Versteckte Kosten bei VoIP-Telefonie: Wofür zahlen Sie zu viel?

• Versteckte Kosten im Vertrag: Worauf Sie bei der Anbieterwahl achten sollten?
• Wie wählen Sie den richtigen Telekommunikationsanbieter für Ihr Unternehmen?
• Fallbeispiel 1: Wie wählt man eine Telefonanlage für ein Unternehmen mit kleinem Budget? Lucas Geschichte
• Fall 2: Wie organisiert man einen Support-Service in einer Klinik? Max Geschichte
• Fallstudie 3: VoIP für große Teams: Annas Geschichte
• Warum ist eine virtuelle Telefonanlage die Zukunft moderner Unternehmen?
• Fragen und Antworten

Die Wahl des richtigen VoIP-Anbieters für Ihr Unternehmen kann heutzutage eine echte Herausforderung sein. Es gibt viele Angebote, und jede Website verspricht Innovation und die niedrigsten Preise. Doch der Teufel steckt, wie so oft, im Detail – und im Fall der Telekommunikation im Kleingedruckten am Ende des Vertrags.

Als VoIP-Anbieter mit 19 Jahren Erfahrung in der Bereitstellung von Kommunikationslösungen betrachten wir diese Situation aus einer anderen Perspektive. Wir sehen, wie Unternehmen oft in dieselben Fallen tappen und sich durch Verträge, die ihr Wachstum behindern, selbst binden. Ziel dieses Artikels ist es, Sie für dieses Problem zu sensibilisieren.

Gemeinsam analysieren wir die unfairen Geschäftspraktiken anderer Anbieter und erzählen die Geschichten von drei Unternehmern – Lucas, Max und Anna. Ihre Probleme kommen Ihnen vielleicht bekannt vor, und die von uns erarbeiteten Lösungen zeigen, wie kundenorientierte, moderne Telefonie in der Praxis aussieht.

Versteckte Kosten im Vertrag: Worauf Sie bei der Anbieterwahl achten sollten?

Beim Vergleich von Anbieterangeboten lässt man sich leicht vom beworbenen Preis blenden. Die wahren Kosten der Telefonie verbergen sich jedoch oft tiefer – in den Details der Vertragsbedingungen. Auf dem deutschen Markt ist es immer noch üblich, dass scheinbar günstige Angebote sich letztendlich als erhebliche Belastung für das Unternehmensbudget erweisen.

Bevor Sie sich für einen Anbieter entscheiden, sollten Sie diese Punkte beachten, um Enttäuschungen mit Ihrer ersten Rechnung zu vermeiden:

• Einrichtungsgebühr: Prüfen Sie, ob Ihr Anbieter eine Einrichtungsgebühr erhebt. Wenn ja, prüfen Sie, was im Preis enthalten ist. Früher war diese Gebühr sinnvoll, da analoge Telefonanlagen (PBX) verwendet wurden und Techniker diese direkt im Büro installieren mussten. Im Zeitalter von Cloud-Lösungen, wo Konten online erstellt und vom Nutzer selbst konfiguriert werden, ist eine Installationsgebühr jedoch überholt.
• Verbindungsgebühr: Dies ist eine der ärgerlichsten Praktiken. Der Anbieter lockt mit einem niedrigen Minutenpreis, berechnet Ihnen aber mehr als nur die Gesprächsdauer. Bei Hunderten von Anrufen pro Monat können sich die Kosten dadurch erheblich summieren. Ein zuverlässiger Telefonanbieter berechnet Ihnen nur die tatsächliche Gesprächszeit.
• Abrechnung pro Nutzer: Eine häufige Falle. Wenn Sie einen sehr attraktiven Preis sehen, fragen Sie unbedingt nach, ob Sie für jeden Nutzer ein separates Abonnement benötigen.
• Kostenpflichtige eingehende Anrufe: Eine der populärsten Fragen unserer Kunden lautet: „Muss ich für eingehende Anrufe bezahlen?“ In den meisten Fällen nicht. Bei der herkömmlichen Rufumleitung auf eine Mobilfunknummer fallen Kosten an. VoIP bietet jedoch eine bessere Lösung. Sie können Anrufe über SIP-Anwendungen völlig kostenlos empfangen.
• Roaming-Fragen: Internettelefonie erhebt keine Roaming-Gebühren oder sonstige Zusatzkosten für die Nutzung Ihrer Nummer im Ausland. Solange Sie über einen Internetzugang verfügen, funktioniert Ihre virtuelle Nummer in Berlin genauso gut wie in einem Hotel in Tokio. Es fallen keine zusätzlichen Gebühren an.

Nachdem Sie nun die gängigsten Arten versteckter Gebühren kennen, widmen wir uns einem angenehmeren Thema: Wie Sie diese bei der Wahl eines Tarifs für Ihr Unternehmen vermeiden können.

Wie wählen Sie den richtigen Telekommunikationsanbieter für Ihr Unternehmen?

