Gra w otwarte karty: opowiadamy o trikach operatorów, które mogą uszczuplić Twój portfel

• Ukryte koszty w umowach: na co uważać przy wyborze operatora?
• Jak wybrać dostawcę usług telekomunikacyjnych dla firmy?
• Case 1: Jak wybrać centralę dla firmy z małym budżetem? Historia Olka
• Case 2: Jak uporządkować obsługę telefoniczną w przychodni? Historia Marka
• Case 3: Telefonia VoIP dla dużych zespołów. Historia Anny
• Dlaczego elastyczna centrala telefoniczna to przyszłość nowoczesnego biznesu?
• FAQ

Wybór operatora komórkowego dla biznesu przypomina dzisiaj spacer po polu minowym. Ofert jest mnóstwo, a każda strona internetowa obiecuje innowacyjność i najniższe ceny. Jednak diabeł, jak zawsze, tkwi w szczegółach – a w przypadku telekomunikacji, w drobnym druku na dole umowy.

Jako operator VoIP, który od 19 lat dostarcza rozwiązania w zakresie łączności, obserwujemy tę sytuację z innej perspektywy. Widzimy, jak często przedsiębiorcy wpadają w te same pułapki, wiążąc się kontraktami, które hamują ich rozwój. Celem tego artykułu jest przede wszystkim zwiększenie poziomu Państwa świadomości w tej kwestii.

Wspólnie przeanalizujemy nieuczciwe praktyki innych operatorów i opowiemy historie trzech przedsiębiorców – Olka, Marka i Anny. Ich problemy mogą brzmieć znajomo, a rozwiązania, które dla nich przygotowaliśmy, pokazują, jak w praktyce wygląda nowoczesna telefonia, dopasowująca się do potrzeb klientów.

Ukryte koszty w umowach: na co uważać przy wyborze VoIP?

Przeglądając oferty operatorów, łatwo oczrować się ceną abonamentu, widocznej w reklamie. Jednak prawdziwe koszty telekomunikacji często kryją się głębiej – w szczegółach regulaminu. Na polskim rynku wciąż funkcjonują praktyki, które sprawiają, że pozornie tania oferta w końcu okazuje się sporym obciążeniem dla firmowego budżetu.

Zanim podejmiesz decyzję o wyborze tego czy owego operatora, sprawdź listę punktów, na które warto zwrócić uwagę, by uniknąć rozczarowania przy pierwszej fakturze:

• Opłata na start: sprawdź, czy operator pobiera opłatę za podłączenie do systemu. Jeśli tak, zastanów się, co obejmuje ta cena. W przeszłości taka opłata jeszcze miała sens, ponieważ korzystało się z centrali analogowych, które technicy operatora musieli instalować bezpośrednio w biurze. Jednak w dobie rozwiązań chmurowych, gdzie konto zakłada się online i użytkownik konfiguruje go sam, pobieranie opłaty instalacyjnej jest archaicznym przeżytkiem.
• Opłata za nawiązanie połączenia: to jedna z najbardziej irytujących praktyk. Operator kusi niską stawką za minutę, ale dolicza opłatę za sam fakt nawiązania połączenia. Jeśli wykonujesz setki telefonów miesięcznie, może zrobić się z tego pokaźna suma. Uczciwy system telefoniczny nalicza opłaty tylko za faktyczny czas rozmowy.
• Płatność za poszczególnych użytkowników: często spotykana pułapka. Jeśli widzisz za bardzo atrakcyjną cenę, koniecznie zapytaj, czy nie musisz kupować osobny abonament dla każdego użytkownika.
• Płatne połączenia przychodzące: jedno z najczęstszych pytań, jakie słyszymy od klientów: „Czy muszę płacić za to, że ktoś do mnie dzwoni?”. W większości przypadków nie. Jeśli korzystasz z tradycyjnego przekierowania na numer komórkowy, faktycznie ponosisz koszty. Jednak VoIP daje lepsze rozwiązanie. Można odbierać połączenia przez aplikacje, działające na protokole SIP, całkowicie za darmo.
• Obawy o roaming: w telefonii internetowej nie ma roamingu oraz żadnych innych dodatkowych opłat za korzystanie z numeru za granicą. Dopóki masz dostęp do internetu, Twój wirtualny numer działa tak samo w Warszawie, jak i w hotelu w Tokio. Bez żadnych dopłat.

