Jak zautomatyzować pracę contact center – auto dialer bazy klientów

Klienci oczekują obecnie szybkiej i skutecznej obsługi – niezależnie od tego, jakiej formy komunikacji używają. Aby spełnić te wymagania, warto postawić na wirtualne call center.

Czym jest wirtualne call center?

Wirtualne call center to system telefoniczny, który umożliwia wykonywanie połączeń przy użyciu internetu. W przeciwieństwie do tradycyjnych rozwiązań tego typu nie są potrzebne przewody telefoniczne – całość jest realizowana za pośrednictwem sieci. Dzięki temu jest to idealne rozwiązanie dla firm, które chcą zminimalizować koszty utrzymania działu obsługi klienta. To także dobry wybór pod względem elastyczności i skalowalności. Korzystając z wirtualnego call center, można z łatwością zmieniać liczbę pracowników w zależności od potrzeb, co będzie istotne np. w biznesie o sezonowej charakterystyce.

Obsługa klienta z dowolnej lokalizacji

System wirtualnego call center umożliwia również prowadzenie rozmów z klientami z dowolnego miejsca na świecie, co ułatwia pracę zdalną i zwiększa efektywność. Dodatkowo dzięki możliwości nagrywania rozmów i ich analizy można na bieżąco poprawiać jakość obsługi oraz identyfikować problemy. System może być skonfigurowany na różne sposoby, aby zapewniać klientom szybką i skuteczną obsługę przy użyciu preferowanych kanałów komunikacji – mogą to być telefony, maile czy wiadomości SMS. Wszystko to sprawia, że wirtualne call center jest niezwykle wszechstronne i sprawdzi się w firmach z niemal każdego sektora.

Wpływ wirtualnego call center na poprawę jakości obsługi klienta

Istnieje kilka obszarów, w których wirtualne call center może wpłynąć pozytywnie na jakość obsługi klienta. Po pierwsze system tego typu umożliwia szybkie i łatwe nawiązanie połączenia, co pozwala na błyskawiczną reakcję na zapytania. Wirtualne call center może ponadto automatycznie kierować rozmowy do pracowników dysponujących odpowiednimi umiejętnościami i wiedzą w danym zakresie. To z kolei przekłada się na szybsze i bardziej precyzyjne rozwiązywanie problemów. Dodatkowo wirtualne call center może oferować różne kanały komunikacji, co pozwala klientom na wybór najwygodniejszej dla nich formy kontaktu.

Nagrywanie rozmów i ich analiza to kolejna funkcja wirtualnego call center, która przyczynia się do poprawy jakości obsługi klienta. W ten sposób można monitorować pracę zespołu i identyfikować obszary, które wymagają poprawy. Taka funkcjonalność łączy się także z łatwym skalowaniem zasobów w zależności od potrzeb – dzięki temu można utrzymać odpowiednią jakość obsługi klienta nawet przy znacznym wzroście liczby zgłoszeń. Pracownicy mogą także wykonywać swoje obowiązki zdalnie, co pozwala zredukować koszty i przyciągnąć specjalistów nawet z innych krajów.

Wirtualne call center jako sposób na usprawnienie pracy biura

Wirtualne call center to narzędzie, które pozwala na zorganizowanie pracy zespołu obsługi klienta w sposób zdecentralizowany. Dzięki temu agenci mogą pracować zdalnie, a rozmówcy otrzymują wsparcie w sposób szybki i efektywny. Między innymi zautomatyzować call center mocno pozwala usługa Auto dialer w Teamsale CRM. Automatyczne dzwonienie (auto dialer) — tzn. można dzwonić na wybraną listę numerów. Pracownik call center może dzwonić do potencjalnych klientów według listy, a CRM automatycznie stworzy dla nich leady. Wiąże się to także z większą elastycznością w organizacji pracy, co pozwala dostosować się m.in. do rozwoju biznesu czy do sezonowości w branży. W wielu przypadkach praca zdalna pozwala dodatkowo zwiększyć produktywność, co przekłada się na lepsze wyniki firmy.

Integracja z innymi systemami

Nowoczesne call center powinno oferować wbudowaną integrację z innymi narzędziami biznesowymi, takimi jak system CRM czy ERP – np. z darmowym systemem Teamsale CRM Zadarma. Takie funkcje umożliwiają znacznie poprawić jakość obsługi klienta – agenci mogą mieć wygodny dostęp do wszystkich informacji na temat danego zgłoszenia czy historii kontaktu z firmą w jednym miejscu. W efekcie możliwe jest nie tylko szybsze rozwiązanie problemów, lecz także dostarczenie spersonalizowanych porad.

Wirtualne call center powinno także oferować narzędzia umożliwiające eksport i analizę danych. Z ich użyciem można dokładnie monitorować efektywności pracy agentów i wykryć potencjalne problemy. Sporą zaletą będzie też opcja generowania raportów, które będą przydatne w podejmowaniu decyzji dotyczących dalszej strategii firmy.