevo Editor Visual para configurar todos y cada uno de los aspectos de forma tan sencilla como la que hay para crear un diagrama con PowerPoint.

Como siempre y antes de nada debemos haber configurado correctamente los parámetros de nuestra centralita como el número virtual que vamos a utilizar, así como las extensiones que van a ser necesarias. Con todo esto, sólo hay que entrar en “Mi centralita” y pulsar en la sección “Llamadas entrantes y menú de voz”. Ahí encontraremos el configurador mediante menús, pero también un acceso al nuevo editor visual.

En este nuevo panel podemos ver como a la derecha tenemos todas las acciones que nos permite la centralita de Zadarma y, simplemente, tenemos que ir arrastrando y conectando unas con otras para crear un sistema en apenas cinco minutos. Pero como todo es mucho más sencillo si vemos un ejemplo, vamos a configurar una centralita, con su menú de voz, para atender las llamadas durante un horario de oficina.

Paso a paso: así se configura la centralita de Zadarma con el editor visual

Empezamos por lo más básico, haciendo click en el primer módulo que siempre nos encontraremos en el panel, elegimos el número de teléfono virtual que disparará un flujo de trabajo en la centralita. Recordemos que podemos tener varios diferentes y para cada uno podríamos crear un sistema personalizado. Pero no sólo podemos elegir el número ¿quieres personalizar la melodía de espera? Pues también puedes en este paso, eligiendo el que viene por defecto o cargando el que prefieras. 

Llega el turno a establecer un horario para las llamadas, ya que solo las atenderemos de lunes a viernes de 8 a 17:00 horas. Simplemente arrastramos el módulo correspondiente, lo conectamos y configuramos los horarios. Incluso podemos añadir el calendario festivo del país en cuestión para esos días que no son sábado o domingo. Hasta incluso podemos establecer un paréntesis en el día (Siesta).

En este punto, pueden pasar dos cosas. Qué nos llamen en el horario que hemos establecido, o no. Si es esto último, no hay que dejar que simplemente se corte la llamada, podemos personalizar un mensaje para indicar a quien nos llama el horario adecuado para volver a ponerse en contacto con nosotros conectando al “No” el módulo del archivo de audio y cargando un archivo previamente grabado.

Seguimos adelante, y preparamos el escenario para cuando sí que estamos disponibles para recibir las llamadas. En ese momento hay que preparar 2 cosas. Primero, los números que vamos a activar para el menú de voz. Es tan simple como marcarlos en el dial que nos aparece al hacer click sobre el módulo de Menú IVR que hemos conectado al “sí” del que controla el horario. 

Sin salir de esta ventana, es muy importante no olvidarnos de que también hay que cargar en “IVR” el archivo de audio que escucharán los que nos llaman al llegar al menú y que les dirá para que son las opciones que les damos. ¿Y que podemos indicar aquí? Pues por ejemplo si quieren contactar con este u el otro departamento o si quieren ser atendidos en un idioma u otro. 

Estamos ya finalizando nuestra configuración, sólo nos queda asignar a cada número un destino entre las extensiones que hemos configurado. Dependiendo de la organización que tengamos, pues elegimos las que atenderán cuando el usuario pulse cada botón del menú de voz.

Y ¡listo! De una manera tan sencilla y visual tenemos configurado todo el flujo de las llamadas de nuestra centralita. 

Ya sólo queda darle a “Publicar” para tenerla en ese instante online. Pero, un consejo final: siempre hay que darle a “Probar” antes para que el propio sistema nos avise de si se nos ha olvidado algo, como en este caso, tan clave como es el mensaje que acompaña al menú de voz para que los clientes sepan a qué botón deben dar según sus necesidades.