Was ist CRM und warum muss es in Telefonie integriert werden?

• Was ist ein CRM?
• Wozu braucht man CRM und die Integration mit Telefonie?
• Weitere Möglichkeiten von CRM
• Warum ist CRM wichtig für Unternehmen?
• Fragen und Antworten

Was ist ein CRM?

Ab zwei Vertriebsmitarbeitern hat jeder so seine eigene Art, Kunden zu verwalten. Und jeder Unternehmer will natürlich wachsen - mehr Umsatz heißt aber auch mehr Kunden, und die müssen ja irgendwie betreut werden. Also braucht man mehr Personal. Und früher oder später kommt dann die Aufteilung in Abteilungen, vielleicht sogar ganze Bereiche. Aber wie behält man da noch den Überblick über jeden Kunden? Wie stellt man sicher, dass keine Bestellung durcheinandergerät oder eine offene Zahlung untergeht? Mit Notizzetteln oder einer Excel-Tabelle kommt man da nicht weit - schon gar nicht, wenn die Mitarbeiter unterschiedliche Zugriffsrechte auf die Daten haben sollen.

Klar, als Chef sehen Sie am Ende die Zahlen - Gewinn oder Verlust. Aber wie viele Anfragen sind eigentlich reingekommen? Wie viele davon sind verloren gegangen, weil ein Rückruf zu spät kam oder der Kontakt einfach im Sande verlief? Und wie viele wurden am Ende tatsächlich zu zahlenden Kunden? Ohne ein System dahinter lässt sich das kaum nachvollziehen. Und was, wenn der Mitarbeiter, der mit bestimmten Kunden zu tun hatte, kündigt oder einfach im Urlaub ist? Woher weiß dann jemand anderes, was vorher schon besprochen und vereinbart wurde? Fehlt die Struktur, entsteht schnell Chaos. Und Chaos ist für ein Unternehmen so ziemlich das Schlechteste, was passieren kann.

Wie lässt sich dieses ganze Kopfzerbrechen vermeiden? Ganz einfach: mit einer CRM-Lösung, richtig eingerichtet und in den Arbeitsalltag integriert.

Dahinter steckt eine Software, mit der Sie den Kontakt zu Ihren Kunden im Griff behalten, Aufgaben an Ihre Mitarbeiter verteilen und deren Erledigung nachverfolgen können. Ob Erstkontakt oder Folgeverkauf - spielt keine Rolle, denn die komplette Historie landet in der jeweiligen Kundenkarte.

Und das ist natürlich längst nicht alles, was drinsteckt.Das System kann noch deutlich mehr leisten - vor allem, wenn man vorher eine Integration mit einer Cloud-Telefonanlage einrichtet.

Funktionen der Integration der Zadarma-Telefonanlage mit gängigen CRM-Systemen

Zadarma bietet für alle gängigen CRM-Systeme kostenlose Integrationen an - und nicht nur für CRM, sondern auch für ERP-Systeme.

Schon in der Standardversion bieten alle offiziellen Integrationen einen umfangreichen Funktionsumfang:

• Anrufe direkt aus dem CRM heraus starten, mit nur einem Klick;
• Bei eingehenden Anrufen erscheint automatisch die passende Kundenkarte;
• Gespräche lassen sich direkt im CRM abhören;
• Vollständige Anrufstatistiken;
• Anrufe werden automatisch an den zuständigen Mitarbeiter weitergeleitet;
• Ruft eine unbekannte Nummer an, wird automatisch ein neuer Lead oder Deal angelegt.

Wozu braucht man CRM und die Integration mit Telefonie?

Zunächst einmal sehen Sie in einer einzigen, übersichtlichen Oberfläche alle Anfragen neuer Kunden - die sogenannten Leads, die vielleicht schon bald einen Deal mit Ihrem Unternehmen abschließen oder etwas kaufen. Kontaktdaten, Geburtstag, Lieblingsfarbe - alles, was Sie für nützlich halten, kann Ihr Mitarbeiter in der Kundenkarte hinterlegen. Ändert sich etwas, reicht es, wenn einer der Mitarbeiter die Info aktualisiert – schon sehen alle anderen den neuesten Stand. Kollegen auf derselben Ebene haben Zugriff auf dieselben Informationen, und so werden Krankheitstage, Urlaub oder sogar eine Kündigung nicht mehr zum Problem für einen guten Service oder zur Zeitverschwendung bei der Suche nach der Wahrheit.

Zweitens sorgen ein praktischer Kalender und Benachrichtigungen dafür, dass Sie nichts vergessen - sei es ein Rückruf, ein vereinbarter Termin oder eine anstehende Aufgabe.

