Bezpłatna centrala telefoniczna PBX 2.0 - Instrukcja konfiguracji

Instrukcję konfiguracji / Bezpłatna centrala telefoniczna Zadarma

Link do poprzedniej wersji instrukcji dla centrali PBX 1.0

Do czego jest potrzebna wirtualna centrala telefoniczna?

Jeśli Twoja firma zatrudnia więcej niż jedną osobę, do komunikacji głosowej z klientami wymagana jest wirtualna centrala PBX. Bezpłatna centrala PBX umożliwia podłączenie dowolnej liczby numerów telefonów w dogodnych dla klientów regionach oraz bezpośrednie połączenia z odpowiednimi pracownikami.

PBX
  • Nagrywanie rozmów i statystyki — pozwolą na kontrolę pracowników lub analizę połączeń;
  • Przekierowanie, poczta głosowa, powiadomienia o nieodebranych połączeniach — pozwolą nie przegapić żadnego połączenia;
  • Menu głosowe i godziny pracy — podnoszenie profesjonalnego wizerunku firmy i zorganizowanie pracy.
  • Integracja z popularnymi CRM i naszym własnym bezpłatnym CRM pomoże rejestrować wszystkie żądania klientów, a także transakcje z nimi;
  • Analiza mowy i rozpoznawanie mowy - pomogą kontrolować połączenia i pracę pracowników bez marnowania czasu na odsłuhiwanie rozmów.

Jak skonfigurować centralę PBX? Kreator konfiguracji

Na tym etapie skonfigurujemy wszystkie niezbędne funkcję do działania wirtualnej centrali, wówczas wszystkie dodatkowe funkcje zostaną opisane poniżej.

Jak utworzyć wirtualną centralę: Na stronie głównej Panelu klienta w polu «Bezpłatna centrala» należy kliknąć «Utwórz centralę». Zostaniesz przekierowany na stronę «Kreator konfiguracji» centrali:

Krok 1 Numery wewnętrzne

Dla każdego pracownika należy utworzyć trzycyfrowy numer wewnętrzny i skonfigurować aplikację, telefon IP lub przekierowanie. Na początek można utworzyć po jednym numerze wewnętrznym dla każdego pracownika, a później utworzyć kolejne 2-3 numery, jeśli będą one potrzebne (np. dla aplikacji i oprogramowania na komputerze działających w tym samym czasie).

Należy podać ilość pracowników lub urządzeń, jakie będą podłączone do centrali, i zaznaczyć opcję “włącz nagrywanie rozmów dla wszystkich ” (jeśli jest potrzebne), także zaznacz również odpowiednie pole, jeśli chcesz korzystać z bezpłatnego ZCRM do połączeń z przeglądarki, a także korzystać ze wszystkich funkcji CRM (leady, klienci, zadania, transakcje) i następnie wybierz “Dalej”.

PBX

Nie potrzebujesz tworzyć numery wewnętrzne «na zapas», zawsze będziesz mógł zwiększyć ich ilość później.

Zwróć uwagę: darmowe nagrywanie rozmów jest prowadzone dla trzech numerów wewnętrznych (w taryfach "Dla firm" i "Dla biura" jest ta ilość większa).

Krok 2 Połączenia przychodzące

Na tym etapie należy skonfigurować ustawienia, zgodnie którym będą kierowane rozmowy przychodzące:

  • Od razu na numery wewnętrzne pracowników;
  • Na początku powitanie głosowe "Witamy w firmie...." a następnie na pracowników;
  • Na menu głosowe z tonowym wybieraniem "Dział sprzedaży wybierz...." (cyfry od 1 do 9).

Przy drugim i trzecim wariancie można wprowadzić tekst powitania, jaki będzie odtwarzany robotem lub wysłać własny plik audio.

PBX

Zainstalowanie i konfiguracja aplikacji na komórce i komputerze

Do odbierania i wykonywania rozmów, można korzystać z dowolnego oprogramowania/sprzętu, działającego na protokole SIP. Przykłady konfiguracji niektórych popularnych programów oraz sprzętów można sprawdzić w zakładce «Pomoc» - «Instrukcję konfiguracji sprzętów». Zalecamy korzystanie z Zadarma dla Windows, iOS, Android.

  • Do zalogowania na aplikacji/oprogramowania należy wykorzystać dane z zakładki «Moja centrala» - «Numery wewnętrzne» (serwer, login, hasło numeru wewnętrznego). Dla każdego urządzenia należy wykorzystać osobny numer wewnętrzny z osobnym hasłem. Jeśli numerów wewnętrznych będzie niewystarczająco, w dowolnej chwili możesz utworzyć nowe na samym dole tej strony;
  • Także istnieje możliwość przyjmowania połączeń na numer komórkowy lub stacjonarny za pomocą zwykłego przekierowania. Informację o ustawieniu przekierowania znajdziesz tutaj. Przekierowanie jest płatne, zgodnie z cennikiem na połączenia wychodzące.