Viele Anbieter verwenden versteckte Gebühren, weil sie die wahren Kosten ihrer Dienstleistungen nicht offenlegen möchten. Sie wissen genau, dass die Gesamtkosten des Pakets inklusive aller Zusatzgebühren unattraktiv erscheinen.

Viele Anbieter verwenden versteckte Gebühren, weil sie die wahren Kosten ihrer Dienstleistungen nicht offenlegen möchten. Sie wissen genau, dass die Gesamtkosten des Pakets inklusive aller Zusatzgebühren unattraktiv erscheinen. Standard, Office und Corporation.

Um Ihnen die Auswahl zu erleichtern, haben wir unsere wichtigsten Tarifpläne übersichtlich in einer Grafik dargestellt. Finden Sie heraus, welches Angebot am besten zu Ihren Bedürfnissen passt.

Oben finden Sie neben den Paketnamen auch die Namen von Lucas, Max und Anna. Dies sind die Protagonisten dreier Fallstudien, die wir vorbereitet haben, um Ihnen die praktische Anwendung unserer Dienstleistungen zu veranschaulichen. Wenn eine der Beschreibungen direkt auf Ihr Unternehmen zutrifft, können Sie direkt zur entsprechenden Fallstudie springen. Sie müssen nicht alles lesen – wir schätzen Ihre Zeit und Ihr Budget.

Fallbeispiel 1: Wie wählt man eine Telefonanlage für ein Unternehmen mit kleinem Budget? Lucas Geschichte

Der 28-jährige Lucas hatte sich selbstständig gemacht. Er hatte gerade seine Einzelunternehmung angemeldet. Er hatte eine großartige Idee für eine Beratungsdienstleistung, Leidenschaft für seine Arbeit und … ein sehr begrenztes Budget. Lucas fürchtete vor allem eines: langfristige Verträge. Er wusste nicht, ob sein Projekt ein Jahr halten oder nach drei Monaten scheitern würde.

Für Lucas endeten Gespräche mit dem Kundenservice der Anbieter meist in Enttäuschung. Man bot ihm Zweijahresverträge, teure Abonnements und Minutenpakete an, von denen er wusste, dass er sie nicht nutzen würde.

Er brauchte eine Telefonanlage, die bei seinen ersten Kunden professionell wirkte, eine einzige geschäftliche Rufnummer und grundlegende Funktionen wie Begrüßung und Voicemail.

Lösung für Lucas: der Standardtarif

Wir haben den Standardtarif speziell für kleine Unternehmen und Selbstständige entwickelt. Er ist vergleichbar mit einem Prepaid-Handy. Lucas musste keine langfristigen Verträge abschließen. Er hat einfach eine virtuelle Nummer mit monatlicher Gebühr gebucht und zahlt nun für ausgehende Anrufe nach Verbrauch.

Und die Telefonanlage? Zadarma bietet eine kostenlose Cloud-Telefonanlage. Die einzige Voraussetzung ist, dass Sie Ihr Guthaben mindestens einmal alle drei Monate mit einem beliebigen Betrag aufladen. Das Guthaben bleibt auf Ihrem Konto, sodass Lucas es für die Verlängerung der Rufnummer oder für ausgehende Anrufe verwenden kann. Lukas hat eine Begrüßung und eine Voicemail in der Telefonanlage eingerichtet. So kann er sich voll und ganz auf seine aktuellen Aufgaben konzentrieren und verpasst keinen Anruf von potenziellen Kunden.

Wenn das Geschäft nicht die gewünschten Ergebnisse bringt, stellt Lucas einfach die Aufladung seines Guthabens ein. Der Dienst wird dann beendet. Da wir keine Kündigungsfrist haben, fallen keine Gebühren an. Sie entscheiden selbst, wann Sie die Dienste nicht mehr nutzen möchten.

Fall 2: Wie organisiert man einen Support-Service in einer Klinik? Max Geschichte

Max, 42, leitete eine Zahnarztpraxis mit 10 Mitarbeitern. Sein Unternehmen bestand seit fünf Jahren und sein Kundenstamm war stetig gewachsen. Doch plötzlich sanken seine Einnahmen. Die Rezeption berichtete, dass sich Kunden in letzter Zeit beschwert hatten, ihn über längere Zeiträume nicht erreichen zu können. Es war schwierig festzustellen, wie viele Kunden betroffen waren: Die Rezeption nutzte herkömmliche Festnetz-Telefone, was eine gründliche Analyse erschwerte.

Das System, das jahrelang zuverlässig funktioniert hatte, benötigte dringend ein Upgrade. Max suchte nach Alternativen, doch alle schienen ihm zu komplex. Die Anbieter boten funktionsreiche Lösungen an, die sich nur schwer konfigurieren ließen. Außerdem war Max Zahnarzt und kein IT-Experte – er wollte einfach nur, dass das System funktionierte.

