Пять способов улучшить процесс коммуникации в компании

Говорить о важности эффективной коммуникации в бизнесе, все равно что утверждать — вода мокрая, а огонь горячий. Это прописная истина, которая известна всем. Однако несмотря на очевидность — многие не уделяют этому должного внимания. А это огромная ошибка.

Обратимся к статистике:

• 28% сотрудников указывают основную причину срывов сроков задачи — неэффективную рабочую коммуникацию;
• 86% сотрудников и руководителей считают, что основная причина провала в каком-либо деле или проекте — неудачно выстроенная коммуникация;
• Плохо организованный процесс коммуникации обходится компаниям, в среднем, в 62,4 миллиона долларов США ежегодно. В эту сумму входит низкая производительность труда, переработки, упущенные возможности и продажи.

Но прежде чем перейти к конкретным советам, разберемся с терминологией.

Разговор / коммуникация

Общение между сотрудниками на работе — трудно назвать словом «разговор». Да и вообще, охарактеризовать одним словом достаточно сложно. Как минимум потому что это целый процесс, который, так и определим — «процесс коммуникации». Но далее по тексту мы будем называть его просто «коммуникация», для упрощения понимания.

Разговор — шум. Это может быть то, что не несет абсолютно никакой информации и имеет, условно говоря, развлекательный характер. Коммуникация позволяет эффективнее выполнять задачи, создавать новые процессы и повышать вовлеченность сотрудников. Она устанавливает прочные связи внутри коллектива, которые, согласно исследованиям, увеличивают продуктивности команды на 20-25%. В макро плане это позволяет бизнесу поддерживать лояльность и до 4,4 раз чаще удерживать сотрудников в компании.

И расскажем мы об этом в пяти пунктах.

1. Внедрение в работу комплексных решений

Основа основ. Невозможно сделать коммуникацию эффективной, если некоторые сотрудники (или даже целые отделы) используют иной, отличный от остальных, инструмент связи. Особенно важным это стало в последнее время, когда все большее количество сотрудников переходит на удаленку или гибридный режим работы.

Облачная телефония объединяет всех участников процесса в единую сеть, вне зависимости от того, где люди находятся. В любой момент они смогут подключиться к обсуждению, сформировать заявку или обсудить новый проект.

Разумеется, когда мы говорим об универсальных решениях, мы не говорим только о «голой» телефонии. Сюда относим и CRM-систему, внести изменения в которую может сотрудник из любой точки земного шара, возможность проведение видеоконференций на единой для всех платформе с простым подключением и даже поддержку разных устройств.

Если получить доступ к рабочим инструментам можно не только с компьютера, но и с мобильного телефона или планшета, то это поможет значительно ускорить решение вопросов и выполнение задач.

2. Не проводите бесполезных собраний

Насколько отличается между собой обычное общение и деловой разговор, настолько различны полезные и пустые совещания. При правильном применении — это удобный способ обсудить все вопросы на повестке дня и принять решение. Но при неправильном подходе это впустую потраченное время, силы и нервы. Как отличить хорошее собрание от плохого? Вот примерный чек-лист «правильного» совещания:

• Избежать собрания невозможно. И/или нет иных способов обсудить возникший вопрос. Как показывает практика, если есть другая возможность решения — то лучше воспользоваться ей;
• Собрание посвящено одной теме (повестке дня) и все собрание будет обсуждаться только эта тема;
• В рабочем графике встреча не стоит первым делом в понедельник и последним в пятницу;
• У собрания есть четко отведенные временные рамки и заканчивается обсуждение именно тогда, когда должно;
• После обсуждения всем участникам встречи рассылается письмо, в котором кратко подводятся итоги встречи и перечислены основные достигнутые договоренности.

Если запланированная вами встреча отвечает всем этим параметрам, то это действительно полезное и продуктивное мероприятие.

3. Понимание достоинств и недостатков отдельных способов связи

Сложный вопрос (или деликатную тему), разумеется, лучше всего решать с глазу на глаз. Это может быть как обычный телефонный звонок, так и видео звонок. С другой стороны, для того чтобы передать целой команде мысль о чем-то новом, но не меняющем ничего принципиально — глупо собирать официальную конференцию. Достаточно сообщения на электронную почту или в мессенджер.

Суть в том, чтобы использовать тот способ связи, который подходит под конкретную ситуацию. Разумеется, одного здравого смысла для этого недостаточно — придется учить команду и учиться самим. Но поверьте, это обучение принесет свои результаты, когда эффективность работы начнет расти.

4. Техника активного слушания

Эффективная коммуникация это не только про инструменты и техническую реализацию. Далеко не в последнюю очередь это и про подачу и восприятие информации. Даже с максимально эффективными сервисами и в правильно организованном собрании, может все пойти не так, если люди не захотят донести информацию правильно. А собеседники еще не просто послушать, но и услышать. В последнем здорово помогает техника активного слушания. И вот несколько советов:

• При проведении конференции хорошим тоном считается поглядывать на собеседника на экране. Так же будет здорово периодически посматривать в камеру, чтобы установить зрительный контакт с собеседником;
• Будьте внимательны, но в то же время, оставайтесь спокойны и расслаблены. Это важно, в общем то, для всех способов общения. Ваша напряженность будет чувствоваться не только при разговоре по телефону или видеосвязи, но даже в письме или в чате. А это может лишь настроить собеседника против вас, что помешает прийти к какому-либо результату.
• Если это будет уместно — не стесняйтесь вежливо останавливать собеседника и задавать уточняющие вопросы или просить повторить последнюю мысль. Как показывает практика, часто после длинного монолога выясняется, что 90% речи было непонятно собеседниками и приходится вновь восстанавливать все в памяти и терять еще больше времени, чем объяснять какие-то свои тезисы в потоке речи;

В общем и целом, эти правила применимы как к личным разговорам, так и телефонным и переписке в чате. Будьте взаимовежливы и убедитесь в том, что вас поняли правильно. И об этом наш пятый пункт.

5. Будьте вежливы

Последний пункт нашего списка, но, пожалуй, один из самых важных. Даже если вы соблюдаете все четыре совета выше, но не соблюдаете банальные нормы вежливости и уважения — даже самый спокойный разговор будет восприниматься как нападение и агрессия. Причем это должно соблюдаться на всех уровнях компании — как горизонтально, среди сотрудников одного уровня, так и в цепи руководитель — подчиненный.

Последнее, пожалуй, наиболее важное. Именно от того, как начальство будет взаимодействовать с подчиненными и будет зависеть атмосфера в коллективе и то, как сами работники будут взаимодействовать друг с другом. Помните, что нет бесполезных работников. Есть лишь те, кто выполняет не свои задачи.

Итог

Эффективная коммуникация внутри компании является ключом, который откроет перед вами возможности к росту компании, путем повышения производительности сотрудников и увеличения их лояльности к бизнесу. К тому же, это значительно улучшает клиентский опыт от взаимодействия с вами, что несомненно положительно скажется на продажах и прибыли.

Попросту говоря, хорошо налаженный процесс общения приносит выгоду как в долгосрочной, так и краткосрочной перспективе.