Einführung eines Sprach-KI-Agenten in die Telefonanlage: Beispiele und Anwendungsszenarien

Ein AI-Agent (auch AI Voice Bot genannt) ist ein KI-gestütztes Programm, das Anrufe entgegennehmen und tätigen, natürliche Sprache verstehen und Kundenanfragen beantworten kann. Der Bot wird an eine interne Rufnummer der Telefonanlage angebunden und kann in jeder Phase der Anrufverarbeitung eingesetzt werden – als vollständiger Ersatz für menschliche Mitarbeiter oder als deren Unterstützung. Wann und wie genau der smarte Assistent zum Einsatz kommt, wird durch die Einstellungen der Telefonanlage bestimmt. Unser System ist vollständig anpassbar und kann flexibel an die Anforderungen jedes Unternehmens angepasst werden.

In der Zadarma Cloud PBX ist bereits die Integration mit Sprach-KI-Bots der folgenden Dienste verfügbar (für detaillierte Informationen den Schalter in der Anleitung auf die Position „Telefonanlage ist aktiv“ stellen):

1. VAPI AI,
2. Retell AI,
3. ElevenLabs.

Dies ermöglicht es, intelligente Assistenten schnell ins Team einzubinden und Anrufe gezielt an sie weiterzuleiten.

Kommen wir von der Theorie zur Praxis – im Folgenden zeigen wir, wie ein Sprachbot in verschiedenen Geschäftsbereichen konkret eingesetzt werden kann.

Online-Shops

KI-Agenten helfen Online-Unternehmen, Arbeitsprozesse zu automatisieren, eine gleichbleibend hohe Servicequalität sicherzustellen und mehr Anfragen zu bearbeiten – ganz ohne Personalausbau.

1. Telefonische Bestellannahme

Auch wenn heute viele Menschen das Internet nutzen und ein Großteil der Interaktionen online stattfindet, informieren sich einige Kunden weiterhin über Produkte aus Offline-Quellen und geben ihre Bestellungen telefonisch auf. Für manche ist ein Anruf zudem der schnellste Weg, um Details zu klären und eine Kaufentscheidung zu treffen.

Eingehende Anrufe können an eine interne Nummer mit angebundenem KI-Agenten weitergeleitet werden. Dieser erfragt Informationen zum Produkt und beantwortet Kundenfragen. Anschließend können die Gesprächsinformationen als Gesprächsaufzeichnung oder Text an das Teamsale CRM übermittelt werden, damit sie vom Mitarbeiter weiterverarbeitet werden können.

Wie verbindet man einen Bot mit einer internen Rufnummer der Telefonanlage?

• Gehen Sie in Ihrem Zadarma-Konto zum Bereich Meine PBX→ Interne Nummern.
• Aktivieren Sie in den Einstellungen der internen Nummer den Punkt "Anrufweiterleitung und Voicemail", indem Sie auf "Einstellen" klicken.
• Wählen Sie eine Weiterleitungsbedingung aus, zum Beispiel "Immer aktiv".
• Wählen Sie im Feld "Weiterleiten auf" die Option "Externer Server (SIP-URI)" aus..
• Geben Sie im erscheinenden Feld die Adresse ein: 15551111111server.com, wobei 15551111111 - die virtuelle Nummer und server.com - die SIP URI des Bot-Dienstes ist. Weitere Informationen zur SIP-URI für die Weiterleitung finden Sie im Abschnitt “Eingehende Anrufe in Zadarma einrichten” in der Anleitung des jeweiligen Dienstes.
• Klicken Sie auf "Speichern".

2. Weiterleitung von Anrufen an den Bot zu Spitzenzeiten

Es stehen zwei Möglichkeiten zur Anrufweiterleitung zur Verfügung. Die erste ist die manuelle Weiterleitung über die Standardkombination: # interne Nummer #, z. B. #101#. Die zweite ist die automatische Weiterleitung, indem der Bot als letzter in die Warteschlange für eingehende Anrufe aufgenommen wird. Wenn der Anruf von den vorherigen internen Nummern in der Warteschlange nicht angenommen wird, wird er an den Sprachbot weitergeleitet.

So gehen Anfragen selbst zu Stoßzeiten nicht verloren.

