Dlaczego firmy przechodzą z tradycyjnej telefonii na VoIP i jak zrobić pierwszy krok?

• System VoIP – co to jest?
• Dlaczego warto przejść na telefonię VoIP?
• Jak kupić numer wirtualny?
• SIP vs PBX
• Jak działa wirtualna centrala?
• Gdzie stosuje się PBX?
• Funkcje dostępne w centrali Zadarma
• FAQ

Przejście z tradycyjnej telefonii komórkowej na telefonię VoIP to krok, który może przynieść firmie wiele korzyści - od niższych kosztów utrzymywania po większą funkcjonalność. Pierwsze kroki w tym kierunku mogą wydawać się skomplikowane, bo zamiast fizycznej karty SIM pojawia się centrala PBX, numer wirtualny i aplikacje. W rzeczywistości proces jest prostszy, niż może się pokazać.

W tym artykule opowiemy krok po kroku, jak działa telefonia internetowa, jakie daje możliwości i dlaczego może być korzystniejszym rozwiązaniem zarówno dla małych, jak i większych firm.

System VoIP – co to jest?

Z biegiem czasu kolejne stosowane od lat systemy stopniowo przenoszą się do internetu – nie inaczej jest w przypadku centrali telefonicznych. PBX, czyli wirtualna centrala, to odpowiedź na potrzeby współczesnych przedsiębiorstw.

Transmisja głosu jest realizowana przez łącza internetowe, co przekłada się na znacznie większą dostępność, a także wyższą stabilność i jakość dźwięku. Świetnie się sprawdzi w przypadku zespołów pracujących zdalnie, również jeśli ich członkowie znajdują się w różnych krajach. Telefonia VoIP nie ma roamingu, więc dzwonić można z dowolnego zakątka światu, nie ponosząc dodatkowych kosztów - wymagane jest jedynie połączenie z siecią. Wykonywać połączenia można z niemal dowolnego urządzenia: z komputera, telefonu, przeglądarki lub sprzętu działającego na protokole SIP.

Dlaczego warto przejść na telefonię VoIP?

Tradycyjna telefonia, oparta na kartach SIM, wiąże się z ograniczeniami technicznymi i wysokimi kosztami, szczególnie w przypadku połączeń zagranicznych. Ostatnio, pojawiają się również obawy odnośnie bezpieczeństwa sieci GSM. Omawiamy przyczyny tych obaw oraz powody, dla których rozwiązania internetowe są bezpieczniejsze na tym wpisie.

Telefonia w chmurze, swoją drogą, to nowoczesna alternatywa w usługach telekomunikacyjnych. Jest bezpieczna, pozwala znacząco obniżyć koszty rozmów międzynarodowych, zapewnia większą mobilność i, co najważniejsze, ciągle się rozwija. Z roku na rok pojawiają się nowe integracje, funkcje centrali, aktualizują się aplikacji do połączeń. Sam proces przejścia z klasycznej telefonii na rozwiązanie w chmurze jest bardzo łatwy i często ogranicza się po prostu do instalacji odpowiedniego oprogramowania i zakupu numeru.

Jak kupić numer wirtualny?

Zakup numeru wirtualnego jest prosty i odbywa się całkowicie online na stronie operatora telefonii internetowej, np. Zadarma. Najpierw należy sprawdzić listę oferowanych numerów w zakładce Cennik - Numery telefonicznie. Jeśli potrzebny numer jest na liście, kliknij przycisk “Aktywuj numer”. W formie rejestracji, która się pojawi, wypełnij dane osobowe i załóż konto. Po rejestracji, w panelu klienta przejdź do płatności oraz prześlij dokumenty.

Podłączenie numery może potrwać od kilku minut do jednego dnia roboczego. Co ważne, jeszcze w trakcie tego procesu można rozpocząć konfigurację systemu.

W niektórych przypadkach jest możliwość przeniesienia już istniejącego numeru firmowego zamiast zakupu nowego. W Polsce przenosimy numery stacjonarne do naszego systemu. Informację o przeniesieniu numerów innych krajów można znaleźć na stronie internetowej w zakładce Usługi - Przeniesienie numerów.

SIP vs PBX

Jeśli mówimy już o konfiguracji systemu, to najczęściej zadawane pytanie to oczywiście “co wybrać, konto SIP lub centralę PBX”. Oba warianty są elementami tej samej technologii - telefonii internetowej, ale różnią się one zakresem funkcji. Przygotowaliśmy dla Państwa krótką tabelkę porównawczą, żeby ułatwić wybór odpowiedniego rozwiązania.