Lösung für Max: Tarifpaket „Office“

Für ein kleines Unternehmen wie eine Zahnarztpraxis ist das Tarifpaket „Office“ die ideale Lösung. Es enthält 2000 Freiminuten für ausgehende Anrufe, zwei kostenlose virtuelle Rufnummern in Deutschland oder einem anderen EU-Land und eine Reihe nützlicher Funktionen, auf die wir später noch eingehen werden.

Max erhielt ein leistungsstarkes Tool für das Anrufmanagement – ​​eine Cloud-Telefonanlage. Sprachmenüs und -skripte lassen sich in der Telefonanlage mithilfe eines visuellen Editors - ganz einfach konfigurieren – selbst ohne IT-Kenntnisse. Max hat außerdem Warteschlangen eingerichtet. Statt eines Besetztzeichens hört der Patient nun: „Sie sind der Zweite in der Warteschlange, bitte haben Sie etwas Geduld.“ Dadurch werden weniger Anrufe verloren. Wir werden in diesem Artikel genauer auf Warteschlangen eingehen.

Darüber hinaus ist Teamsale CRM im Tarifpaket enthalten – völlig kostenlos. Falls Max ein anderes CRM-System nutzen möchte, beispielsweise ein speziell für medizinische Einrichtungen entwickeltes, ist auch dies möglich.

Fallstudie 3: VoIP für große Teams: Annas Geschichte

Anna, 36, wurde Managerin in einem großen Logistikunternehmen. Sie übernahm die Leitung eines Teams von 20 Spediteuren. Das Team arbeitete nur mäßig erfolgreich und bearbeitete lediglich 50 Lkw pro Tag. Anna wollte mehr Kunden gewinnen, doch ihre Mitarbeiter gaben an, mit ihren Aufgaben überlastet zu sein. Anna begann, die Arbeit ihrer Mitarbeiter zu beobachten und entdeckte ein Problem: Sie verbrachten viel Zeit mit der manuellen Dateneingabe.

Das Unternehmen nutzte das CRM-System Bitrix24, verwendete aber eine veraltete Telefonanlage eines lokalen Anbieters. Da es keine Integration zwischen den beiden Systemen gab, musste der Disponent die Nummer manuell vom Bürotelefon aus wählen und nach dem Anruf einen Kommentar manuell im CRM eingeben. Anna beschloss, dass sich dies ändern musste. Sie versuchte, den Betreiber der Telefonanlage anzurufen, um sich nach der Integration zu erkundigen, erfuhr aber, dass die API-Implementierung unerschwinglich wäre. Die Alternative, direkt aus Bitrix anzurufen, lag ebenfalls außerhalb des Budgets der Abteilung.

Annas Lösung: Der Business-Tarif

Anna benötigte eine Lösung für ihr großes Team, mit der sie in alle EU-Länder telefonieren und sich in ihr CRM-System integrieren lassen konnte. Der Business-Tarif umfasst 4.000 ausgehende Gesprächsminuten und 5 virtuelle Rufnummern. Zadarma bietet außerdem eine kostenlose und voll funktionsfähige Integration mit Bitrix24 (und Dutzenden weiterer Systeme wie HubSpot, Salesforce und Zoho).

Nach der Portierung ihrer Festnetznummern in unser Netzwerk war Annas Team sofort erleichtert. Jetzt genügt ein Klick auf die Nummer im CRM, und der Anruf wird getätigt. Jeder Anruf, sowohl eingehend als auch ausgehend, wird automatisch in Bitrix24 protokolliert. Dank der Rufumleitung erkennt das System die Kundennummer, sofern sie in der Datenbank gespeichert ist, und leitet sie direkt an den zuständigen Disponenten weiter. Der Kunde muss sich nicht durch das Sprachmenü klicken, und der Disponent verpasst keine Anrufe von Kollegen.

Was hat Anna durch den Anbieterwechsel erreicht? Die vollständige Automatisierung der Arbeit ihrer Berater und mehr Zeit für die Betreuung neuer Kunden.

Warum ist eine virtuelle Telefonanlage die Zukunft moderner Unternehmen?

Diese drei Geschichten haben eines gemeinsam: den Bedarf, Tools an die Bedürfnisse des Unternehmens anzupassen. Traditionelle Anbieter versuchen oft, die Katze im Sack zu verkaufen – starre Pakete, die nur auf dem Papier gut aussehen.

Wir bei Zadarma sind der Überzeugung, dass sich Services an die Bedürfnisse des Unternehmens anpassen sollten, und nicht umgekehrt. Heute sind Sie Lucas und benötigen nur eine Telefonnummer. In wenigen Monaten werden Sie Max und benötigen eine Telefonanlage für mehrere Mitarbeiter. In wenigen Jahren können Sie ein internationales Unternehmen wie Anna leiten. Unser System wächst mit Ihnen. Wir berechnen keine Gebühren für Funktionen, die Sie nicht nutzen, oder für Benutzer, die Sie noch nicht eingestellt haben. Installations- oder Einrichtungskosten gibt es bei uns nicht.

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