O ile już jesteście świadomi najczęstszych rodzajów ukrytych opłat, czas omówić coś przyjemniejszego, a dokładnie jak ich uniknąć, wybierając abonament dla firmy.

Jak wybrać dostawcę usług telekomunikacyjnych dla firmy?

Wielu operatorów stosuje ukryte opłaty, ponieważ boi się podać realny koszt swoich usług. Doskonale wiedzą, że łączny koszt pakietu ze wszystkimi dodatkowymi opłatami wyglądałby niekonkurencyjnie.

W Zadarma cenimy uczciwość i transparentność. Zamiast sprzedawać jeden drogi uniwersalny pakiet, dostarczamy elastyczne rozwiązania. Przygotowaliśmy trzy pakiety taryfowe, które dopasowują się do potrzeb firm o każdym rozmiarze: Standardowy, Dla biura oraz Dla firm.

Aby ułatwić wybór, zestawiliśmy nasze główne plany na jednej czytelnej grafice. Sprawdź, który z nich najlepiej odzwierciedla Twoje potrzeby.



Powyżej, oprócz nazw pakietów, znajdziesz imiona Olka, Marka i Anny. To bohaterowie trzech historii, które przygotowaliśmy, aby pokazać działanie naszych usług w praktyce. Jeśli któryś z opisów od razu kojarzy Ci się z Twoją działalnością, śmiało przewiń artykuł bezpośrednio do dedykowanego case study. Nie musisz czytać wszystkiego – szanujemy Twój czas tak samo, jak Twój budżet.

Case 1: Jak wybrać centralę dla firmy z małym budżetem? Historia Olka

Olek (28 lat) dopiero rozpoczynał swoją działalność. Właśnie zarejestrował JDG. Miał świetny pomysł na usługę doradczą, zapał do pracy i… bardzo ograniczony budżet. Olek bojał się jednego: długoterminowych umów. Nie wiedział, czy jego projekt przetrwa rok, czy może zamknie się po trzech miesiącach.

Dla Olka wizyty u dużych operatorów telekomunikacyjnych kończyły się zazwyczaj frustracją. Proponowano mu dwuletnie kontrakty, drogie abonamenty i pakiety minut, których wiedział, że nie wykorzysta.

Centrala była mu potrzebna, aby wyglądać profesjonalnie przed pierwszymi klientami. Potrzebował jednego numeru do celów firmowych oraz podstawowych funkcji jak powitanie oraz poczta głosowa.

Rozwiązanie dla Olka: taryfa Standardowa

Właśnie dla małych firm oraz JDG stworzyliśmy taryfę Standardową. To rozwiązanie podobne do telefonu na kartę. Olek nie podpisywał żadnych długoterminowych umów. Wykupił jedynie wirtualny numer z abonamentem miesięcznym, a za połączenia wychodzące teraz płaci tyle, ile zużyje.

Co z centralą? W Zadarma uruchomił centralę w chmurze za darmo. Warunkiem korzystania jest jedynie doładowanie konta raz na trzy miesiące dowolną kwotą. Środki od doładowań pozostają na koncie, więc Olek może je wydać na przedłużanie numeru lub rozmowy wychodzące. W ramach centrali nasz bohater skonfigurował powitanie i pocztę głosową. Dzięki temu będzie mógł w pełni skupić się na realizacji bieżących zleceń, mając pewność, że żaden telefon od potencjalnego klienta nie zostanie przegapiony.

Jeśli biznes nie wystrzeli – po prostu przestanie doładowywać konto i usługa się wyłączy. Nie dostanie za to żadnej kary, ponieważ nie mamy okresu wypowiedzenia. Sam decydujesz, kiedy chcesz zakończyć współpracę.

Case 2: Jak uporządkować obsługę telefoniczną w przychodni? Historia Marka

Marek (42 lata) prowadził centrum stomatologiczny zatrudniający 10 osób. Jego biznes działał od 5 lat, baza klientów ciągle rosła. Ale nagle przychody zaczęły spadać wraz z opiniami w Google Maps. Recepcja zgłaszała, że ostatnio klienci narzekali, że nie mogli dodzwonić się przez dłuższy czas. Ustalić ile klientów się nie dodzwoniło było trudno: recepcja korzystała ze zwykłych telefonów stacjonarnych, a to nie pozwalało na większą analizę.

