Trabajar desde casa: guía práctica para empezar bien

Hoy en día el teletrabajo está bastante consolidado en España y es que una parte importante de trabajadores lo prefiere porque es mucho más cómodo — según el informe V Radiografía del Teletrabajo en España de InfoJobs (2025), uno de cada cuatro ocupados (25%) teletrabaja, siendo el modelo híbrido la fórmula dominante (19% parcial, 6% totalmente remoto).

Si ya quieres hacerlo, esto es lo que necesitas para trabajar desde casa bien desde el primer día.

Herramientas para trabajar desde casa — la seguridad es lo primero

Antes de elegir cualquier solución, hay algo clave que no se puede pasar por alto: la seguridad. Es lo que diferencia trabajar en casa bien de hacerlo con riesgo, porque sabemos que trabajar en remoto implica manejar información de empresa, clientes y documentos internos, y es importante aplicar buenas prácticas desde el primer día. Esto incluye el uso de:

• Contraseñas fuertes y únicas.
• Gestores de contraseñas.
• Autenticación en dos pasos (2FA)
• Copias de seguridad periódicas.
• Cifrado de datos.
• Uso de una VPN que permita crear una conexión segura y cifrada sobre todo cuando accedemos a recursos internos de la empresa.

Y a partir de aquí, las herramientas de organización y de uso diario:

Comunicación con el equipo.

Para la comunicación interna en tiempo real, unas de las herramientas más populares que podemos mencionar son Slack y Microsoft Teams.

• Slack: versión gratuita con historial de mensajes limitado a 90 días. El plan pro es de 8,25€/usuario/mes, incluyendo historial de mensajes ilimitados.
• Microsoft Teams: versión gratuita disponible. Otra opción si también quieres aplicaciones como Word, Excel, PowerPoint y Outlook es el plan Microsoft 365 Empresa básico por 5,20€/mes pagado anualmente disponible para versiones web y móvil. Para escritorio, el plan Estándar por 10,83€/mes y facturación anual.

Compartir y trabajar con archivos.

Para el intercambio y trabajo con archivos, Google Drive y OneDrive son de las opciones más utilizadas. Almacenamos documentos en la nube, compartimos enlaces y trabajamos de forma colaborativa.

• Google Drive: incluido dentro de Google One. Ediciones en tiempo real de documentos y control de otras versiones. Todos los usuarios comienzan con 15 GB gratuitos compartidos entre Drive, Gmail y Google Fotos. Puedes ampliar a 100 GB por 1,99€ al mes.
• OneDrive: integrado en el ecosistema de Microsoft. Incluye almacenamiento en la nube y sincronización automática. Para empresas, 5,20€/mes facturado anualmente.

Documentos corporativos y correo electrónico

Google Workspace para el correo profesional y la gestión de documentos corporativos. Esto incluye el correo profesional con el dominio propio (Gmail), documentos (Docs, Sheets, Slides), almacenamiento y el propio Drive.

En cuanto a precio, durante 14 días gratis. El plan Starter por 6,80€/mes/usuario con facturación anual. Incluye 30GB de almacenamiento, correo y controles de seguridad y gestión. Si queremos aumentar el almacenamiento y tener otros beneficios el plan Standard por 13,60€/mes/usuario facturado anualmente. Ideal para edición colaborativa.

En conjunto, estas herramientas permiten hacer el trabajo diario en remoto de forma estructurada, pero siempre desde la seguridad, el control de accesos y la protección de información.

La telefonía: de la línea tradicional a la nube

Si usas el teléfono para trabajar, pasas de la telefonía tradicional a la telefonía en la nube y así pasamos a atender llamadas desde casa. Este cambio, no significa perder el número que ya tienes de empresa, ya que gracias a la portabilidad podemos conservar ese número de siempre y trasladarlo a una centralita virtual en la nube.

