Bezpłatna centrala telefoniczna PBX - Instrukcja konfiguracji

Elementy menu (scenariusze) – grupa numerów wewnętrznych, które otrzymają połączenie pod wybranym warunkiem (na przykład po naciśnięciu cyfry 1 w menu głosowym lub przy połączeniu z numerów z określonym kodem kierunkowym).

Na stronie „Moja centrala” – „Połączenia przychodzące i menu głosowe” można edytować utworzone wcześniej scenariusze połączeń przychodzących, dodawać nowe lub usuwać niepotrzebne.

Aby utworzyć scenariusz, kliknij przycisk „+Scenariusz. W prawym bloku zobaczysz menu ustawień scenariusza.

Włączać się przy — wybór przycisku, który uruchamia scenariusz. Scenariusz może działać nie tylko poprzez naciśnięcie przycisku w menu, ale także poprzez połączenie z określonych numerów lub grupy numerów (na przykład +4822*), a także poprzez połączenie z jednym z zakupionych numerów w Zadarma.

Dzwonić — pracownicy (numery wewnętrzne), którzy mogą odebrać to połączenie. Można utworzyć nową grupę połączeń lub wybrać istniejącą.

Przejście do menu — wybierz menu głosowe do dalszych działań (np. aby skonfigurować wielopoziomowe menu głosowe).

Po wybraniu przycisku w polu "Włączać się przy" i utworzeniu lub wybraniu grupy połączeń pojawi się link do ustawień połączeń.

W zakładce „Ustawienia połączeń” można skonfigurować rodzaj dystrybucji, melodię oczekiwania, czas trwania połączenia (po jakim czasie bez odpowiedzi połączenie przychodzące powinno się zakończyć), akcję w przypadku braku odpowiedzi (zakończenie, powtórzenie lub wysłane do menu głosowego), powiadomienia o pozycji w kolejce przy jednoczesnym lub losowym kierowaniu połączeń.

Rodzaje dystrybucji połączeń między numerami wewnętrznymi PBX

Wg kolejności — połączenia na numery wewnętrzne są kierowane po kolei w przypadku, gdy poprzedni pracownik nie odbiera, należy wybrać kolejność i opóźnienie między pracownikami (na przykład wybrać 20 sekund, co oznacza, że ​​jeśli pierwszy pracownik nie odbierze, połączenie przechodzi do drugiego w kolejce po 20 sek itd).

Równomiernie — równomierna dystrybucja połączeń w zależności od czasu ostatniego połączenia na numer wewnętrzny lub liczby połączeń. W tym rodzaju dystrybucji możesz włączyć komunikat, które powiadomi klienta o pozycji w kolejce.

Jednocześnie — połączenia są kierowane jednocześnie na wszystkie numery wewnętrzne w grupach połączeń.

Ręcznie to opcja domyślna, za pomocą suwaków, które wizualnie dostosowują kolejkę połączeń. Poniżej zobaczysz przykład ustawień, w którym połączenie trwające 2 minuty najpierw przychodzi jednocześnie na numery wewnętrzne 103 i 104, a po 60 sekundach od rozpoczęcia trafia do pracowników z numerami 201 i 202.

Losowo — połączenie zostanie skierowane na losowo wybrany numer wewnętrzny. Podobnie jak w przypadku dystrybucji równomiernej, możesz włączyć komunikat, które powiadomi klienta o pozycji w kolejce.

Ważne: równomierny losowy typ dystrybucji połączeń nie obsługuje przekierowania połączeń (wybrane numery wewnętrzne będą odbierać połączenia, z wyłączeniem przekierowania).

Aby dodać plik powitalny, kliknij przycisk „Ustaw” w bloku „Powitanie głosowe”.

Należy przesłać plik lub wpisać tekst, który zostanie odczytany automatycznie przez robota. Do wyboru dostępnych jest ponad 15 języków i ponad 100 głosów. Plik może być używany jako powitanie, menu głosowe (w tym 2+ poziomy) lub melodia oczekiwania zamiast sygnałów dźwiękowych.

Jeśli dla każdego numeru wirtualnego potrzebne jest osobne powitanie głosowe lub inne godziny pracy: na stronie „Moja centrala” – „Połączenia przychodzące i menu głosowe” dodaj nowe menu (przycisk „+” obok Głównego menu), nastepnie dodaj warunek „Włączać się przy połączeniach na numery” i zaznacz potrzebny numer.

