Telefonia VoIP taniej niż porcja pierogów

Krótko o wirtualnej centrali telefonicznej

Wirtualna centrala telefoniczna - to alternatywa dla tradycyjnych rozwiązań, jaka znajduje się w chmurze po stronie operatora. Wszystkie usługi otrzymujesz za pomocą Internetu i możesz być w kontakcie w dowolnym czasie i niezależnie od miejsca, w którym się znajdujesz. Działanie wirtualnej centrali pokazujemy na schemacie poniżej.

Zaczynamy konfigurację centrali telefonicznej

Jeżeli już mówimy o pierogach i jedzeniu, to weźmiemy jako przykład serwis, gdzie składamy zamówienie na dowóz jedzenia. Kierownik takiego serwisu decyduje się na utworzenie małego call center na początku rozwoju biznesu. Po rejestracji na stronie i wybraniu numeru wirtualnego, np w Warszawie należy opisać zadania telefonii VoIP i zacząć konfigurację centrali. Zadanie jest następujące - utworzenie numerów wewnętrznych (dla sekretarki, księgowości i pomocy technicznej), dodać menu głosowe, utworzyć scenariusze połączeń przychodzących, zaznaczyć godziny pracy dla połączeń przychodzących.

• Utworzenie numerów wewnętrznych - na początek minimalnie serwis potrzebuje cztery numery, 100 dla sekretarki, 101 księgowość, 102 pomoc techniczna, 103 automatyczna sekretarka po godzinach pracy;

• Menu głosowe/powitanie (istnieje możliwość wpisania tekstu, czyli nagranie robotem lub wysłanie pliku audio) oraz wybranie godzin pracy call center;

• Scenariusze kolejkowania połączeń - na tym etapie wybieramy potrzebne scenariusze: Bez wciskania - sekretarka, Przycisk 1 - księgowość, Przycisk 2 - pomoc techniczna itd. Ostatni krok to tylko zaznaczenie w scenariuszu w jakiej kolejności będzie odbierane połączenie, np można zaznaczyć przy nieodpowiedzi sekretarki żeby połączenie było przekierowane na pomoc techniczną;

Na tym etapie konfiguracja wirtualnej centrali telefonicznej zakończona (czas konfiguracji ok. 5 minut). Ostatnia kwestia to tylko wybranie i zainstalowanie oprogramowania lub aplikacji dla odbierania i wykonywania połączeń. Każdy pracownik będzie odbierał połączenia przez Internet za pomocą aplikacji lub laptopa, jeżeli biuro będzie miało problem z siecią Internet to możemy włączyć przekierowanie na telefony każdego z pracowników przez zwykłą sieć telefoniczną (przekierowanie można ustawić w zakładce Moja Centrala - Numery wewnętrzne).

Oddział za granicą - żaden problem

Minęło już trochę czasu i serwis Pana Piotra zaczął się rozwijać. Okazało się, że Kierownik decyduje na otwarcie nowych horyzonty - wejście na rynek angielski i utworzenia oddziału w Wielkiej Brytanii. Aby to realizować należy tylko zamówić Brytyjski numer i zatrudnić menadżera z językiem angielskim. Nowy pracownik będzie obierał połączenia za pomocą aplikacji lub laptopa tak samo jak jego koledzy. Najważniejsze, że nie kierownik nie musi się martwić o odległość, każdy pracownik może znajdować się gdzie chce i osoba dzwoniąca płaci jak za połączenie lokalne na numer Brytyjski czy Polski. Ale jeżeli pracownicy są w różnych miejscach i nie ma stałego biura, jak kontrolować połączenia i analizować sprzedaż? Spokojnie - rozwiązanie jest...

Integracja z systemem CRM

Fraza "Integracja z systemem CRM" może przestraszyć nowych użytkowników. Nic w tym skomplikowanego nie ma, Pan Piotr może pozwolić sobie w dowolnym momencie włączyć integrację w dwa kliknięcia. Na początek można wybrać prosty w zrozumieniu system Zoho CRM (jeden z najpopularniejszych systemów). Integracja z CRM pozwała - otrzymywać kartę klienta z danymi przy połączeniach, kontrolować statystyki udanych połączeń i generować raporty, istnieje możliwość utworzenia zadań (np oddzwonić do klienta za godzinę) te wszystkie informację dostępne są natychmiast.

Koszty

Resumując, obliczamy koszty telefonii internetowej dla serwisu z dostawą jedzenia - opłata abonamentowa za korzystanie z numeru Warszawy €1 oraz numer Wielkiej Brytanii (Londyn) €0,8 - razem €1,8 miesięcznie. Utworzenie centrali telefonicznej oraz korzystanie z integracji jest bezpłatne. wszystkie połączenia przychodzące przez Internet również są bezpłatne. W tym wypadku całkowity koszt call center to tylko utrzymanie numerów wirtualnych i połączenia wychodzące zgodnie z wybraną taryfą. Jakie wyniki mamy? Utworzony call center z możliwością pracy w dowolnym miejscu świata, międzynarodowy zasięg serwisu (dzięki numerom zagranicznym) oraz pełna kontrola pracy i efektywności za pomocą systemu CRM, a najważniejsze - koszty są minimalne, jakie nie zrujnują naszych portfeli.