5 sytuacji, kiedy wirtualna centrala telefoniczna bardziej przydatna, niż sprzęt stacjonarny

Jak znaleźć centralę dla firmy, która nie kosztowałaby fortuny? Dla młodych przedsiębiorców odpowiedź jest oczywista: telefonia w chmurze pozwoli zaoszczędzić zarówno czas potrzebny na konfigurację usług, jak i pieniądze na zakup sprzętu.

Wirtualna centrala PBX to gotowe rozwiązanie do obsługi połączeń. Wymaga ono minimalnych wydatków: w ramach abonamentu korzystasz z centrali telefonicznej znajdującej się na serwerach operatora.

Wybór wirtualnej centrali, poza oszczędnością czasu i kosztów, niesie ze sobą szereg korzyści w następujących sytuacjach:

• 1. Firma z wieloma oddziałami lub biurami w różnych krajach
• 2. Praca zdalna lub hybrydowa
• 3. Sezonowy biznes
• 4. Call center lub dział sprzedaży
• 5. Brak stałego biura lub przeprowadzka do innego miasta
• Przewagi telefonii chmurowej
• Porównanie wirtualnej centrali i analogowej centrali telefonicznej
• Podsumowanie
• Pytania i odpowiedzi

1. Firma z wieloma oddziałami lub biurami w różnych krajach

Jeśli jesteś właścicielem firmy międzynarodowej lub Twój zespół oferuje wsparcie w różnych językach, wirtualna centrala będzie bardzo przydatna. Po pierwsze, nie będziesz przepłacać za roaming. Dzięki stałym stawkom za połączenia oraz pakietom z darmowymi minutami na różne kierunki, możesz znacząco obniżyć wydatki na rozmowy. Równie trafnym rozwiązaniem będzie możliwość podłączenia numeru wirtualnego w mieście lub kraju, gdzie prowadzisz działalność – klienci znacznie chętniej odbierają połączenia z lokalnych numerów.

2. Praca zdalna lub hybrydowa

Twoi pracownicy pracują na home office lub w terenie? Jeśli tylko mają stabilne łącze internetowe i aplikację na telefonie lub komputerze, mogą dzwonić i odbierać połączenia z dowolnego miejsca. Wykonywać połączenia można zarówno na numery zewnętrzne, jak i wewnętrzne. Rozmowy między pracownikami w ramach jednej centrali są bezpłatne, więc możesz ich wdrożyć w Twoim zespole, aby zaoszczędzić na połączeniach i usprawnić komunikację. Dodatkowo możesz włączyć nagrywanie rozmów oraz analitykę mowy, aby śledzić postępy prac bezpośrednio w panelu klienta.

3. Sezonowy biznes

Jeśli Twój biznes miewa okresy szczytowe i okresy przestoju (tak jak w przypadku firm kurierskich, sklepów internetowych czy sprzedaży towarów sezonowych), w panelu klienta możesz z łatwością podłączać lub odłączać numery wirtualne oraz zmieniać ilość stoisk w centrali. Pamiętaj, że klienci często uciekają do konkurencji właśnie dlatego, że nie mogli dodzwonić się na czas, by uzyskać informacje o produkcie.

4. Call center lub dział sprzedaży

Kolejkowanie połączeń, nagrywanie rozmów, analityka czy rozpoznawanie mowy – to wszystko pomoże Ci kontrolować jakość obsługi. O tym, dlaczego te funkcje są tak kluczowe dla Twojego biznesu, pisaliśmy już wcześniej w tym artykule.

5.Brak stałego biura lub przeprowadzka do innego miasta

W przeciwieństwie do łączności analogowej, wirtualna centrala pozwala Ci na bezproblemową zmianę lokalizacji, a nawet oszczędność na wynajmie biura. Tradycyjny numer jest przypisany do konkretnego miejsca, natomiast z rozwiązaniem w chmurze nie musisz go zmieniać, nawet jeśli przenosisz biuro z Warszawy do Radomia.

Przewagi telefonii chmurowej

• rozwiązania chmurowe działają przez internet, co pozwoli Ci połączyć wszystkich pracowników w jedną, spójną sieć;
• zaawansowane funkcje centrali, których brakuje w łączności analogowej, takie jak: powitanie głosowe i wielopoziomowe menu IVR, ustawienia przekierowań, analityka i raporty z połączeń czy możliwość integracji z systemem CRM;
• szybkość wdrożenia: zazwyczaj konfiguracja centrali i funkcji dodatkowych zajmuje nie więcej niż 5 minut. Nie wymaga to specjalistycznej wiedzy technicznej ani montażu skomplikowanego sprzętu. Szczegółowe instrukcje znajdziesz na naszej stronie w sekcji Wsparcie – Instrukcje konfiguracji, a jeśli pojawią się dodatkowe pytania, możesz skontaktować się z naszą całodobową obsługą klienta;
• minimalne koszty utrzymania dzięki możliwości samodzielnej konfiguracji, bez konieczności wzywania serwisu czy zatrudniania dodatkowych specjalistów IT.

Dla porównania przygotowaliśmy poniższą tabelę, która pomoże Ci wybrać najlepsze rozwiązanie dla Twojej firmy.

Porównanie wirtualnej centrali i analogowej centrali telefonicznej

Podsumowanie

Wirtualna centrala to nowoczesne i znacznie bardziej elastyczne rozwiązanie. Niższe koszty w porównaniu z telefonią analogową sprawiają, że jej wdrożenie staje się wręcz niezbędne. Możliwość szybkiego skalowania i rozbudowy funkcji bez utraty jakości przełoży się na rozwój Twojego biznesu i wzrost przychodów. Płacisz tylko za usługi, z których faktycznie korzystasz, a całe zaplecze techniczne bierze na siebie operator.

Z kolei analogowa centrala telefoniczna to prostsze rozwiązanie, które nie uzależnia Cię od połączenia internetowego. Musisz jednak liczyć się z koniecznością posiadania specjalistycznej wiedzy technicznej, dość ograniczoną funkcjonalnością oraz znacznie wyższymi kosztami samej instalacji.