W najnowszej wersji centrali PBX można utworzyć kilka poziomów menu głosowego.

1. Najpierw dodaj pliki IVR w bloku Powitanie lub skonfiguruj tekst.
2. Utwórz wszystkie niezbędne menu (drugiego i inne poziomy), klikając + obok menu głównego.
3. W dowolnym z elementów menu głównego (scenariuszu) wybierz przejście do kolejnego menu.

Jeśli masz kilka numerów zakupionych w Zadarma, możesz wysłać każdy numer:

1. Na pojedynczego pracownika/pracowników

W bloku „Dodatkowe scenariusze” kliknij „+ Dodat. scenariusz” i „Dzwonić”. W bloku, który pojawia się po prawej stronie, wybierz numery telefonów jakie powinny być podpięte (Włączać się przy - Połączeniach na numery) oraz numery wewnętrzne ( pole "Dzwonić"), które będą odbierać połączenia. Połączenia do grupy mogą być odbierane jednocześnie, kolejkowane lub zgodnie z ustawieniami ręcznymi.

2. Do oddziału (menu głosowe)

2.1 Utwórz nowe menu głosowe (przycisk „+” obok Głównego menu) i dostosuj je (ustaw powitanie i elementy menu).

2.2 W nowym menu dodaj warunek „Włączać się przy połączeniach na numery” i określ numery telefonów, z którymi to menu będzie działać.

Jeśli potrzebujesz przekierować połączenia od określonego klienta lub do określonego menedżera, możesz w ten sam sposób utworzyć osobny dodatkowy scenariusz w tym celu. Włącz opcję „Włączać się przy połączeniach z numerów” w ustawieniach scenariuszu, wprowadź numer klienta i kliknij przycisk + „Dodaj”.

Możesz również dodać maskę według kraju lub kodu miasta/operatora, na przykład 4822*, aby kierować połączenia do różnych pracowników w zależności od regionu dzwoniącego.

Połączenia z określonych numerów będą natychmiast kierowane do numerów wewnętrznych pracowników wybranych w tym scenariuszu, z pominięciem powitania głosowego.

W zakładce «Moja centrala» - "Połączenia przychodzące i menu głosowe" istnieje możliwość utworzenia scenariuszu "Czarna lista" i dodania numerów telefonów, jakie nie będą mogli się dodzwonić na centralę, można również podać sam kod kraju np. 44*. Czarna lista będzie aktywna dla całej centrali, czyli dla wszystkich menu.

Aby odbierać połączenia tylko w wyznaczonych godzinach pracy, na stronie „Moja centrala— "Połączenia przychodzące i menu głosowe" włącz opcję „Godziny pracy”, zaznacz dni robocze i określ godziny pracy.

Także można ustawić czas na lunch (przerwę obiadową) lub święta. W dziale święta znajdziesz listy dni ustawowo wolnych od pracy w różnych krajach, możesz usunąć lub dodać święto do wybranego kalendarza.

Połączenia poza godzinami pracy mogą być kierowane do określonego scenariusza, takiego jak określony pracownik lub poczta głosowa (automatyczna sekretarka), aby dzwoniący mógł zostawić wiadomość głosową. Aby to zrobić, musisz utworzyć dodatkowy scenariusz „Automatyczna sekretarka”.

Aby kierować automatyczną sekretarkę do poczty głosowej, wysyłaj połączenia na numer wewnętrzny lub numery, które są przekierowywane na pocztę głosową (możesz skonfigurować przekierowanie dla każdego numeru w zakładce "Moja centrala" - "Numery wewnętrzne").

Edytor graficzny pozwoli wizualnie zrozumieć, jak działa centrala PBX, w jakich warunkach uruchamiane są różne scenariusze połączeń. W tej zakładce można nie tylko zobaczyć działanie całej centrali, ale także ustawić tę pracę centrali w formie zrozumiałych schematów.

Możesz przejść do zakładki edytora graficznego centrali PBX za pomocą przycisku „Otwórz edytor” na dole "Moja centrala" - "Numery wewnętrzne". Tutaj od razu zobaczysz trasowanie połączeń w swojej centrali PBX. Możesz dodać dowolny blok z lewej strony schematu i skonfigurować połączenie między blokami.

