Bezpłatna centrala telefoniczna Zadarma - Instrukcja konfiguracji

Instrukcję konfiguracji / Bezpłatna centrala telefoniczna Zadarma

Do czego jest potrzebna wirtualna centrala telefoniczna?

Jeśli w Twojej firmie jest więcej niż jeden pracownik (lub firma dąży do tego, lub po prostu chcesz, żeby klienci tak myśleli), to wirtualna centrala jest wymagana do takiej komunikacji głosowej.

Darmowa wirtualna centrala pozwala podłączyć dowolną ilość numerów telefonicznych w wygodnych dla klientów regionach i pozwala przekierowywać rozmowy na wybranych pracowników.

PBX
  • Nagrywanie rozmów i statystyki - pozwolą na kontrolę pracowników lub śledzenie klientów;
  • Przekierowanie, poczta głosowa, powiadomienia o nieodebranych połączeniach - pozwolą nie przegapić żadnego połączenia;
  • Menu głosowe i godziny pracy - podnoszenie profesjonalnego wizerunku firmy i zorganizowanie pracy.

Jak skonfigurować wirtualną centralę? Podstawowe ustawienia

Na tym etapie skonfigurujemy wszystkie niezbędne funkcję do działania wirtualnej centrali, wówczas wszystkie dodatkowe funkcje zostaną opisane poniżej.

Jak utworzyć wirtualną centralę: Na stronie głównej Panelu klienta w polu «Bezpłatna centrala» należy kliknąć «Utwórz centralę». Zostaniesz przekierowany na stronę «Kreator konfiguracji» centrali:

Krok 1 Numery wewnętrzne

Dla każdego pracownika należy utworzyć trzycyfrowy numer wewnętrzny i skonfigurować aplikację, telefon IP lub przekierowanie. Na początek można utworzyć po jednym numerze wewnętrznym dla każdego pracownika, a później utworzyć kolejne 2-3 numery, jeśli będą one potrzebne (np. dla aplikacji i oprogramowania na komputerze działających w tym samym czasie).

Należy podać ilość pracowników lub urządzeń, jakie będą podłączone do centrali, i zaznaczyć opcję “włącz nagrywanie rozmów dla wszystkich ” (jeśli jest potrzebne) i następnie wybierz “Dalej”.

PBX

Nie potrzebujesz tworzyć numery wewnętrzne «na zapas», zawsze będziesz mógł zwiększyć ich ilość później.

Zwróć uwagę: darmowe nagrywanie rozmów jest prowadzone dla trzech numerów wewnętrznych (w taryfach "Dla firm" i "Dla biura" jest ta ilość większa).

Krok 2 Połączenia przychodzące

Na tym etapie należy skonfigurować ustawienia, zgodnie którym będą kierowane rozmowy przychodzące:

  • Od razu na numery wewnętrzne pracowników;
  • Na początku powitanie głosowe "Witamy w firmie...." a następnie na pracowników;
  • Na menu głosowe z tonowym wybieraniem "Dział sprzedaży wybierz...." (cyfry od 1 do 9).

Przy drugim i trzecim wariancie można wprowadzić tekst powitania, jaki będzie odtwarzany robotem lub wysłać własny plik audio.

PBX

Rozmiar audio plików - do 5MB, format - MP3, WAV.

Zaleca się użycie następujących parametrów dla plików audio menu głosowego/powitania:

Format WAV: Bitrate = 8 bit, częstotliwość próbkowania = 16 kHz.

Format MP3: Bitrate = 64 kbit / s, częstotliwość próbkowania = 16 kHz.

Jest to maksymalna jakość dźwięku, która jest w stanie przekazać sieć telefoniczna.

Istnieje możliwość konwertowania pliku audio za pomocą aplikacji/oprogramowania online.

Przy wyborze opcji «Automatycznie nagrać z tekstu» wprowadzony tekst będzie automatycznie odtworzony naszym systemem. Można wpisać od 5 do 100 znaków.

Wybierz potrzebną opcję i następnie kliknij “Dalej”.

Krok 2.1 Tworzenie menu głosowego

Jeśli przy poprzednim kroku wybrałeś trzecią opcję (menu głosowe z tonowym wybieraniem), Kreator Konfiguracji automatycznie utworzy podaną ilość punktów menu (scenariuszy), i domyślny scenariusz "bez wciskania" - na ten scenariusz wszystkie połączenia będą kierowane domyślnie, jak klient nic nie wybierze w trakcie odtwarzania punktów menu.

Przy opcjach “Od razu na numery wewnętrzne pracowników” и “Na początku powitanie głosowe "Witamy w firmie...." a następnie na pracowników” zostanie utworzony tylko scenariusz "bez wciskania".