Konto SIP to prostsze rozwiązanie, idealne dla zespołów, które potrzebują głównie możliwości wykonywania i odbioru połączeń dla jednego lub kilku niezależnych od siebie konsultantów. Centrala PBX to natomiast bardziej rozbudowany system, który oferuje zaawansowane funkcje i lepiej sprawdza się w przypadku większych zespołów.

Jak działa wirtualna centrala?

Wirtualna centrala to system telefoniczny działający w chmurze, który zastępuje tradycyjną centralę biurową. Cała infrastruktura znajduje się po stronie operatora VoIP, a klient korzysta się z niej przez internet. Nie ma potrzeby instalacji dodatkowych przewodów, zakupu dodatkowego sprzętu czy zatrudnienia specjalisty od telekomunikacji.

Centrala działa jak centrum komunikacji całej firmy. Wszystkie rozmowy są uporządkowane, dostępne w formie statystyk. Przepływem połączeń można zarządzać online. W panelu klienta można ustawić kolejki połączeń, powitanie głosowe, przekierowania do odpowiednich działów, godziny pracy, a także nagrywanie rozmów. To rozwiązanie daje pełną kontrolę nad komunikacją, a poza tym jest tanie i wygodne w obsłudze.

Gdzie stosuje się PBX?

Wirtualna centrala to narzędzie uniwersalne i elastyczne, dlatego znajduje zastosowanie praktycznie w każdej branży. Często korzystają z niego przychodnie, sklepy internetowe, kancelarie prawne, agencje nieruchomości i wiele innych przedsiębiorstw.

Choć potrzeby poszczególnych branż bywają różne, szeroki zakres funkcji sprawia, że system można dopasować do każdego przypadku. PBX może pomóc w sprawnej obsłudze połączeń i zwiększeniu efektywności każdemu zespołowi.

Funkcje dostępne w centrali Zadarma

Nasz system umożliwia firmom korzystanie ze wszystkich funkcji tradycyjnej centrali telefonicznej. Mogą ponadto oferować szereg dodatkowych udogodnień, wśród nich wyróżnić kwestie takie jak:

• Łatwa integracja z systemami CRM i AI. Mamy własny darmowy system CRM Teamsale, gotowe integracje z HubSpot, Bitrix, Pipedrive, ZohoCRM. W zakresie AI oferujemy integracje z RetellAI, ElevenLabs oraz Vapi.
• Wykonywanie połączeń z niemal dowolnego urządzenia – wirtualna centrala umożliwia wykonywanie połączeń za pomocą telefonów IP, wtyczek przeglądarkowych oraz aplikacji na komputer lub telefon.
• Możliwość odbioru połączeń z jednego numeru wirtualnego na kilku urządzeniach.
• Różne rodzaje dystrybucji połączeń, w tym kolejkowanie z informacją o pozycji w kolejce.
• Nagrywanie, transkrypcja oraz analityka rozmów.
• Bezpłatny system konferencji.
• Wysyłka powiadomień o nieodebranych połączeniach, przychodzących SMS i innych zdarzeniach w systemie na Messenger’a.

FAQ

1. Czy telefonia w chmurze jest tańsza od tradycyjnej?

Generalnie tak. Koszty są uzależnione od operatora i wybranego planu, ale zwykle są niższe niż w przypadku tradycyjnej telefonii, szczególnie przy rozmowach zagranicznych. Oprócz tego centrala wirtualna oferuje wiele darmowych funkcji, które są płatne albo po prostu niedostępne w telefonii komórkowej, na przykład: integracje z CRM i messengerami, odbiór połączeń na kilku urządzeniach bez przekierowywania, kolejkowanie połączeń i inne.

2. Jak szybko można uruchomić telefonię VoIP?

Najczęściej cały proces trwa od kilku minut do jednego dnia - wystarczy rejestracja, wybór numeru i podstawowa konfiguracja.

3. Jakie urządzenia są potrzebne do korzystania z telefonii internetowej?

Do wykonywania i odbierania połączeń zakup sprzętu nie jest konieczny. Można zainstalować aplikację na komórce lub komputerze i odbierać połączenia przez Internet, lub korzystać ze wtyczki do przeglądarki.

4. Czy muszę rezygnować z obecnego numeru telefonu, żeby przejść na VoIP?

Nie koniecznie. W wielu przypadkach można przenieść numer do nowego operatora, albo ustawić przekierowanie z dotychczasowego numeru na wirtualny, jeśli przeniesienie nie jest możliwe.