Poczta głosowa - jak odczytywać rozmowy, gdy nie masz czasu ich odsłuchać

Poczta głosowa to podstawowa funkcja centrali telefonicznej, która może być przydatna zarówno w celach biznesowych, jak i osobistych. Automatyczna sekretarka zawsze może odebrać połączenie, kiedy nie jesteś dostępny.

Dzięki dodatkowym funkcjom naszego serwisu - rozpoznawaniu mowy i przekazywaniu transkrypcji tekstu do aplikacji, możesz być pewien, że nic Ci nie umknie.

Przyjrzyjmy się kilku przykładom ich użycia. Domyślnie poczta głosowa powinna być włączona dla numeru wewnętrznego centrali PBX (Moja centrala → Numery wewnętrzne → Przekierowanie oraz Poczta głosowa), a rozpoznawanie rozmów włączone dla wszystkich połączeń. Na maila, wskazanego w ustawieniach poczty głosowej, będziesz dostawać załączniki audio oraz transkrybowane wiadomości. Transkrypcje będą również wysyłane do zainstalowanej aplikacji Zadarma (dla Android lub iOS).

Przechodzimy do przykładów.

---

Odrzuć połączenie i odbierz wiadomość głosową w tekście

Przykład:

Bierzesz udział w ważnym spotkaniu, gdy zawsze odbierasz połączenie za pośrednictwem aplikacji. Odrzucasz połączenie w trakcie spotkania, klient jest przekierowany pod zapowiedź głosową proszącą dzwoniącego o pozostawienie wiadomości, a za minutę otrzymasz ją jako wiadomość tekstową na aplikacji.

Jak skonfigurować:

Skonfiguruj warunkowe przekierowanie połączeń na pocztę głosową na swoim numerze wewnętrznym (brak odpowiedzi lub niedostępności) i utwórz wiadomość głosową zapowiedzi przed nagraniem poczty.

Opcje powiadomienia:

• Standardowe - krótki sygnał dźwiękowy,
• Automatycznie nagrać z tekstu - odczytywanie tekstu syntezatorem mowy, z możliwością wybrania języka i głosu,
• Wybierz lub nagraj - w rozwijanym menu po prawej stronie wybierz już załadowany plik audio lub „Wyślij plik”, aby przesłać nowy.

Teraz, jeśli odrzucisz połączenie lub wyłączysz telefon — dzwoniący usłyszy Twoją wiadomość poczty głosowej i dostaniesz tekst tej rozmowy.

Włącz tryb DND i odbieraj wiadomości

Przykład:

Istnieją tysiące przykładów niedostępności w pracy, z których najpopularniejszy to wyjazd na wakacje. Jeśli nie chcesz, aby w tym czasie przeszkadzały Ci telefony, ale również nie chcesz tracić klientów, możesz wyłączyć konto w aplikacji i odbierać wiadomości głosowe jako wiadomości tekstowe.

Jak skonfigurować:

Podobnie jak w powyższym przypadku — należy włączyć bezwarunkowe przekierowanie na pocztę na tym numerze wewnętrznym i skonfigurować zapowiedź. Lub warunkowe przekierowanie w połączeniu z trybem DND w aplikacji.

Żeby włączyć tryb DND w aplikacji, kliknij numer telefonu/ikonkę profilu w lewym górnym rogu.

Uwaga: należy pamiętać, jeśli połączenie powinno trafiać jednocześnie do Ciebie i innego pracownika (wszystkie te numery wewnętrzne są uwzględnione w tym samym scenariuszu centrali), to w przypadku odrzucenia połączenia/DND poczta głosowa będzie zawsze przyjmować połączenie, centrala już nie będzie kierować połączenie do innych pracowników.

Poczta głosowa poza godzinami pracy

Przykład:

Poza godzinami pracy Twoi klienci będą mogli zostawić wszelkie sugestie lub poprosić o oddzwonienie. Twoi agenci przeczytają wiadomości w e-mailu lub aplikacji (lub odsłuchają je ze statystyk panelu klienta).

Jak skonfigurować:

Najpierw należy włączyć godziny pracy w centrali PBX. Przejdź do zakładki „Moja centrala — "Połączenia przychodzące i menu głosowe" włącz opcję „Godziny pracy”, dalej określ godziny. Autoresponder (automatyczna sekretarka) będzie odpowiedzialny za połączenia przychodzące poza godzinami pracy. Także skonfiguruj numer wewnętrzny z pocztą głosową i bezwarunkowym przekierowaniem i przekieruj wszystkie połączenia poprzez automatyczną sekretarkę.

Osobna pozycja menu głosowego do przyjmowania zgłoszeń

Przykład:

Klienci dzwonią do działu handlowego Twojego sklepu i słyszą: Witaj w Hurt-Poland, jeśli chcesz skontaktować się z naszą centralą w Warszawie - wciśnij 1, Kraków - wciśnij 2, Wrocław - wciśnij 3, jeśli chcesz aby zakupić produkcje w swoim mieście - wciśnij 5. Po wciśnięciu 5 klient zostaje przekierowany na pocztę głosową z zapowiedzią: "Po sygnale proszę zostawić wiadomość i podać miasto, w którym chcesz zakupić produkcje, a nasi agenci skontaktują się z Tobą." W ten prosty sposób klient zostawia zgłoszenie, które możesz zobaczyć wraz z numerem telefonu w e-mailu lub w aplikacji.

To tylko dowolny przykład, jak można odbierać wiadomości głosowe za pomocą menu głosowego, w zależności od wymagań firmy można utworzyć inne warunki działania tej funkcji.

Jak skonfigurować:

Utwórz osobny numer wewnętrzny i ustaw bezwarunkowe przekierowanie połączeń na pocztę głosową. Utwórz potrzebną zapowiedź z tekstu lub prześlij plik audio: "Po sygnale proszę zostawić wiadomość i podać miasto, w którym chcesz zakupić produkcje, a nasi agenci skontaktują się z Tobą." i skonfiguruj nowe konto w aplikacji, korzystając z danych tego numeru wewnętrznego. Teraz wszystkie wiadomości będą przychodzić na aplikacje.