Także w scenariuszu (w bloku “Dzwonić pierwszym”) zostaną dodane wcześniej utworzone numery wewnętrzne pracowników. Jeśli to konieczne możesz zmienić kolejkę numerów wewnętrznych, na przykład, usunąć numer w pierwszego bloku a dodać do bloku "Dzwonić drugim".

PBX

Krok 3 Zainstalowanie i konfiguracja aplikacji na komórce i komputerze

Do odbierania i wykonywania rozmów, możesz korzystać z dowolnego oprogramowania/sprzętu, działającego na protokole SIP. Przykłady konfiguracji niektórych popularnych programów oraz sprzętów można sprawdzić w zakładce «Pomoc» - «Instrukcję konfiguracji sprzętów». Zalecamy korzystanie z Zadarma dla Windows, iOS, Android.

  • Do zalogowania na aplikacji/oprogramowania należy wykorzystać dane z zakładki «Moja centrala» - «Numery wewnętrzne» (serwer, login, hasło numeru wewnętrznego). Dla każdego urządzenia należy wykorzystać osobny numer wewnętrzny z osobnym hasłem. Jeśli numerów wewnętrznych będzie niewystarczająco, w dowolnej chwili możesz utworzyć nowe na samym dole tej strony;
  • Także istnieje możliwość przyjmowania połączeń na numer komórkowy lub stacjonarny za pomocą zwykłego przekierowania. Informację o ustawieniu przekierowania znajdziesz tutaj. Przekierowanie jest płatne, zgodnie z cennikiem na połączenia wychodzące.

Krok 4 Aktywacja numeru telefonicznego

Skonfigurowałeś sprzęt/aplikację do wykonywania rozmów i już możesz dzwonić. Następny etap to zakup numeru wirtualnego do odbierania połączeń. Istnieje możliwość wybrania jednego lub kilku numerów telefonów z 90 krajów świata w zakładce «Ustawienia» - «Numery wirtualne».

Jeśli posiadasz numer od innego operatora istnieje możliwość jego przeniesienia do naszego systemu. Więcej informacji na temat przeniesienia pod linkiem. Oprócz tego istnieje możliwość podłączenia numeru jako “Linię zewnętrzną”, instrukcja konfiguracji podana niżej.

Na tym etapie podstawowa konfiguracja wirtualnej centrali telefonicznej zakończona. W tej chwili już możesz korzystać z centrali lub skonfigurować dodatkowe funkcję.

Przydatne funkcję dla codziennej pracy z centralą:

Przekierowanie i przechwytywanie połączeń

Dla przekierowania połączenia przychodzącego klienta na innego pracownika wciśnij # dalej wewnętrzny numer pracownika i znowu # na przykład #101#

Dla przekierowania połączenia z wiadomością głosową wciśnij * dalej wewnętrzny numer pracownika i znowu # na przykład *101#. Przy takim przekierowaniu możesz poinformować pracownika o tym, kto i w jakiej sprawie dzwoni i po zakończeniu rozmowy ona zostanie przekierowana.

Jeśli pracownik, który miał odebrać połączenie nie będzie dostępny rozmowa wróci do pierwszego z pracowników.

Dla przechwytywania połączenia przychodzącego podnieś słuchawkę i wciśnij 40.

W celu przekierowania połączenia na scenariusz (oddział): wybierz numer scenariusza w menu głosowym, na przykład #1#

Format wybierania numeru

Format wybierania numerów i przekierowania ustawiony w zakładce «Połączenia wychodzące», domyślnie wszystkie numery należy wybierać w lokalnym formacie, bez kodu kraju. Tą opcję można wyłączyć w zakładce "Mój profil", w ustawieniach opcja "Dzwoń bez kodu kraju" i wtedy można wybierać numery w formacie międzynarodowym (z kodem kraju np. 48).

Faks

Automatyczne odbieranie faksów dostępne pod numerem wewnętrznym 50. Domyślnie wszystkie odebrane faksy są wysyłane na email. Zmienić adres email do odbierania faksów można w zakładce utworzenia numerów wewnętrznych.

Dodatkowe funkcję i możliwości PBX (zalety wirtualnej centrali)

1. Narywanie rozmów

2. Integracja centrali Zadarma z systemami CRM i innymi systemami biznesowymi

3. Połączenia przychodzące i menu głosowe

4. Przekierowanie

5. Definiowanie numeru telefonicznego zgodnie z kierunkiem połączenia (CallerID)

6. Linia zewnętrzna

7. Statystyki rozmów centrali