System, który sprawnie pracował przez lata, ewidentnie potrzebował modernizacji. Marek szukał alternatyw, ale wszystkie wydawały się zbyt skomplikowane. Dostawcy sugerowali mu bardzo funkcjonalne, ale ciężkie w konfiguracji rozwiązania. Marek zresztą był stomatologiem, a nie inżynierem IT – chciał po prostu, żeby działało.

Rozwiązanie dla Marka: pakiet Dla biura

Dla małego biznesu, takiego jak przychodnia, pakiet Dla biura jest idealnym rozwiązaniem. Zawiera 2000 darmowych minut na połączenia wychodzące, 2 darmowe numery wirtualne oraz szereg przydatnych funkcji, o których opowiadamy poniżej.

Marek otrzymał potężne narzędzie do zarządzania przepływem połaczeń - centralę PBX. W ramach centrali można łatwo skonfigurować menu głosowe oraz scenariusze za pomocą edytora wizualnego - nawet nie informatyk sobie z tym poradzi. W ramach centrali Marek również skonfigurował kolejki połączeń. Teraz pacjent zamiast sygnału zajętości słyszy: „Jesteś drugi w kolejce, prosimy o chwilę cierpliwości”. To drastycznie zmniejsza liczbę straconych klientów. Bardziej szczegółowo o kolejkach połączeń opowiadamy w tym artykule.



Co więcej, w cenie pakietu Marek otrzymuje system Teamsale CRM - kompletnie za darmo. Jeśli będzie chciał korzystać z innego systemu CRM, na przykład specjalnie zaprojektowanego na potrzeby placówek medycznych, też będzie mógł to zrobić.

Dlaczego system CRM jest przydatny? Kiedy dzwoni pacjent, na ekranie komputera recepcjonistki automatycznie wyskakuje jego karta z historią połączeń, informacją o zaplanowanych wizytach oraz notatkami od lekarza. Jeśli dzwoni ktoś nowy, system sam tworzy nowy lead. Nagrywanie rozmów dzieje się w tle i pliki są natychmiast dołączane do karty pacjenta w CRM. Marek wieczorem może zalogować się do systemu, sprawdzić statystyki odebranych i nieodebranych połączeń oraz odsłuchać rozmowy, by poprawić standardy obsługi.

Chaos zamienia się w proces.

Case 3: Telefonia VoIP dla dużych zespołów. Historia Anny

Anna (36 lat) została menedżerką w dużej firmie logistycznej. Pod jej kierownictwo przekazano 20-osobowy zespół spedytorów. Zespół miał średnie wyniki, obsługiwał zaledwie 50 samochodów dziennie. Anna chciała pozyskać więcej klientów, ale pracownicy mówili, że są przeciążeni obecnymi obowiązkami. Anna zaczęła obserwować, co dokładnie robią pracownicy i znalazła problem: oni tracili mnóstwo czasu na „klepanie” danych.

Firma korzystała z CRM Bitrix24, ale używała starej centrali od lokalnego dostawcy. Oczywiście żadnej integracji pomiędzy tymi systemami nie było, więc spedytor musiał ręcznie wybierać numer na telefonie biurowym, a po rozmowie ręcznie wpisywać notatkę do CRM. Anna podjęła decyzję, że to trzeba zmienić. Próbowała ona zadzwonić do operatora centrali i zapytać o możliwość integracji, ale usłyszała niebotyczną cenę za wdrożenie API. Alternatywą była telefonia bezpośrednio od Bitrix, ale ta opcja też przekraczała budżet działu.

Rozwiązanie dla Anny: pakiet Dla firm

Anna potrzebowała rozwiązania dla dużego zespołu z możliwością dzwonienia do wszystkich krajów UE i integracją z jej systemem CRM. Pakiet Dla firm zawiera 4000 minut na połączenia wychodzące oraz 5 numerów wirtualnych. Oprócz tego Zadarma posiada bezpłatną i w pełni funkcjonalną integrację z Bitrix24 (oraz dziesiątkami innych systemów jak HubSpot, Salesforce czy Zoho).