Se trata de una herramienta más para trabajar en remoto, con la cual podemos responder llamadas desde el móvil, el ordenador o directamente desde el navegador web a través de un softphone, que sustituye el teléfono de mesa como lo conocemos y funciona como una extensión virtual de la centralita.

A partir de aquí, toda la actividad queda centralizada en una sola plataforma: llamadas entrantes y salientes, duración de cada conversación, grabaciones si las tenemos activadas. Y, cuando este sistema se conecta con un CRM, la información se aprovecha todavía más, ya que podemos hacer seguimientos de estas llamadas, indicar notas y asignar tareas pendientes al equipo, todo desde la comodidad de estar en casa.

Pero uno de los puntos más interesantes de todo esto, es la automatización. Con las centralitas virtuales podemos configurar flujos de atención que funcionan sin intervención humana. Por ejemplo; se puede crear menús de voz (IVR) donde el cliente selecciona el departamento que quiere llamar, desvíos en función al horario laboral y todas las reglas para repartir las llamadas entre varios empleados.

Incluso cuando no estás disponible para atender una llamada, el sistema no se detiene. En su lugar, entra en funcionamiento un agente virtual, que atiende la llamada, ayuda al cliente y redirige la conversación a otro de los compañeros en caso de que fuera necesario. Con esto no perdemos llamadas fuera de horario o en momentos de alta carga de trabajo ya que también puede atender llamadas en cola.

Poniendo a prueba todo esto con soluciones como Zadarma, tenemos una centralita que permite montar todo el sistema de telefonía necesario para trabajar en remoto y desde donde sea, con opciones que se adaptan al tamaño del equipo y a las necesidades de comunicación.

• Centralita virtual: puede utilizarse de forma gratuita con Zadarma, funcionando mediante recarga de saldo para llamadas salientes. Si no, recarga mínima de 4€/mes
• Número virtual: puede ir desde 1,6€/mes con modalidad anual y sin cuota de conexión, con numeración de más de 100 países.
• Portabilidad: esto es si queremos mantener el número de la empresa actual y trasladarlo al sistema en la nube. Esto dependerá del proveedor, en el caso de Zadarma, la portabilidad es gratuita.

En resumen, pasar de la telefonía tradicional a la telefonía en la nube conseguimos ventajas como:

• El mismo número de siempre, a través de la portabilidad.
• Atiendes desde cualquier dispositivo con un softphone.
• Toda la comunicación se refleja en una única plataforma.
• Automatización de procesos con menús IVR, agentes virtuales y desvíos de llamadas.

Otras herramientas para el teletrabajo

Tanto a nivel personal como corporativo, la sincronización de datos y su gestión desde la nube es vital para hacer que el teletrabajo sea eficaz y quien está en su casa pueda desarrollarlo cómoda y productivamente. Hablamos de aplicaciones en donde podemos ver las tareas pendientes, en qué se está trabajando o las que ya están terminadas, por ejemplo:

• Trello: permite organizar tareas en tableros visuales (tipo “pendiente”, “en proceso”, “hecho”). Tiene una versión gratuita con tareas ilimitadas y hasta 10 tableros por espacio de trabajo y un plan Standard por aproximadamente 4,30€/mes con facturación anual e incluye tableros ilimitados.
• ClickUp: un poco más completa ya que combina gestión de tareas, documentos y seguimientos de proyectos. Tiene un plan gratuito y un plan Unlimited por aproximadamente 6€/mes facturado anualmente que incluye almacenamiento ilimitado y tableros sin restricciones.

Como conclusión, por un lado tenemos la telefonía en la nube que nos permite mantener el número de empresa y atender llamadas desde casa. Por otro lado, las herramientas digitales mencionadas nos facilitan la comunicación, el trabajo en equipo y la gestión de tareas.

Y finalmente para teletrabajar, puedes empezar probando la centralita gratuita de Zadarma, que permite configurar tu número de empresa en la nube y adaptarlo a tu forma de trabajar desde casa en el primer momento.