Aby sprawdzić poprawność działania centrali, kliknij przycisk „Przetestuj”, aby zapisać zmiany wprowadzone w danym edytorze, użyj przycisku „Prześlij”.

Aby przekierować klienta pod inny numer wewnętrzny naciśnij #następnie wewnętrzny numer abonenta i ponownie #. Na przykład: #101#.

Aby przekazać połączenie z powiadomieniem głosowym, wprowadź *, następnie wewnętrzny numer abonenta, i #. Na przykład: *101#. W tym przypadku najpierw sam się połączysz z wybranym numerem wewnętrznym, będziesz mógł opisać kto i z jakiego powodu dzwoni, a po zakończeniu rozmowy odbędzie się przekazywanie połączenia.

Jeśli wybrany numer wewnętrzny nie odpowie na połączenie w ciągu 25 sek. połączenie zostanie z powrotem przekierowane do Ciebie.

Dla przechwytywania połączenia przychodzącego, jeśli Twój numer wewnętrzny nie dodany do scenariuszu opracowania połączeń przychodzących, wprowadź kombinację 40 i naciśnij przycisk połączenia.

Połączenia przychodzące przekierować na scenariusz (oddział) na który przyszło połączenie: w tym celu należy wybrać numer scenariuszu, na przykład #1#.

Domyślnie na koncie jest włączone lokalne wybieranie określone w zakładce „Ustawienia – Mój profil”.

Włączyć/wyłączyć wybieranie lokalne można w zakładce"Ustawienia - Mój profil – Połączenia”, opcja „Dzwoń bez kodu kraju”

Przykładowo: kraj wskazany na koncie to Polska.

W przypadku połączeń z numerami w Polsce należy wybrać numery bez kodu kraju, np. 223906333.

W przypadku połączeń z numerami w innych krajach konieczne będzie wybieranie numerów z 00 lub w formacie międzynarodowym rozpoczynającego się od +.

Na przykład, aby zadzwonić pod numer 442045770077, należy wybrać 00442045770077 lub +442045770077.

Reguły wybierania numerów można także ustawić w wirtualnej centrali PBX. Po utworzeniu centrali w zakładce „Moja centrala - Połączenia wychodzące” należy wybrać "Prefiksy i kody" . Tutaj można wybrać gotowe reguły prefiksów z listy po prawej stronie lub ustawić własne.

• Prefiks kraju – określ prefiks kraju, który będzie wybierany podczas wykonywania połączeń wychodzących z centrali.
• Prefiks miasta — określ kod miasta, który zostanie dodany podczas wybierania numeru bez prefiksu, w formacie lokalnym.

Na przykład prefiksy wybierania zawierają dane dotyczące połączeń z numerami w Polsce:

Kod kraju: 48

Numer kierunkowy: 22

Kod wyjścia na międzynarodowe połączenia: 00

Kod wyjścia na połączenia międzymiastowe: 0

Aby zadzwonić pod numer w Warszawski (na przykład +48223906333), należy wybrać numer 03906333 lub 223906333.

W przypadku połączeń z numerami w innych krajach numer należy wybierać zaczynając od prefiksu 00 lub w formacie międzynarodowym.

Na przykład, aby zadzwonić pod numer w USA 12345678901, należy wybrać numer w formacie 0012345678901 lub +12345678901.

Możesz włączyć nagrywanie rozmów na jednym lub kilku numerach wewnętrznych. Nagrania wysyłane są pod adres email lub przechowywane w chmurze (na naszym serwerze).

Bezpłatnie możesz nagrywać rozmowy na pięciu wewnętrznych numerach (w taryfie „Dla biura” na 10 numerach, a w taryfie „Dla firm” na 20 numerach). Dodatkowy koszt nagrywania kolejnego numeru wew. - $2 miesięcznie.

Rozmiar bezpłatnej chmury - 200 Mb (wystarczy na ok. 12 godzin rozmów) w taryfie "Standardowej", 2000 Mb dla pakietu taryfowego „Dla biura” i 5000 Mb dla pakietu taryfowego „Dla firm” (5000 mb to - ponad 250 godzin rozmów). Nagrania zapisane w chmurze, możesz odsłuchać w zakładce «Moja centrala» - «Statystyki i raporty» lub pobrać z pomocą API. Po odłączeniu funkcji narywania rozmów, nagrania będą przechowywane w chmurze w ciągu 180 dni, następnie - usunięte.