Beauty-Salon

Im Dienstleistungsbereich unterstützt ein KI-Agent dabei, eine durchgehende Verbindung zu den Kunden sicherzustellen und Routineaufgaben zu delegieren.

1. Bestätigung und Terminverschiebung

Die Automatisierung der Rezeption ist in wenigen Minuten möglich. Im Service, in dem der Bot erstellt wird, können Sie eine Liste von Fragen festlegen, eine Wissensdatenbank für den Kontext hinzufügen und Anweisungen zum Kommunikationsstil geben. Anschließend verbinden Sie den KI-Agenten mit einer internen Rufnummer, wählen die Nummernliste für die Anrufe aus, und der Bot erledigt die Arbeit! Mitarbeitende sind daran nicht beteiligt, was Zeit spart und die Belastung der Manager reduziert.

2. Anrufbearbeitung außerhalb der Geschäftszeiten

Die Telefonanlage kann Anrufe, die außerhalb der Geschäftszeiten eingehen, an den KI-Agenten weiterleiten. Erstellen Sie dafür ein zusätzliches Szenario und fügen Sie die interne Nummer des Bots hinzu. Gehen Sie anschließend in den Bereich "Geschäftszeiten" und wählen Sie unter "Außerhalb der Geschäftszeiten aktivieren" das Szenario mit dem Bot aus.

Der Bot kann Anfragen entgegennehmen, verfügbare Dienstleistungen und freie Termine für eine Buchung abfragen. Alle Informationen zum Anruf werden an das CRM-System übermittelt, sodass die Mitarbeitenden sie während der Arbeitszeit einsehen und den Termin im Kalender eintragen können. Das ist eine einfache Möglichkeit, einen 24/7-Service bereitzustellen – ganz ohne zusätzliches Bereitschaftspersonal.

Anwaltskanzlei

Für juristische Unternehmen hilft ein Sprachbot dabei, die Arbeit mit Erstkunden zu vereinfachen und interne Abläufe zu optimieren.

1. Bereitstellung von Auskünften zu Dienstleistungen

Bei Anfragen neuer Kunden kann der Anruf an einen KI-Agenten weitergeleitet werden, der im Gespräch über die Haupttätigkeitsbereiche der Kanzlei, die Bedingungen der Leistungserbringung, den Arbeitsmodus, Fristen sowie Zahlungsmodalitäten informiert. Das hilft, die Anzahl gleichartiger Fragen an das Empfangspersonal zu reduzieren und nicht zielführende Anfragen vorab auszusortieren.

Ein solches Szenario ist besonders praktisch bei hohem Anrufaufkommen. Für die Umsetzung genügt es, die interne Nummer des Bots in das eingehende Anruf-Szenario einzufügen und ein entsprechendes Skript zu hinterlegen.

2. Intelligente Anrufweiterleitung

In der juristischen Praxis ist es entscheidend, bereits in den ersten Minuten das Anliegen des Kunden zu verstehen, um ihn an den passenden Fachanwalt weiterzuleiten. Bei einem eingehenden Anruf beginnt der Bot das Gespräch und stellt eine Reihe typischer Fragen: Er klärt das Thema der Anfrage, die Dringlichkeit sowie das relevante Rechtsgebiet. Basierend auf den erhaltenen Informationen wird der Anruf an einen spezialisierten Juristen weitergeleitet – zusammen mit einer kurzen Zusammenfassung des Dialogs.

Ein solches Szenario ist einfacher einzurichten als herkömmliche Sprachmenüs, und alle Antworten werden in der Gesprächsaufzeichnung gespeichert. Das ermöglicht nicht nur eine schnellere Bearbeitung der Anrufe, sondern sorgt auch für eine präzise Archivierung der Anfragen.

Die Integration von Sprachbots mit der kostenlosen Cloud PBX Zadarma ermöglicht es Unternehmen jeder Branche, die Bearbeitung von Anrufen zu beschleunigen, die Belastung des Teams zu reduzieren und den Service zu verbessern. Wenn Sie die Möglichkeiten moderner KI-Agenten praktisch testen möchten, erstellen Sie einfach eine Telefonanlage in unserem Service und verbinden Sie Ihren ersten Sprachbot in nur wenigen Minuten!