Na co zwrócić uwagę wybierając system CRM dla firmy?

Automatyzacja działań i poprawa efektywności pracy biura to priorytety każdej firmy. Dzięki nowym rozwiązaniom w ramach systemów do obsługi klienta można osiągnąć te cele szybciej i klientem. Na co zwrócić uwagę?

System CRM – co to jest?

„CRM” to skrót od „Customer Relationship Management”, co dosłownie oznacza „zarządzanie relacjami z klientem”. Systemy tego typu obejmują szereg funkcji związanych z obsługą klienta, które mają zapewnić szybsze i łatwiejsze rozwiązywanie ewentualnych problemów. Wdrożenie takich rozwiązań może w znacznym stopniu przełożyć się na zadowolenie osób korzystających z oferty firmy, zwłaszcza przy połączeniu z innymi systemami, np. wirtualną centralą. Taką opcję oferuje m.in. darmowy Teamsale CRM z szerokim wsparciem dla automatyzacji i integracji. Warto podkreślić jeszcze kilka ciekawych funkcji, które pozwolą usprawnić obsługę klienta.

Automatyczne wybieranie numerów z bazy klientów

Auto dialer to jedna z najprzydatniejszych funkcjonalności systemów CRM. Jej działanie opiera się na automatycznym wybieraniu numerów lub kontaktów z bazy klientów. Dzięki temu pracownicy mogą w prosty, szybki i wygodny sposób rozpoczynać kolejne połączenia – bez konieczności wprowadzania za każdym razem danych kontaktowych. W momencie zakończenia rozmowy system samoczynnie wybiera kolejny numer i przekazuje rozmowę. Taka funkcja pozwala znacznie zwiększyć wydajność pracy w call center: pracownicy nie muszą szukać informacji o kliencie ani własnoręcznie wykonywać połączeń. W efekcie można liczyć na zauważalny wzrost liczby obsłużonych klientów, co przekłada się także na większy potencjał realizacji celów sprzedażowych.

Wysyłanie maili z poziomu systemu CRM

Kolejną ważną funkcją jest opcja wysyłania maili do klientów. Dokładne działanie takiej opcji może się różnić w zależności od systemu, jednak podstawą powinno być szybkie i łatwe tworzenie oraz wysyłania spersonalizowanych wiadomości. To szczególnie przydatne rozwiązanie dla firm, które chcą utrzymywać stały kontakt z klientami i budować długotrwałe relacje biznesowe. Warto zwrócić uwagę na kwestie takie jak:

• możliwość wyboru wielu odbiorców,
• opcję przygotowania harmonogramu wysyłania wiadomości,
• śledzenie i monitorowanie maili,
• analizę dalszych działań klienta, np. kliknięć linków w wiadomościach.

Personalizacja wiadomości e-mail w systemie Teamsale CRM

W przypadku wspomnianego już systemu Teamsale CRM warto zwrócić uwagę na szerokie możliwości personalizacji maili. Użytkownik może skorzystać z danych zapisanych w bazie, aby dostosować ją do informacji o danym odbiorcy, a także do jego potencjalnych potrzeb i zainteresowań. Możliwe jest także automatyczne przypisywanie odpowiednich działań do kontaktów. Gdy użytkownik wysyła wiadomość e-mail, system automatycznie dodaje nową notatkę do historii komunikacji z klientem, dzięki czemu można szybko i łatwo śledzić historię interakcji. To z kolei przekłada się na możliwość stałego analizowania i optymalizowania pracy.

Rozpoznawanie mowy

Aktualnie coraz więcej systemów CRM i innych narzędzi do obsługi klienta oferuje również opcję rozpoznawania mowy. W ten sposób można automatycznie przekształcać treść nagrań audio na tekst. Takie rozwiązanie umożliwia łatwe przeszukiwanie rozmów z klientami oraz gromadzenie informacji o potrzebach i preferencjach, jak również o wynikach kampanii prowadzonych przez firmę.

Aby skorzystać z funkcji rozpoznawania mowy, należy najpierw nagrać rozmowę. Warto przy tym pamiętać o wymogach wynikających z prawa, które narzucają m.in. obowiązek poinformowania rozmówcy o rejestrowaniu dźwięku. Przekształcenie mowy na tekst jest wykonywane po stronie systemu. Następnie możliwe jest zapisanie treści, by później przeszukiwać, sortować i analizować konwersacje. Jedną z kluczowych zalet tej funkcji jest możliwość uzyskania lepszej kontroli nad procesem sprzedażowym.

Dlaczego warto postawić na system CRM z nowoczesnymi funkcjami?

Rozwiązania takie jak auto dialer, wysyłanie maili z poziomu systemu oraz rozpoznawanie mowy przekładają się na znacznie lepszy poziom obsługi klienta. Tego typu funkcje skupiają się na dwóch obszarach – usprawnieniu prowadzenia rozmów oraz analizie danych zdobytych w trakcie konwersacji. Dzięki temu zespoły sprzedażowe i biura obsługi klienta mogą działać znacznie szybciej, zwiększając liczbę obsłużonych osób w ciągu danego dnia. Dodatkowo możliwe jest stałe analizowanie i optymalizowanie procesów, by zapewnić największą skuteczność działań firmy.