Włączyć nagrywanie rozmów można w zakładce «Moja centrala» - «Numery wewnętzne».

Możesz zintegrować centralę Zadarma z popularnymi systemami CRM lub innymi systemami biznesowymi. Integracje można konfigurować w zakładce “Ustawienia” - “Integracje i API”. Szczegółowe instrukcje dotyczące konfiguracji integracji można znaleźć na naszej stronie.

W tej chwili dostępne są oficjalne i całkowicie bezpłatne integracje z Bitrix24, Pipedrive, Zoho CRM, ZohoDESK, Zendesk, Salesforce, HubSpot, Zapier i inne.

Przekazywanie - przekierowanie połączenia na inny numer telefonu komórkowego lub stacjonarnego. Przekierowanie jest potrzebne, aby móc odebrać połączenie bez dodatkowego oprogramowania i aplikacji oraz bez połączenia z Internetem.

Aby nie przegapić żadnego połączenia, możesz ustawić warunkowe przekierowanie na numer telefonu komórkowego lub stacjonarnego.

Aby włączyć przekierowanie na stronie „Moja centrala” – "Numery wewnętrzne" w polu „Przekierowanie oraz poczta głosowa”, kliknij „Włącz”.

W kolejnym oknie, w polu „Warunek”, należy wybrać opcję „Zawsze dostępne” lub „Brak odpowiedzi lub dostępności”, przy drugim centrala najpierw dzwoni na aplikację, a po nie odpowiedzi na telefon. W polu przekierowania można określić na następujące parametry:

• na numer telefonu: przekierowanie na numer innego operatora. Format numeru zmieni się w przypadku korzystania z opcji lokalnego wybierania (zakładka "Ustawienia - Mój profil - Ustawienia ogólne - Połączenia") i prefiksy PBX ("Moja centrala PBX – Połączenia wychodzące – Prefiksy i kody”).
  

  W przypadku tego typu przekierowania dostępna jest wiadomość „Powiadomienie o przekierowaniu”, która zostanie odtworzona na numerze przekierowania po odebraniu połączenia, przed połączeniem się z klientem. Ta opcja jest wygodna, jeśli chcesz odróżnić połączenie przekierowujące z Zadarma od innych połączeń pod swój numer.

  Przykład: ustawione jest warunkowe przekierowanie na numer telefonu komórkowego. Włączone jest „Powiadomienie o przekierowaniu” z frazą „Przekierowanie z Zadarma”.

• poczta głosowa: przekirowanie na pocztę głosową. Istnieje możliwość ustawienia powitania, które będzie odtwarzane klientowi przed pozostawieniem wiadomości. Możesz przesłać swój plik (mp3, wav do 5 MB) lub utworzyć plik, wprowadzając tekst do odczytania przez robota.
• przekierowanie na numer SIP/wewnętrzny: przekierowanie na inny numer wewnętrzny tej samej centrali PBX lub SIP Twojego konta.).
• menu głosowe: przekierowanie do osobnego scenariuszu lub menu głosowego tej samej centrali.

Możliwość ustawienia odrębnych godzin pracy dla numerów wewnętrznych (opcja „Podział na godziny pracy/poza godzinami pracy”).

Po włączeniu tej opcji będzie można ustawić godziny pracy według dni tygodnia i godzin, ustawić kalendarz świąt.

Jeśli na Twoim koncie utworzony jest Teamsale CRM, możliwa jest synchronizacja czasu pracy godziny numeru wewnętrznego z harmonogramem pracownika w Teamsale CRM, do którego przypisany jest ten numer wewnętrzny.

Oddzielne przekierowanie może być ustawione dla godzin wolnych od pracy, co pozwala na bardziej elastyczną konfigurację odbioru połączeń. Przykładowo, jeśli pracownik korzysta z jednego numeru telefonu komórkowego w godzinach pracy, a innego w godzinach poza pracą. Lub w godzinach poza pracą połączenie musi odebrać inny pracownik (numer wewnętrzny centrali).

"Ustawienia przekierowania w aplikacji Android/iOS" - po włączeniu tej opcji w aplikacji mobilnej Zadarma pracownik będzie mógł zmienić numer do przekierowania połączeń.

Poczta głosowa — funkcja nagrywania wiadomości głosowych, gdy nie można odebrać połączenia.

