Telefonia w cenie lunchu: dlaczego Zadarma jest najlepszym rozwiązaniem dla małych firm?

• Wielki dylemat: Prywatna komórka czy centrala wirtualna?
• Najważniejsze funkcje centrali na start
• Prawdziwy koszt telefonii
• Dlaczego model subskrypcyjny wygrywa?
• Konfiguracja centrali w 5 minut
• Biuro w smartfonie
• Podsumowanie
• FAQ

Współczesny rynek nie wybacza amatorszczyzny, nawet jeśli Twoje biuro mieści się obecnie przy kuchennym stole, a cały zespół składa się z dwóch osób o wielkich ambicjach. W świecie startupów pierwsze wrażenie jest walutą, której nie da się przecenić. Potencjalny klient, dzwoniący pod numer ze strony internetowej, chce upewnić się, że ma do czynienia z poważną firmą. Tu właśnie pojawia się technologia, która w ostatnich latach przeszła prawdziwą rewolucję pod względem dostępności. Mowa o telefonii IP, która oferuje możliwości globalnych korporacji w cenie niższej niż solidna porcja pierogów w lokalnej restauracji.

Wielki dylemat: Prywatna komórka czy centrala wirtualna?

Wielu początkujących przedsiębiorców wpada w tę samą pułapkę. Skoro każdy z nas posiada smartfon z nielimitowanymi rozmowami, wydaje się naturalnym krokiem wykorzystanie prywatnego numeru do celów biznesowych. To jednak rozwiązanie krótkowzroczne, które generuje problemy szybciej, niż mogłoby się wydawać.

Oczywistym problemem jest brak bariery między życiem zawodowym a prywatnym. Klient dzwoniący o godzinie 22:00 nie wie, że właśnie kładziesz dzieci spać lub próbujesz zjeść kolację.

Prawdziwe kłopoty pojawiają się jednak w momencie, gdy Twoja firma zaczyna rosnąć. Co zrobisz, gdy zatrudnisz pierwszego pracownika wsparcia technicznego lub handlowca? Oddasz mu swój prywatny telefon? A może zainwestujesz w kolejną kartę SIM i kolejny smartfon? To droga donikąd. Zakup dodatkowych urządzeń i abonamentów dla każdego nowego członka zespołu to błąd zarówno finansowy, jak i funkcjonalny.

Taki system komunikacji jest całkowicie nieskalowalny. Każdy numer żyje własnym życiem, nie ma możliwości płynnego przełączania rozmów, nie istnieje wspólna historia połączeń, a Ty jako właściciel tracisz jakąkolwiek kontrolę nad jakością obsługi klienta.

Centrala dla firm oparta na technologii VoIP rozwiązuje te problemy. Zamiast nabywać coraz więcej osobnych urządzeń, tworzysz jeden, spójny ekosystem. Jeden numer wirtualny może być obsługiwany przez wielu pracowników jednocześnie, niezależnie od tego, gdzie fizycznie się znajdują. To właśnie elastyczność jest fundamentem naszej filozofii: tworzymy środowisko komunikacyjne, które ewoluuje wraz z Twoim biznesem, a nie zmusza go do adaptacji.

Najważniejsze funkcje centrali na start

Centrala PBX kojarzyła się niegdyś z szafami serwerowymi i ekipą obsługujących ją informatyków. Dzisiaj to intuicyjne rozwiązanie w chmurze, które skonfiguruje każda osoba potrafiąca obsługiwać przeglądarkę internetową. Dla startupu kluczowe są funkcje, które natychmiast podnoszą prestiż marki w oczach dzwoniącego:

• Profesjonalne powitania i menu głosowe (IVR): Zamiast standardowego, nużącego sygnału oczekiwania, klient słyszy komunikat: „Wybierz 1, aby sprawdzić status zamówienia. Wybierz 2, aby poznać naszą ofertę ”. Nawet jeśli za wszystkimi przyciskami stoisz Ty sam, budujesz wizerunek zorganizowanej firmy, która dba o detale i wygodę klienta.
• Nagrywanie rozmów: Nagrania to Twoja tarcza w sytuacjach spornych oraz nieoceniona pomoc w precyzyjnym realizowaniu zleceń – zawsze możesz wrócić do szczegółów rozmowy sprzed kilku dni.
• Poczta głosowa: System przesyła nagrania bezpośrednio na Twoją skrzynkę pocztową, dzięki czemu nigdy nie przeoczysz ważnej informacji, nawet jeśli byłeś na spotkaniu.
• Godziny pracy: Pozwól systemowi zarządzać Twoją dostępnością. Możesz ustawić pocztę głosową lub komunikat o niedostępności dla pory nocnej lub weekendów, co nie tylko chroni Twój prywatny czas, ale też informuje dzwoniącego o godzinach funkcjonowania biura.

Prawdziwy koszt telefonii

Zejdźmy na ziemię i porozmawiajmy o konkretach, czyli o budżecie. W świecie startupów każda złotówka powinna być oglądana z dwóch stron, dlatego strach przed drogimi, korporacyjnymi systemami jest w pełni zrozumiały. W Zadarma liczby mówią jednak same za siebie – profesjonalna łączność kosztuje tu często mniej niż codzienne wydatki na kawę czy wspomnianą porcję pierogów.

Jak widać, stały koszt utrzymania polskiego firmowego numeru to zaledwie 14 złotych miesięcznie. To kwota, która nie obciąży nawet najskromniejszego budżetu, a pozwala uniknąć chaosu związanego z używaniem prywatnej komórki do celów służbowych.