Drittens können Sie Anrufe mit nur einem Klick direkt aus der Kundenkarte heraus starten. Genau dafür braucht es die Integration von CRM und Telefonie. Dabei spielt es keine Rolle, ob Ihr Mitarbeiter im Büro sitzt oder gerade auf Dienstreise ist - er kann sich überall im System anmelden und Anrufe tätigen.

Nach dem Gespräch wird die Aufnahme automatisch in der Kundenkarte hinterlegt. Gleichzeitig lässt sich das Ergebnis des Gesprächs festhalten, ein Deal anlegen, falls einer zustande gekommen ist, oder eine neue Aufgabe für einen Rückruf erstellen, falls später noch einmal nachgefasst werden muss.

Praktisch, oder?

Sobald die Kunden im CRM erfasst und die Infos hinterlegt sind, kann die eigentliche Arbeit losgehen. Für eingehende Anrufe brauchen Sie eine virtuelle Nummer, die Sie ganz einfach über unseren Service einrichten können – ob eine Festnetznummer aus Ihrer Stadt, eine gebührenfreie Nummer oder sogar eine aus einem anderen Land. Zusätzliche Hardware oder spezielle Geräte? Nicht nötig. Ein Headset mit Mikrofon am Computer reicht völlig aus.

Steckt Ihr Unternehmen gerade mitten in der CRM-Einführung, empfehlen wir Ihnen einen Blick auf Teamsale CRM - kostenlos und vollständig mit der Zadarma-Telefonanlage integriert.

Weitere Möglichkeiten von CRM

Ein CRM-System speichert nicht nur die Historie der Kundeninteraktionen, sondern hilft auch dabei: mehr zu verkaufen, keine Kunden zu verlieren und ein wirklich strukturiertes Business aufzubauen.

Zu den wichtigsten Funktionen eines CRM zählen:

• die Kundenkarte – enthält Daten zu Unternehmen und Privatpersonen sowie die komplette Historie aller Anfragen und Deals, sowohl laufende als auch abgeschlossene;
• Integration mit der Telefonie;
• Gesprächsaufzeichnung - Sie können Anrufe direkt im CRM abhören, dafür reicht ein Klick auf die entsprechende Kundenkarte;
• Kalender- und Aufgabenfunktion;
• Import und Export von Kontakten - falls Sie bisher mit Excel-Tabellen gearbeitet haben, lassen sich die Daten problemlos in Ihr System übertragen;
• Anruflisten-Funktion;
• E-Mail-Versand;
• SMS-Versand über eine zentrale SMS-Verwaltung, inklusive SenderID-Registrierung;
• Videokonferenzen.

Ist ein CRM einer Excel-Tabelle überlegen? Die Antwort ist eindeutig: ja. Denn ein CRM ist ein komplettes System mit einer eigenen Logik zur Datenverarbeitung. Schauen wir uns den Vergleich mal genauer an:

Warum ist CRM wichtig für Unternehmen?

All diese Funktionen klingen verlockend, aber wo liegt eigentlich der konkrete Vorteil für Sie als Unternehmer - abgesehen von mehr Umsatz?

Moderne CRM-Systeme geben Ihnen mit nur einem Klick Zugriff auf detaillierte Analysen und eignen sich für Unternehmen mit unterschiedlichsten Budgets. Das bedeutet: Schon von Anfang an erhalten Sie wichtige Daten, die sich nicht nur positiv auf Ihre Verkaufszahlen auswirken, sondern dank Automatisierung auch die Zeit für die manuelle Auswertung deutlich reduzieren. Das mühsame Zusammentragen von Daten aus verschiedenen Quellen entfällt komplett - die wichtigsten Infos sind strukturiert und in Echtzeit einsatzbereit.

Darüber hinaus hilft Ihnen ein CRM dabei, die Gründe für rückläufige Anfragen und abgebrochene Deals besser zu verstehen. Anhand der gesammelten Daten sehen Sie ganz konkret, an welcher Stelle Leads abspringen, welche Einwände bei Kunden am häufigsten auftauchen und welche Mitarbeiter vielleicht noch etwas Schulungsbedarf haben. So lässt sich ein Problem nicht nur erkennen, sondern auch schnellstmöglich beheben.

Zusammengefasst: Ein CRM ist für wirklich jedes Unternehmen sinnvoll, das nicht nur Gewinn erzielen, sondern auch wachsen und sich weiterentwickeln möchte. Und die Integration mit der Telefonie ist dabei ein ebenso wichtiger Baustein, mit dem sich die Arbeit im Vertrieb so praktisch und effizient wie möglich gestalten lässt.

Besonders Inhaber von kleinen und mittleren Unternehmen sollten hier genau hinschauen. Denn die Möglichkeit, einen potenziellen Kunden zu halten und nicht zu verlieren, ist wohl einiges wert.