Centralita virtual gratuita - Instrucciones de configuración

Configuraciones / Centralita virtual gratis de Zadarma

¿Para qué sirve la centralita virtual?

Si en tu empresa cuentas con más de un empleado (o pretendes tenerlos o quieres que tus clientes lo piensen así), para una comunicación de voz necesitas la centralita virtual.

La centralita virtual gratuita te permite conectar cualquier cantidad de números virtuales en las provincias convenientes para tus clientes y enviar las llamadas a los empleados necesarios.

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  • La grabación y estadística de llamadas te permitirán controlar a los comerciales y analizar las llamadas;
  • Desvío de llamadas, buzón de voz, notificaciones de llamadas perdidas ayudarán a no perderse ni una llamada;
  • Menú de voz y horario laboral aumentarán el prestigio y facilitarán el proceso de trabajo.

¿Cómo configurar la centralita virtual? Ajustes básicos

En este apartado veremos el mínimo necesario para el funcionamiento de la centralita virtual. A continuación describiremos todas las funciones.

¿Cómo crear la centralita virtual gratuita? En la página principal del área personal, en el apartado "Centralita virtual gratuita" pulsa el botón "Crear centralita" y te desviarás al "Asistente de configuración":

Paso 1 Extensiones

Puedes crear una extensión de tres dígitos a cada usuario de la centralita virtual y configurar en ésta un programa, teléfono IP, desvío, etc. Por norma general, se crea 1 extensión para cada usuario pero puedes crear 2-3 para cada uno (por ejemplo, para el programa para llamadas y teléfono de mesa).

Indica el número de usuarios o dispositivos que vas a conectar a la centralita virtual, marca la casilla "activar grabación de llamadas para todos" (si es necesario) y pulsa el botón "Siguiente".

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No es necesario crear extensiones de más ya que siempre puedes crear nuevas extensiones cuando las necesites.

¡Atención! La grabación de llamadas gratuita se ofrece para tres extensiones (en los paquetes de tarifas Microempresa y Empresa son más).

Paso 2 Llamadas entrantes

En este apartado se establecen los parámetros que seguirán las llamadas entrantes:

  • Directamente a las extensiones de los empleados;
  • Primero al saludo de voz "Buenos días, ha llamado a..." y después a los empleados;
  • Al saludo de voz "Para contactar con el departamento comercial pulse …" - es necesario indicar la cantidad de escenarios (de 1a 10).

En las opciones 2 y 3 puedes insertar un texto de saludo que será reproducido por un robot o subir tu propio archivo de audio.

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El tamaño de los archivos de audio permitido - hasta 5 MB, formatos aceptados - MP3, WAV.

Se recomienda usar los siguientes parámetros de archivos de audio para el saludo de voz o melodía de espera en lugar de tonos:

Formato WAV: Tasa de bits = 8 bit, velocidad de muestreo = 16 kGh

Formato MP3: Tasa de bits = 64 kbit, velocidad de muestreo = 16 kGh

Es la calidad máxima del sonido capaz de reproducir la red telefónica.

Es posible convertir el archivo audio con la ayuda de determinados programas o servicios online.

Si eliges la opción de "Insertar el texto", el texto insertado será automáticamente reproducido por nuestro sistema. Puedes insertar de 5 a 100 símbolos.

Elige la opción requerida y pulsa “Siguiente”.

Paso 2.1 Menú de voz

Si en el paso anterior has elegido la tercera opción (para el menú de voz), El "Asistente de configuración" creará automáticamente la cantidad de escenarios indicada y el escenario principal "sin pulsar". Éste se encargará de recibir las llamadas entrantes en caso de que el llamante no haya pulsado ningún botón en el momento de reproducción del saludo de voz.

En las opciones de "Directamente a las extensiones de los empleados" o "Primero al saludo de voz y después a las extensiones de los empleados" sólo se creará el escenario "sin pulsar".

Así mismo, en este escenario (en el bloque "Llamar el primero") se añadirán todas las extensiones creadas. Si es necesario, puedes cambiar el orden de las extensiones, por ejemplo, eliminar la extensión del bloque "Llamar el primero" y añadirla en el bloque "Llamar el segundo".

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Paso 3 Descarga e instalación de programas en el ordenador o teléfono

Para recibir y realizar llamadas puedes utilizar cualquier software o hardware que funcione en base a protocolo SIP. Encontrarás ejemplos de configuración de los equipos más populares en el apartado "Soporte" - «Configuraciones». Recomendamos utilizar nuestra propia aplicación Zadarma para Windows, iOS, Android.

  • Para la conexión del software o hardware es necesario utilizar los datos del apartado "Mi centralita" - “Extensiones” (servidor, usuario, contraseña de la extensión). Puedes añadir más extensiones en esta página, si es necesario;
  • También puedes recibir llamadas a otro número móvil o fijo con la ayuda del desvío de llamadas. Encontrarás información de cómo configurar el desvío aquí. El desvío es un servicio de pago, puedes conocer el coste en esta página.

Paso 4 Conexión del número virtual

Has conectado el software y ya puedes realizar llamadas. Para recibir llamadas entrantes de tus clientes es necesario conectar un número de teléfono virtual. Puedes elegir uno o varios números de 90 países del mundo en el apartado “Configuraciones” - “Números virtuales”.

Si tienes un número de otro operador puedes conectarlo a la centralita virtual en el apartado “Líneas externas”. Encontrarás las instrucciones más abajo.

Con esto hemos terminado con las configuraciones mínimas para el funcionamiento de la centralita virtual. Puedes empezar a utilizarla o configurar servicios adicionales.

Funciones para el trabajo diario con la centralita virtual:

Transferencia y recogida de llamadas

Para transferir la llamada del cliente a otra extensión pulsa #, número de la extensión y #, por ejemplo, #101#.

Para transferir la llamada con una notificación previa pulsa * número de la extensión y #, por ejemplo, *101#. En este caso, conectarás primero con la extensión marcada y podrás avisarle quién y para qué está llamando. Tras finalizar la llamada por parte de alguna de las extensiones, la llamada será desviada a la otra extensión.

Si la extensión marcada no contesta en el transcurso de 25 segundos, la llamada será devuelta de nuevo a tu extensión.

Para la recogida de llamada si tu extensión no está agregada en el escenario, marca la combinación 40 y el botón de llamada.

Para enviar la llamada a un escenario concreto, marca el número del escenario en el menú de voz, por ejemplo, #1#

Formato de marcado

El formato para el marcado de llamadas y el desvío se establece en el apartado «Llamadas salientes». Por defecto, los números se marcan en formato local (por ejemplo, el número de Madrid sería 91...). También puedes desactivar la función de "Llamar sin prefijo del país" en el apartado "Mi perfil" para, de esta forma, marcar el número en formato internacional (prefijo del país, ciudad, número, sin utilizar 00 delante del número).

Fax

El fax está disponible de manera automática en la extensión 50. En estos momentos, el servicio de fax funciona solo para la recepción. Por defecto, los fax recibidos se envían al correo electrónico de registro. Puedes modificar el correo electrónico para la recepción de fax en el apartado de creación de extensiones.

Servicios y funciones adicionales de la centralita virtual (las ventajas de la centralita virtual)

1. Grabación de llamadas

2. Integración de la centralita de Zadarma con otros servicios

3. Llamadas entrantes y menú de voz

4. Desvío

5. Determinación de número en función de la dirección de la llamada (CallerID)

6. Línea externa

7. Estadística de la centralita