Krok 4 Aktywacja numeru telefonicznego

Skonfigurowałeś sprzęt/aplikację do wykonywania rozmów i już możesz dzwonić. Następny etap to zakup numeru wirtualnego do odbierania połączeń. Istnieje możliwość wybrania jednego lub kilku numerów telefonów z 100 krajów świata w zakładce «Ustawienia» - «Numery wirtualne».

Jeśli posiadasz numer od innego operatora istnieje możliwość jego przeniesienia do naszego systemu. Więcej informacji na temat przeniesienia pod linkiem. Oprócz tego istnieje możliwość podłączenia numeru jako “Linię zewnętrzną”, instrukcja konfiguracji podana niżej.

Na tym etapie podstawowa konfiguracja wirtualnej centrali telefonicznej zakończona. Teraz można korzystać z centrali PBX lub skonfigurować dodatkowe funkcję.

Połączenia przychodzące i menu głosowe

Ustawienia podstawowe umożliwiają już wykonywanie i odbieranie połączeń. Dodatkowo można skonfigurować rozszerzone funkcje połączeń przychodzących.

PBX

Elementy menu i kierowanie połączeń

Elementy menu (scenariusze) – grupa numerów wewnętrznych, które otrzymają połączenie pod wybranym warunkiem (na przykład po naciśnięciu cyfry 1 w menu głosowym lub przy połączeniu z numerów z określonym kodem kierunkowym).

Na stronie „Moja centrala” – „Połączenia przychodzące i menu głosowe” można edytować utworzone wcześniej scnariusze połączeń przychodzących, dodawać nowe lub usuwać niepotrzebne.

Aby utworzyć scenariusz, kliknij przycisk „+Element menu”. W prawym bloku zobaczysz menu ustawień scenariusza.

Włączać się przy — wybór przycisku, który uruchamia scenariusz. Scenariusz może działać nie tylko poprzez naciśnięcie przycisku w menu, ale także poprzez połączenie z określonych numerów lub grupy numerów (na przykład +4822*), a także poprzez połączenie z jednym z zakupionych numerów w Zadarma.

Grupa połączeń — pracownicy (numery wewnętrzne), którzy mogą odebrać to połączenie. Można utworzyć nową grupę połączeń lub wybrać istniejącą.

Przejście do menu — wybierz menu głosowe do dalszych działań (np. aby skonfigurować wielopoziomowe menu głosowe).

Po wybraniu przycisku w polu "Włączać się przy" i utworzeniu lub wybraniu grupy połączeń pojawi się link do ustawień połączeń.

PBX

Wg kolejności — połączenia na numery wewnętrzne są kierowane po kolei w przypadku, gdy poprzedni pracownik nie odbiera, należy wybrać kolejność i opóźnienie między pracownikami (na przykład wybrać 20 sekund, co oznacza, że ​​jeśli pierwszy pracownik nie odbierze, połączenie przechodzi do drugiego w kolejce po 20 sek itd).

Jednocześnie — połączenia są kierowane jednocześnie na wszystkie numery wewnętrzne w grupach połączeń.

Ręcznie to opcja domyślna, za pomocą suwaków, które wizualnie dostosowują kolejkę połączeń. Poniżej zobaczysz przykład ustawień, w którym połączenie trwające 2 minuty najpierw przychodzi jednocześnie na numery wewnętrzne 103 i 104, a po 60 sekundach od rozpoczęcia trafia do pracowników z numerami 201 i 202.

PBX

Ustawienia połączeń

Także w tej zakładce „Ustawienia połączeń” można skonfigurować melodię oczekiwania, czas trwania połączenia (po jakim czasie bez odpowiedzi połączenie przychodzące powinno się zakończyć), akcję w przypadku braku odpowiedzi (zakończenie, powtórzenie lub wysłane do menu głosowego).

Menu głosowe, powitanie, wiele menu głosowych

Aby dodać plik powitalny, kliknij przycisk „Ustaw” w bloku „Powitanie głosowe”.

Należy przesłać plik lub wpisać tekst, który zostanie odczytany automatycznie przez robota. Do wyboru dostępnych jest ponad 15 języków i ponad 100 głosów. Plik może być używany jako powitanie, menu głosowe (w tym 2+ poziomy) lub melodia oczekiwania zamiast sygnałów dźwiękowych.

Jeśli dla każdego numeru wirtualnego potrzebne jest osobne powitanie głosowe lub inne godziny pracy: na stronie „Moja centrala” – „Połączenia przychodzące i menu głosowe” dodaj nowe menu (przycisk „+” obok Głównego menu), nastepnie dodaj warunek „Włączać się przy połączeniach na numery” i zaznacz potrzebny numer.

Wielopoziomowe menu głosowe

W najnowszej wersji centrali PBX można utworzyć kilka poziomów menu głosowego.