Aby włączyć pocztę głosową, ustaw swój adres e-mail w ustawieniach przekierowania. Pamiętaj, że nie zalecamy używania poczty głosowej w domyślnym scenariuszu połączeń z innymi numerami wewnętrznymi pracowników, ponieważ poczta głosowa ma pryorytet i jako "pierwsza" przyjmie telefon.

Aby powiadomić klienta o nagrywaniu, możesz przesłać plik, nagrać tekst lub wybrać standardowe powiadomienie.

Otrzymuj informacje o nieodebranych połączeniach, saldzie, odnawianiu numerów i taryfach, wiadomościach SMS do popularnych messegerów - Facebook Messenger, Slack czy Telegram lub dodatkowy adres email. Powiadomienia można skonfigurować w zakładce konta Ustawienia-Mój profil-Powiadomienia.

Podczas rozmowy użytkownicy centrali PBX mogą użyć numeru 000 - aby utworzyć konferencję.

Po wprowadzeniu 000 należy wprowadzić numer telefonu użytkownika C i potwierdzić za pomocą przycisku #, na przykład 000102#

Podczas dodawania użytkownik B usłyszy muzykę, użytkownicy A i C w tym czasie mogą rozmawiać:

# - potwierdź dodanie użytkownika C (podczas rozmowy z nim);

* - odrzuć użytkownika C i wróć do rozmowy z użytkownikiem B lub do konferencji;

*# - wróć do rozmowy z użytkownikiem B lub do konferencji;

Po dodaniu numeru C możesz ponownie wybrać 000 i dodać następnego uczestnika, a rozmowa z istniejącymi będzie kontynuowana. Po utworzeniu konferencja dalej będzie aktywna, jeśli pozostanie w niej więcej niż jeden uczestnik.

Użytkownik C może być dowolnym numerem (format numeru jest taki sam, jak w przypadku zwykłego połączenia z centrali telefonicznej, na przykład 000221234567#).

CallerID – jest numerem który będzie wyświetlany przy połączeniach wychodzących.

W CallerID można wybrać każdy aktywny numer telefoniczny podłączony u nas w systemie.

Istnieje możliwość ustawienia różnych CallerID przy połączeniach z różnych urządzeń lub przy połączeniach do różnych krajów/kierunków.

Wyłączyć definiowanie numeru CallerID można w zakładce «Moja centrala» - «Połączenia wychodzące» po prawej stronie «Dodaj». Należy podać kod kraju/miejscowości, do jakich pracownicy będą dzwonić (np. 48 dla Polski, 44 dla Wielkiej Brytanii itd.), następnie zaznaczyć odpowiedni CallerID i «Utworzyć».

Jeśli posiadasz numer od innego operatora istnieje możliwość jego przeniesienia do naszego systemu. Więcej informacji na temat przeniesienia pod linkiem.

Jeśli nie ma możliwości przeniesienia lub nie planujesz przenieść numer możesz podłączyć do 20 numerów zewnętrznych w zakładce «Moja centrala» - «Linię zewnętrzne» można podłączyć numer od innego operatora bezpośrednio do centrali.

Jeśli posiadasz zwykły numer stacjonarny z bramką VoIP to trzeba wybrać tryb "Bramka" i wprowadzić te wszystkie dane na urządzeniu. Jeśli numer telefonu obsługuje połączenia na protokole SIP istnieje możliwość podłączenia w trybie «Serwer».

Operator powinien podać dane do podłączenia numeru: serwer, domena (mogę być te same znaczenia), login i hasło.

Z naszej strony połączenie z numerem jest wykonywane z następujących adresów IP:

185.45.152.167

185.45.152.184

185.45.152.185

195.122.19.26

195.122.19.16

37.139.38.70

37.139.38.71

185.45.155.13

185.45.155.27

Możesz również przenieść do nas numer od operatora zewnętrznego. Listę krajów, których numery można przenieść, można znaleźć na tej stronie.

Szczegółowe statystyki rozmów można sprawdzić i pobrać w zakładce "Moja centrala" - "Statystyki i raporty". Tutaj można wybrać okres statystyk, porównać różne okresy, zobaczyć ogólny wykres i geografię połączeń. Statystyki i wykresy są dostępne zarówno dla wszystkich połączeń, jak i połączeń z różnymi numerami wirtualnymi (lub liniami zewnętrznymi).