23.05.2023
Callcenter Optimierung

Telefonischer Kundendienst ist heutzutage immer noch einer der wichtigsten Kanäle, um Kunden beraten und Zusatzverkäufe generieren zu können. Die Abwicklung muss dabei schnell, freundlich und zielgerichtet erfolgen, damit Ihr Unternehmen möglichst wirtschaftlich arbeiten kann. Deswegen ist es ausgesprochen wichtig, auf moderne Technologien und zukunftsfähige Lösungen zu setzen, damit die Callcenter Optimierung auch wirklich gelingt.

Wir stellen Ihnen in diesem Artikel 6 praktische Tools vor, mit denen Sie ohne großen Aufwand Ihr Callcenter optimieren können. Anschließend profitiert Ihr Unternehmen von schlanken Prozessen, während Ihre Mitarbeiter noch mehr Zeit haben, sich den Bedürfnissen Ihrer Kunden zu widmen.

1. Cloud Telefonanlage mit vielen Funktionen

Dank moderner Cloud Technologie ist es heute unglaublich einfach, schnell und günstig eine Telefonanlage aus der Cloud einzuführen. Hohe Anfangskosten entstehen dabei nicht, denn sämtliche Hardware und Wartung wird von professionellen Betreibern wie Zadarma bereitgestellt. Alle Ihre Mitarbeiter können über das Internet von überall auf der Welt auf die Anlage zugreifen, das ist besonders praktisch mit Hinblick auf Globalisierung und Homeoffice.

Doch vor allem die vielen Funktionen erlauben es Ihnen, noch effizienter als jemals zuvor zu arbeiten. Ein interaktiver Sprachassistent (IVR) begrüßt Ihre Anrufer und leitet sie an die zuständige Abteilung weiter. Aussagekräftige Statistiken vereinfachen die Sicherstellung aller wichtigen KPIs. Und dank virtueller Nummern kann sich Ihr Callcenter in jedem Land auf der Welt befinden, Ihre Kunden rufen weiterhin eine vertrauenswürdige Nummer aus dem Inland an.

2. Callcenter Optimierung dank CRM Integration

Ein immer bedeutenderer Aspekt in der modernen Geschäftswelt ist die Kompatibilität zwischen Systemen. Der problemlose Austausch von Informationen ist besonders wichtig, um schlanke Prozesse gewährleisten zu können. Zudem sind Mitarbeiter dann in der Lage, direkt während des Gesprächs auf benötigte Informationen zugreifen zu können. Das kann die Qualität der Kundenberatung auf ein noch höheres Niveau bringen.

Wenn Sie Ihr CRM mit Telefonie verbinden, profitieren Sie von allen diesen Vorteilen. Ihre Mitarbeiter haben stets alle Kundeninformationen zur Hand und können eine zielgerichtete Beratung vornehmen. Anschließend speichert das System automatisch alle relevanten Daten ab und gibt eine Erinnerung, für wann eine Nachverfolgung geplant ist. Integrationen zwischen Systemen sind also eine Bedingung für eine effiziente Callcenter Optimierung.

3. Sinnvolle Massenmails und Autodialer

Viele Unternehmen setzen nach wie vor auf unpersönliche Massenmails und ‚dumme‘ Autodialer, die bei Leads und Kunden alles andere als beliebt sind. Dabei gibt es heutzutage moderne und leistungsfähige Alternativen, die eine gezielte Vorauswahl ermöglichen. Das schont nicht nur die Nerven Ihrer Kontakte, sondern steigert auch die Erfolgschancen ganz erheblich. Wenn Sie auf Massenmails und Autodialer ohne Spam setzen, profitieren Sie letztlich von zufriedeneren Kunden.

So erlaubt Ihnen das System von Zadarma noch vor sämtlichen Maßnahmen eine einfache Selektion, um nur die Kontakte anzusprechen, die auch wirklich Interesse haben könnten. Dank weitreichender Möglichkeiten zur Personalisierung fühlen sich Ihre Kunden direkt angesprochen. Der Autodialer hilft Ihnen beim Durchwählen einer vorgegebenen Liste – sollte ein erfolgreicher Kontakt zustande kommen, übernimmt ein Mitarbeiter anschließend das Gespräch.