Jeśli zamierzasz prowadzić działalność nie tylko na terenie Polski, zalecamy sprawdzić nasz artykuł na temat wejścia na rynki zagraniczne.

Dlaczego model subskrypcyjny wygrywa?

Jedną z największych barier, które powstrzymują młode firmy przed inwestowaniem w nowe technologie, jest strach przed długookresowymi umowami. Standardem u tradycyjnych operatorów są umowy na 12 lub 24 miesiące. Dla dynamicznie zmieniającego się startupu takie zobowiązanie bywa sporym obciążeniem finansowym. W Zadarma stawiamy na pełną elastyczność – minimalny okres korzystania z usługi wynosi tylko 1 miesiąc. To Ty decydujesz, jak długo potrzebujesz konkretnego numeru czy pakietu.

Taki model pozwala na swobodne skalowanie biznesu. Jeśli Twój projekt szybko się rozwija, nowe stanowiska dla pracowników uruchomisz w kilka minut. W przypadku konieczności ograniczenia wydatków, po prostu rezygnujesz z części usług. Model „pay-as-you-go” sprawia, że profesjonalna komunikacja jest dostępna od zaraz bez zbędnego ryzyka.

Konfiguracja centrali w 5 minut

Centrala w chmurze jest nie tylko tania, ale i łatwa w obsłudze. Przedstawiamy przykład ustawień, aby każdy mógł upewnić się na własne oczy jakie to jest proste.

Jeżeli już porównujemy koszt telefonii z jedzeniem, to weźmiemy jako przykład serwis, gdzie składamy zamówienie na dowóz jedzenia. Kierownik takiego serwisu decyduje się na utworzenie małego call center na początku rozwoju biznesu. Po rejestracji na stronie i wybraniu numeru wirtualnego, np. w Warszawie należy opisać dla siebie zadania telefonii VoIP i zacząć konfigurację centrali. Zadanie jest następujące - utworzenie numerów wewnętrznych (dla recepcji, księgowości i pomocy technicznej), dodać menu głosowe, utworzyć scenariusze połączeń przychodzących, zaznaczyć godziny pracy dla połączeń przychodzących.

W panelu klienta kierownik Piotr włączył centralę telefoniczną i otworzył kreator konfiguracji:

Krok 1. Utworzenie numerów wewnętrznych - na początek minimalnie serwis potrzebuje trzy numery: 100 dla sekretarki, 101 księgowość, 102 pomoc techniczna;

Krok 2. Menu głosowe - istnieje możliwość wpisania tekstu, czyli nagranie robotem lub wysłanie pliku audio;

Krok 3. Ustawienia godzin pracy - w panelu klienta musimy otworzyć zakładkę Moja centrala - Połączenia przychodzące i menu głosowe. Po prawej stronie w sekcji Godziny pracy można zaznaczyć dni robocze i określić godziny pracy.

Krok 4. Ustawienia połączeń przychodzących - w tej samej zakładce w sekcji Scenariusze (punkty menu) można dodać scenariusze dla przycisków. Np. scenariusz dla przycisku 1 może łączyć klienta z recepcją, a 2 - z księgowością. Również możesz zauważyć w tej sekcji scenariusz Bez wciskania. Jest on bardzo ważny i nie należy go usuwać. Ten scenariusz jest aktywowany w przypadku, gdy osoba dzwoniąca nie wybierze żadnego przycisku.

Na tym etapie konfiguracja wirtualnej centrali telefonicznej zakończona (czas konfiguracji ok. 5 minut). Ostatnia kwestia to tylko wybranie i zainstalowanie oprogramowania lub aplikacji dla odbierania i wykonywania połączeń. Każdy pracownik będzie odbierał połączenia przez Internet za pomocą aplikacji lub laptopa.

Biuro w smartfonie

Prowadząc startup, często pracujesz z różnych miejsc – z domu, kawiarni czy pociągu. Zdarzają się też wyjazdy zagraniczne, zarówno służbowe, jak i prywatne. W tradycyjnej telefonii komórkowej wyjazd poza Unię Europejską wiąże się zazwyczaj z wysokimi kosztami roamingu. W telefonii internetowej ten problem nie istnieje.

System Zadarma działa wszędzie tam, gdzie masz dostęp do Internetu. Nie ma znaczenia, czy logujesz się w Warszawie, czy na drugim końcu świata. Twój polski numer wirtualny działa zawsze tak samo. Odbierasz połączenia od klientów bez żadnych dodatkowych opłat, a oni widzą na swoich ekranach standardowe, krajowe połączenie. Pozwala to zachować ciągłość pracy bez względu na to, gdzie aktualnie przebywasz.

Podsumowanie

VoIP od Zadarma to przede wszystkim praktyczne rozwiązanie dla startupów, które potrzebują solidnej łączności bez dużych nakładów finansowych. Zamiast inwestować w drogi sprzęt czy wiązać się długimi umowami, otrzymujesz dostęp do narzędzi pomagających budować zaufanie klientów już od pierwszego dnia działalności.

Inwestując mniej niż 20 złotych miesięcznie, porządkujesz obsługę połączeń i ułatwiasz sobie codzienną pracę. System jest na tyle elastyczny, że sprawdzi się zarówno przy jednym numerze służbowym, jak i przy zarządzaniu kilkuosobowym zespołem.