Poczta głosowa - jak odczytywać rozmowy, gdy nie masz czasu ich odsłuchać

Poczta głosowa to jedna z funkcji wirtualnej centrali Zadarma, która może być przydatna zarówno w celach biznesowych, jak i osobistych. Niedawno wprowadziliśmy nową przydatną funkcję - rozpoznawania mowy i przekazywania transkrypcji tekstu do aplikacji - poprzez pocztę głosową lub e-mail.

Przyjrzyjmy się kilku przykładom użycia tej funkcji. Domyślnie poczta głosowa powinna być włączona dla numeru wewnętrznego centrali PBX (Moja centrala /Numery wewnętrzne/Przekierowanie oraz/ Poczta głosowa), a rozpoznawanie rozmów włączone dla wszystkich połączeń. Wszystkie transkrybowane wiadomości głosowe będą również wysyłane na Twój adres e-mail (lub adresy) i do zainstalowanej aplikacji Zadarma (dla Android lub iOS).

Przechodzimy do przykładów

Odrzuć połączenie i odbierz wiadomość głosową w tekście

Przykład:

Bierzesz udział w ważnym spotkaniu, gdy zawsze odbierasz połączenie za pośrednictwem aplikacji. Odrzucasz połączenie w trakcie spotkania, klient jest przekierowany pod zapowiedź głosową proszącą dzwoniącego o pozostawienie wiadomości, a za minutę otrzymasz ją jako wiadomość tekstową na aplikacji.

Jak skonfigurować:

Skonfiguruj warunkowe przekierowanie połączeń na pocztę głosową na swoim numerze wewnętrznym (brak odpowiedzi lub niedostępności) i utwórz wiadomość głosową zapowiedzi przed nagraniem poczty. Na przykład: „Przepraszam, nie mogę teraz rozmawiać, zostaw wiadomość po sygnale”. System może odtworzyć wiadomość z tekstu lub można przesłać własny plik audio. Teraz, jeśli Twoje urządzenie jest wyłączone lub aplikacja jest przełączana w tryb DND lub po prostu odrzucasz połączenie - dzwoniący usłyszy Twoją wiadomość poczty głosowej i dostaniesz tekst tej rozmowy.

Włącz tryb DND i odbieraj wiadomości

Przykład:

Istnieją tysiące przykładów niedostępności w pracy, z których najpopularniejszy to wyjazd na wakacje i nie chcesz, aby w tym czasie przeszkadzały Ci telefony, ale również nie chcesz tracić klientów. Możesz wyłączyć konto w aplikacji i odbierać wiadomości głosowe jako wiadomości tekstowe.

Jak skonfigurować:

Podobnie jak w powyższym przypadku - należy włączyć bezwarunkowe przekierowanie na pocztę na tym numerze wewnętrznym i skonfigurować zapowiedź. Lub warunkowe przekierowanie w połączeniu z trybem DND w aplikacji.

Uwaga: należy pamiętać, jeśli połączenie powinno trafiać jednocześnie do Ciebie i innego pracownika (wszystkie te numery wewnętrzne są uwzględnione w tym samym scenariuszu centrali), to w przypadku odrzucenia połączenia/DND poczta głosowa będzie zawsze przyjmować połączenie, centrala już nie będzie kierować połączenie do innych pracowników.

Poczta głosowa poza godzinami pracy

Przykład:

Poza godzinami pracy Twoi klienci będą mogli zostawić wszelkie sugestie lub poprosić o oddzwonienie. Twoi agenci przeczytają wiadomości w e-mailu lub aplikacji (lub odsłuchają je ze statystyk panelu klienta).

Jak skonfigurować:

Najpierw należy włączyć godziny pracy w centrali PBX. Autoresponder (automatyczna sekretarka) będzie odpowiedzialny za połączenia przychodzące poza godzinami pracy. Także skonfiguruj numer wewnętrzny z pocztą głosową i bezwarunkowym przekierowaniem i przekieruj wszystkie połączenia poprzez automatyczną sekretarkę.

Osobna pozycja menu głosowego do przyjmowania zgłoszeń

Przykład:

Klienci dzwonią do działu handlowego Twojego sklepu i słyszą: Witaj w Hurt-Poland, jeśli chcesz skontaktować się z naszą centralą w Warszawie - wciśnij 1, Kraków - wciśnij 2, Wrocław - wciśnij 3, jeśli chcesz aby zakupić produkcje w swoim mieście - wciśnij 5. Po wciśnięciu 5 klient zostaje przekierowany na pocztę głosową z zapowiedzią: "Po sygnale proszę zostawić wiadomość i podać miasto, w którym chcesz zakupić produkcje, a nasi agenci skontaktują się z Tobą." W ten prosty sposób klient zostawia zgłoszenie, które możesz zobaczyć wraz z numerem telefonu w e-mailu lub w aplikacji.

To tylko dowolny przykład, jak można odbierać wiadomości głosowe za pomocą menu głosowego, w zależności od wymagań firmy można utworzyć inne warunki działania tej funkcji.

Jak skonfigurować:

Utwórz osobny numer wewnętrzny i ustaw bezwarunkowe przekierowanie połączeń na pocztę głosową. Utwórz potrzebną zapowiedź z tekstu lub prześlij plik audio: "Po sygnale proszę zostawić wiadomość i podać miasto, w którym chcesz zakupić produkcje, a nasi agenci skontaktują się z Tobą." i skonfiguruj nowe konto w aplikacji, korzystając z danych tego numeru wewnętrznego. Teraz wszystkie wiadomości będą przychodzić na aplikacje.