Cómo organizar tu trabajo en casa

Estar trabajando desde casa, no significa estar conectado durante todo el día. Es un error empezar a teletrabajar y no poner límites claros, para evitarlos algunas pautas que se pueden seguir son:

• Marcar un horario de inicio y fin.
  Define a qué hora empiezas y a qué hora terminas, esto ayuda a tener una jornada marcada y a no alargar el trabajo más de lo necesario.
  Hay que ser disciplinado tanto con el horario que tenemos que seguir, pero también con la hora de dejar de trabajar para disfrutar del tiempo libre y descansos. Ya que al no tener un “viaje” de vuelta a casa, tenemos la tentación de seguir trabajando, echar un vistazo al correo, etc. en cualquier momento. Desconectar es necesario e imprescindible.
• Trabaja por objetivos y no por horas.
  En remoto, lo importante no es estar todo el tiempo conectado, sino cumplir con las tareas y objetivos marcados dentro de tu horario laboral. Organizar el trabajo por bloques o por tareas suele ser más efectivo que trabajar por horas.
• Haz pausas reales.
  Levántate, desconecta unos minutos o tómate tu descanso para comer sin estar pendiente del ordenador. Sin pausas, la productividad baja y la sensación de estar siempre trabajando aumenta.
• Define tu espacio de trabajo fijo.
  Lo ideal es contar con un despacho o zona fija que nos permita establecer una “frontera” entre lo que es trabajo y lo que es hogar. Habilitar un lugar con un escritorio en cualquier zona de la casa si es posible, con la intención de dejarlo a un lado cuando llegue el momento de disfrutar del tiempo libre.
• Conecta con tus compañeros.
  Tanto si somos el responsable del equipo o simplemente trabajamos con otros compañeros en remoto, mantener el contacto es algo que como mínimo se debería de cumplir. En el día a día es normal el uso de chats internos y cuando algo se alarga más de lo normal se resuelve en una llamada o videollamada.
• Cierre de la jornada.
  Al terminar, revisa tareas pendientes, deja preparado el día siguiente si puedes y desconecta. Este hábito ayuda a no arrastrar trabajo fuera del horario.

Preguntas frecuentes

¿Necesito instalar algo especial para teletrabajar?

No. Todo funciona a través de internet. Solo se necesita un ordenador y/o móvil con conexión y acceso a una plataforma PBX. El teléfono físico se sustituye por un softphone. El resto de herramientas con las que se trabajan son aplicaciones online, sin necesidad de instalar equipos adicionales.

¿Puedo usar el número de empresa desde el móvil y el ordenador?

Sí. Con una centralita en la nube puedes atender y realizar llamadas desde varios dispositivos -móvil, ordenador o navegador- usando el softphone. Esto permite mantener el número de empresa activo en todos los dispositivos sin depender de una ubicación concreta.

¿Qué pasa si no estoy disponible para contestar llamadas?

No pierdes las llamadas porque puedes configurar diferentes opciones para gestionarlas automáticamente según tu disponibilidad. Por ejemplo, puedes desviar las llamadas a otro compañero o a otro dispositivo, activar un buzón de voz, establecer horarios de atención o utilizar agentes virtuales que se encargan de filtrar o redirigir las llamadas, lo que permite mantener la atención al cliente incluso cuando no estás disponible.

¿Es complicado configurar una centralita en la nube?

No es complicado y no requiere conocimientos técnicos avanzados porque la mayoría de proveedores simplifican mucho el proceso. Normalmente solo tienes que elegir un número virtual o mantener el que ya tienes, crear tu cuenta y configurar cómo quieres que se gestionen las llamadas, incluyendo desvíos, horarios o enrutamiento, y en poco tiempo puedes tener el sistema funcionando. Proveedores como Zadarma ofrecen guías paso a paso que facilitan la configuración desde el primer momento.