Zwykła telefonia a wirtualna centrala telefoniczna – jak wybrać?

Wraz z postępem technologii otwierają się przed nami coraz to nowe drzwi, które oferują rozwiązania, o których pierwotnie nawet nie śniliśmy. W związku z tym rozwojem zaczynamy zadawać sobie pytania w kwestii tego, co wybrać. Pora na rozjaśnienie kwestii wyboru między tradycyjną telefonią a VoIP.

Jakie różnice dostrzeżemy na pierwszy rzut oka?

Telefonia tradycyjna jest z nami już od wielu lat, podczas gdy łączność internetowa jest stosunkowo młodym rynkiem, który wciąż się rozwija. Obydwa rozwiązania mają swoje wady i zalety, które stanowić będą dla nas główne aspekty decydujące o tym, co wybierzemy. Będziemy porównywać głównie kwestie, które dotyczą firm – niezależnie, czy tych młodszych i rozwijających się, czy już bardziej doświadczonych.

Przed założeniem call center w naszej firmie musimy zwrócić uwagę na wymagania dotyczące takiego rozwiązania. W kwestii telefonii tradycyjnej potrzebna nam będzie jedna lokalizacja. Jest to siedziba naszej firmy, wewnątrz której znajdować się będą telefony wewnętrzne połączone z główną jednostką za pomocą dość skomplikowanej, fizycznie połączonej sieci. Oczywiście oznacza to konieczność pobytu całej ekipy pracującej w jednym miejscu.

Jeśli natomiast mówimy o wirtualnej centrali telefonicznej, wciąż mamy do czynienia z konstrukcją polegającą na połączeniu telefonów wewnętrznych do telefonu głównej. Tym razem jednak nie będzie od nas wymagana obecność w jednym pomieszczeniu, a nawet budynku. VoIP pozwala nam łączyć się online, co jest zdecydowanie plusem we współczesnych przedsiębiorstwach. W zasadzie jedynym wymaganiem jest urządzenie ze stałym dostępem do internetu.

Czym jeszcze VoIP różni się od tradycyjnej telefonii?

VoIP umożliwia nie tylko rozproszenie swojej infrastruktury po różnych budynkach, ale także oferowanie swoich usług w różnych krajach. W obecnych czasach kontakt z międzynarodowymi klientami jest kluczowy dla wielu przedsiębiorstw. Wirtualne centrum telefonicznie nie ogranicza nas jedynie do państwa, w którym przebywamy. Dzięki serwisom oferującym usługi VoIP mamy możliwość zakupu numerów zarejestrowanych w wielu różnych krajach. To znaczne ułatwienie w kontakcie z osobami i firmami, które znajdują się w różnych miejscach świata – wszystko to bez opuszczania swojej obecnej lokalizacji. Warto zwrócić uwagę na ofertę Zadarma, w której znajdziemy wirtualne numery spośród 100 krajów, w tym darmowe numery 800 infolinii.

VoIP to także ułatwienie samego zarządzania firmą

Nie możemy pominąć też kwestii większej kontroli nad naszą pracą, jaką daje nam wirtualne centrum telefoniczne. Pierwszym aspektem, o którym warto wspomnieć, będzie oczywiście możliwość nagrywania rozmów. Pomaga to nam zarówno lepiej wiedzieć, jak przebiegają rozmowy naszych pracowników, jak i sprawniej poznawać rynek, słuchając klientów.

Drugą istotną kwestią, którą zyskujemy dzięki VoIP, a niestety nie obsługuje jej tradycyjna telefonia, jest kompatybilność z systemami CRM. Pozwalają nam one na lepsze planowanie działań naszej firmy, ale przede wszystkim pomagają nam w tworzeniu bazy z naszymi klientami. Takie rozwiązanie pozwoli nam zaznajomić się z ich oczekiwaniami oraz poznać historię naszych relacji, co z kolei zapewni nam lepsze dostosowanie się do kolejnych interakcji z każdym klientem.

Co jeszcze jest ważne, gdy porównujemy telefonię tradycyjną i VoIP?

Tradycyjna telefonia jest skonstruowana do bardziej stacjonarnego działania, oferując znacznie mniej możliwości. W przeszłości jednymi z problemów VoIP były gorsza jakość oraz słaba dostępność. Z biegiem czasu, wraz z postępem technologicznym, kwestia ta zostaje stopniowo niwelowana. Musimy też wspomnieć o tym, że dzięki wirtualnemu centrum telefonicznemu dostaniemy do naszego użytku na przykład rozpoznawanie mowy. To znaczne usprawnienie pracy, które pozwala nam na przykład przetwarzać rozmowy automatycznie na tekst w celu śledzenia poziomu sprzedaży. Ciekawym aspektem VoIP jest też połączenie z innymi aplikacjami. Serwis Zadarma oferuje integrację z licznymi innymi usługami, na przykład z popularnym Messengerem.

Co więcej, telefonia wirtualna jest znacznie prostsza do założenia i wymaga mniejszej ilości podróżowania. W zasadzie wystarczy zarejestrować się w serwisie, co zajmie nam najprawdopodobniej nie więcej niż pięć minut. Dodatkowo możemy korzystać z usług często w niższych cenach niż w przypadku telefonii tradycyjnej.