Po przeniesieniu numerów stacjonarnych do naszej sieci, zespół Anny odczuł natychmiastową ulgę. Teraz wystarczy kliknąć numer w CRM i połączenie już jest wykonywane. Każda rozmowa, przychodząca i wychodząca, jest automatycznie logowana w Bitrix24. Co więcej, dzięki funkcji przekierowania do odpowiedzialnego, system rozpoznaje numer klienta, jeśli jest on zapisany w bazie, i przekierowuje go od razu do odpowiedzialnego za jego zlecenia spedytora. Klient nie traci czas na słuchanie menu głosowego, a spedytor nie martwi się, że nie zdąży przechwycić połączenie swojego klienta od kolegi.

Co Anna osiągnęła zmianą operatora? Pełną automatyzację pracy konsultantów oraz zwolnienie czasu na obsługę nowych klientów.

Dlaczego elastyczna centrala telefoniczna to przyszłość nowoczesnego biznesu?

Te trzy historie łączy jeden wspólny mianownik: konieczność dopasowania narzędzi do potrzeb firmy. Tradycyjni operatorzy często próbują sprzedać „kota w worku” – sztywne pakiety, które dobrze wyglądają tylko na papierze.

W Zadarma wierzymy, że to usługi powinny dopasowywać się do biznesu, a nie odwrotnie. Dziś jesteś Olkiem i potrzebujesz tylko numeru. Za kilka miesięcy możesz być Markiem i potrzebować centrali na kilka osób. Za parę lat możesz zarządzać międzynarodową firmą jak Anna. Nasz system rośnie razem z Tobą. Nie każemy Ci płacić za funkcje, których nie używasz, ani za użytkowników, którzy jeszcze nie zostali zatrudnieni. Nie ukrywamy kosztów instalacji czy konfiguracji, bo ich po prostu nie ma.

Czy jesteś gotowy sprawdzić, jak technologia może realnie wesprzeć Twój biznes, a nie tylko wyciągać pieniądze?

Przetestuj system za darmo

Założenie konta w Zadarma trwa kilka minut, nie wymaga doładowania konta na start ani podpisywania umów. Możesz skonfigurować swoją centralę, podłączyć darmowy CRM i wykonać pierwsze testowe połączenia jeszcze dzisiaj. Bez ryzyka, bez zobowiązań.

FAQ

Jakie są najlepsze centrale telefoniczne dla małej firmy?

Dla małych firm oraz JDG najlepsze są systemy VoIP w modelu telefonu na kartę, które nie narzucają długoterminowych umów. Na przykład operator Zadarma oferuje taryfę Standardową, w której płacisz tylko za wirtualny numer oraz faktycznie wykorzystane minuty wychodzące.

Które firmy oferują instalację centrali telefonicznej w Warszawie?

Większość firm przechodzi na centralę PBX w chmurze, która nie wymaga fizycznej instalacji na miejscu. Wystarczy zarejestrować się online u operatora chmurowego (np. Zadarma) i zarządzać systemem z dowolnego miejsca, niezależnie od lokalizacji.

Gdzie kupić centralę telefoniczną z obsługą VoIP?

Centralę telefoniczną w technologii VoIP kupuje się bezpośrednio u operatora świadczącego usługi w chmurze — online. Najlepiej wybrać dostawcę, który oferuje kompleksowy system łączący wirtualny numer, centralę PBX oraz dodatkowe narzędzia, takie jak integracja PBX z CRM, w ramach jednej platformy.

Ile kosztuje numer VoIP?

W telefonii internetowej zazwyczaj obowiązuje stała miesięczna opłata za utrzymanie numeru. Koszt zależy od kraju, rodzaju numeru (stacjonarny lub komórkowy) oraz operatora. Polskie stacjonarne numery VoIP można kupić już od 7 zł miesięcznie w Zadarma.

Jak działa centrala telefoniczna?

Nowoczesna centrala telefoniczna (PBX) działa jak inteligentny router, który zarządza całym ruchem połączeń w firmie. Umożliwia przypisywanie numerów wewnętrznych pracownikom, przekierowywanie połączeń do odpowiednich działów za pomocą IVR oraz tworzenie kolejek oczekujących. Cały system działa w chmurze, dzięki czemu centrala jest dostępna z dowolnego miejsca na świecie, pod warunkiem dostępu do Internetu.