4.03.2020
Wirtualna centrala i CRM w firmie logistycznej

Usługi telefonii VoIP są zwykle kojarzone z firmami, takimi jak centrum sprzedaży lub obsługi klienta, ale korzyści płynące z posiadania wirtualnej centrali mogą być wykorzystywane przez inne firmy prowadzące bardzo rożną działalność. Takim przykładem może być firma, która kontroluję transport, a przesyłki i kierowcy cały czas przemieszczają się w różnych miejscach.

I chociaż wykorzystywane usług telefonii VoIP w takiej branży może wydawać się nieco dziwne, w rzeczywistości jest to więcej niż konieczne i przede wszystkim zalecane. Na samym początku omówimy, na czym polega działalność w takich firmach? Szereg „agentów”, którzy mają swoje „biuro” na kółkach i muszą być przez cały czas dostępni, a przede wszystkim mieścić się w centrali, która z kolei musi mieć możliwość natychmiastowego kontaktu z nimi. Ponadto klienci potrzebują tylko jednego numeru telefonu, aby skontaktować się zarówno z firmą, jak i kierowcami, którzy dostarczają towar.

W ciągu pięciu minut możemy uruchomić bezpłatną wirtualną centralę, jaką oferuje Zadarma, następnie wybieramy unikalny wirtualny numer - który można dostosować do każdego kraju, w którym jest realizowany transport - przypisać różne rozszerzenia, czyli numery wewnętrzne dla każdej aplikacji, którą można pobrać zarówno na smartfon, jak i tablet lub komputer, którego używają pracownicy do rejestrowania swojej pracy. To dodatkowo może być powiązane z systemem CRM firmy, dzięki czemu zarządzanie, rejestracja i analiza danych są kompletne w jednym miejscu.

Zarządzanie IVR w telefonii VoIP

Od teorii do praktyki: w jaki sposób może pomóc wirtualna centrala podłączona do CRM firmy transportowej?

Przedstawimy praktyczny przypadek. Firma posiadająca mnóstwo ciężarówek realizujących dostawy międzynarodowe. Obecnie w Unii Europejskiej nie ma barier roamingowych, więc mamy zabpiespieczone połączenie internetowe bez dodatkowych opłat przez dostawcę komórkowego, który firma zawarła za pośrednictwem sieci 4G.

Menedżer określonego obszaru ma aktywne transporty, które są w drodze do miejsca docelowego w CRM i chce skontaktować się z kierowcą przypisanym do jednego z nich, gdy zauważa pewne opóźnienie lub problemy. Wystarczy kliknąć ikonę połączenia i skontaktować się z kierowcą prze aplikację (softphone). To połączenie jest rejestrowane i nagrywane, dzięki czemu jest automatycznie zapisywane w raportach, jeśli na przykład zdarzył się wypadek, która opóźniła przybycie transportu.

Innym przykładem może być to, że kierowca dotrze do niewłaściwego miejsca docelowego. Zamiast dzwonić na infolinię, aby dowiedzieć się o właściwym adresie, wystarczy otworzyć smartfon lub laptop, podłączyć się do systemu CRM, sprawdzić historię zamówienia i kliknąć przycisk Zadzwoń do klienta, aby umówić się na dostawę.

Zastanówmy się także nad inną sprawą, na przykład klient, który jest w innym kraju i który nieoczekiwanie musi zmienić adres dostawy. Firma może zaoferować lokalny numer, pod który można zadzwonić, nawet jeśli fizycznie biuro jest w innym kraju. Połączenia można przekierować i szybko skontaktować się z kierowcą, który jest w drodze, aby porozmawiać z klientem i następnie kierowca może na bieżąco przekierować swoją trasę do nowego miejsca docelowego.

To tylko trzy podstawowe przykłady, ale takich przypadków w firmie jest tyle, ile nie można nawet wyobrazić podczas transportu dowolnego towaru. Unikalne są korzyści w usługach i obsłudze klienta, które można uzyskać za pomocą wirtualnej centrali, aby zawsze mieć podłączonych odbiorców, menedżerów i kierowców, trzy wierzchołki trójkąta działalności firmy logistycznej. A wszystko to przy minimalnym koszcie, ponieważ zarówno wirtualna centrala Zadarma, jak i system zarządzania ZCRM jest całkowicie darmowy. Koszta to tylko utrzymanie numerów oraz stawki lokalne do dzwonienia zgodnie z cennikiem, dostępne są taryfy z naliczaniem sekundowym bez abonamentu lub pakiety fimowe z abonamentem.