  1. Najpierw dodaj pliki IVR w bloku Powitanie lub skonfiguruj tekst.
  2. Utwórz wszystkie niezbędne menu (drugiego i inne poziomy), klikając + obok menu głównego.
  3. W dowolnym z elementów menu głównego (scenariuszu) wybierz przejście do kolejnego menu.
PBX

Odbieranie połączeń na wybrany numer

Jeśli masz kilka numerów zakupionych w Zadarma, możesz wysłać każdy numer:

1. Na pojedynczego pracownika/pracowników

W bloku „Dodatkowe scenariusze” kliknij „+ Scenariusz” i „Dzwonić do użytkowników”. W bloku, który pojawia się po prawej stronie, wybierz numery telefonów jakie powinny być podpięte (Włączać się przy połączeniach na numery) oraz numery wewnętrzne (Dzwonić do użytkowników), które będą odbierać połączenia. Połączenia do grupy mogą być odbierane jednocześnie, kolejkowane lub zgodnie z ustawieniami ręcznymi.

2. Do oddziału (menu głosowe)

2.1 Utwórz nowe menu głosowe (przycisk „+” obok Głównego menu) i dostosuj je (ustaw powitanie i elementy menu)

2.2 W nowym menu dodaj warunek „Włączać się przy połączeniach na numery” i określ numery telefonów, z którymi to menu będzie działać.

Odbieraj połączenia według numeru dzwoniącego

Jeśli potrzebujesz przekierować połączenia od określonego klienta lub do określonego menedżera, możesz w ten sam sposób utworzyć osobny dodatkowy scenariusz w tym celu. Włącz opcję „Włączać się przy połączeniach z numerów” w ustawieniach scenariuszu, wprowadź numer klienta i kliknij przycisk + „Dodaj”. Możesz również dodać maskę według kraju lub kodu miasta/operatora, na przykład 4822*, aby kierować połączenia do różnych pracowników w zależności od regionu dzwoniącego.

Połączenia z określonych numerów będą natychmiast kierowane do numerów wewnętrznych pracowników wybranych w tym scenariuszu, z pominięciem powitania głosowego.

Czarna lista

W zakładce «Moja centrala» - "Połączenia przychodzące i menu głosowe" istnieje możliwość utworzenia scenariuszu "Czarna lista" i dodania numerów telefonów, jakie nie będą mogli się dodzwonić na centralę, można również podać sam kod kraju np. 44*. Czarna lista będzie aktywna dla całej centrali, czyli dla wszystkich menu.

Godziny pracy i automatyczna sekretarka

Aby odbierać połączenia tylko w wyznaczonych godzinach pracy, na stronie „Moja centrala— "Połączenia przychodzące i menu głosowe" włącz opcję „Godziny pracy”, zaznacz dni robocze i określ godziny pracy.

PBX

Także można ustawić czas na lunch (przerwę obiadową) lub święta. W dziale święta znajdziesz listy dni ustawowo wolnych od pracy w różnych krajach, możesz usunąć lub dodać święto do wybranego kalendarza.

Połączenia poza godzinami pracy mogą być kierowane do określonego scenariusza, takiego jak określony pracownik lub poczta głosowa (automatyczna sekretarka), aby dzwoniący mógł zostawić wiadomość głosową. Aby to zrobić, musisz utworzyć dodatkowy scenariusz „Automatyczna sekretarka”.

PBX

Aby kierować automatyczną sekretarkę do poczty głosowej, wysyłaj połączenia na numer wewnętrzny lub numery, które są przekierowywane na pocztę głosową (możesz skonfigurować przekierowanie dla każdego numeru w zakładce "Moja centrala" - "Numery wewnętrzne").

Edytor wizualny centrali PBX

Edytor graficzny pozwoli wizualnie zrozumieć, jak działa centrala PBX, w jakich warunkach uruchamiane są różne scenariusze połączeń. W tej zakładce można nie tylko zobaczyć działanie całej centrali, ale także ustawić tę pracę centrali w formie zrozumiałych schematów.

PBX

Możesz przejść do zakładki edytora graficznego centrali PBX za pomocą przycisku „Otwórz edytor” na dole "Moja centrala" - "Numery wewnętrzne". Tutaj od razu zobaczysz trasowanie połączeń w swojej centrali PBX. Możesz dodać dowolny blok z lewej strony schematu i skonfigurować połączenie między blokami.

Aby sprawdzić poprawność działania centrali, kliknij przycisk „Przetestuj”, aby zapisać zmiany wprowadzone w danym edytorze, użyj przycisku „Prześlij”

Dodatkowe funkcje centrali PBX

1. Przekierowanie i przechwytywanie połączenia

2. Format wybierania numeru

3. Nagrywanie rozmów

4. Integracja centrali PBX Zadarma z CRM i innymi systemami

5. Przekierowanie

6. Poczta głosowa

7. Powiadomienia w messengerach

8. Konferencja

9. Definiowanie numeru telefonicznego zgodnie z kierunkiem połączenia (CallerID)

10. Linia zewnętrzna

11. Statystyki rozmów centrali