4. Sprachanalytik zur besseren Callcenter Optimierung

Doch vor allem die Gesprächsinhalte liefern wichtige Hinweise darauf, wie Sie Ihr Callcenter noch weiter optimieren können. Eine Erfassung und Auswertung aller Anrufe führt aber in der Regel zu immensen Aufwänden, die schlichtweg kein Unternehmen stemmen kann. Moderne Tools können genau dieses Problem lösen und bieten Funktionen zur Sprachanalyse an, mit denen sich der aufwändige Prozess komplett automatisieren lässt.

Spracherkennung & Sprachanalyse helfen Ihnen dabei, aufgezeichnete Gespräche direkt in ein maschinenlesbares Textformat umzuwandeln. Anschließend können Sie die Informationen spielend leicht weiterverarbeiten, auswerten und zur Dokumentation oder zur Schulung nutzen. Das alles geschieht auf Wunsch automatisch im Hintergrund, ohne dass ein Mitarbeiter wertvolle Zeit dafür opfern muss.

5. Call Tracking als praktische End-to-End-Analyse

Vor einigen Jahren war es für die meisten Unternehmen praktisch unmöglich, den Erfolg von Werbemaßnahmen zu messen, wenn die Kontaktaufnahme anschließend per Telefon erfolgte. Doch das sogenannte Call Tracking kann diese Lücke effizient schließen. Es erlaubt Ihnen, dank unterschiedlicher Nummern direkt zuzuordnen, auf welche Werbemaßnahme ein Lead oder Kunde reagiert.

Hierfür bietet Zadarma sowohl statisches als auch dynamisches Tracking an, um alle Kanäle bestmöglich abdecken zu können. Statisches Tracking eignet sich für klassische (Print-)Medien, dabei wird pro Kanal eine einzigartige Nummer bereitgestellt. Das dynamische Tracking ist perfekt für digitale Medien geeignet, das System erlaubt dann sogar eine persönliche Zuordnung, weil jeder Nutzer eine eigene Nummer erhält. Damit lassen sich geografische Herkunft, Kanal, Uhrzeit und Datum problemlos erfassen.

6. Callback Widget und Click-to-Call-Button

Zuletzt können Callback Widget und Click-to-Call-Button (WebRTC) die Konversionsrate erheblich steigern. Denn diese beiden Möglichkeiten erfreuen sich bei jungen Menschen einer immer steigenden Beliebtheit, um direkt Kontakt zu einem Unternehmen aufnehmen zu können. Die vereinfachte Kontaktaufnahme führt am Ende natürlich auch zu höheren Umsätzen.

Beide Tools erlauben es Ihren Besuchern, per einzigem Mausklick eine Kontaktaufnahme zu initiieren. Beim Callback Widget gibt der Besucher eine Nummer ein und schickt die Anfrage ab, ein Mitarbeiter erhält anschließend die entsprechende Benachrichtigung zum Rückruf. Der Click-to-Call-Button stellt hingegen eine direkte IP-Telefonverbindung über den Browser her – weitere Software ist nicht notwendig.

Fazit: Callcenter Optimierung gelingt heutzutage denkbar einfach

Noch nie war es so einfach wie heute, ein effizientes Callcenter von überall auf der Welt aufzubauen. Moderne Technologien und Cloud Telefonanlagen bieten viele praktische Funktionen und sind dabei unglaublich flexibel. So richten Sie bei Zadarma innerhalb weniger Minuten eine leistungsstarke Cloud Telefonanlage samt vollständig integriertem CRM ein. Das alles ist bereits im Preis enthalten – Sie bezahlen weiterhin nur für ausgehende Anrufe und zusätzliche virtuelle Telefonnummern.

Nehmen Sie jetzt Kontakt auf und lassen Sie sich kostenlos von uns beraten.