Centralita virtual con mi número: cómo usar tu número de empresa sin portabilidad

• ¿Qué necesito para usar mi número en una centralita?
• Razones para conectar una línea externa y no portar un número
• ¿Cómo conecto una línea externa a la centralita en Zadarma?
• Ya recibo las llamadas desde mi número, pero ¿cuál se mostrará al hacer las llamadas?
• Un consejo: portar el número es la mejor solución y la más cómoda

Usar una centralita virtual con tu número de empresa es posible sin necesidad de realizar una portabilidad. Muchas empresas llevan años utilizando el mismo número fijo y no quieren cambiarlo para evitar confusiones o tener que avisar a todos sus clientes. Aun así, esto no tiene por qué ser un obstáculo para aprovechar todas las ventajas de una centralita virtual, como la gestión avanzada de llamadas, la movilidad o la atención profesional desde cualquier lugar.

¿Qué necesito para usar mi número en una centralita?

Lo primero que hay que saber es si se puede conectar un número de teléfono tradicional a una centralita virtual. Y la respuesta es sí, se puede siempre y cuando cumplan algunas condiciones.

En realidad, no vamos a tener un servicio 100% VoIP, sino una especie de centralita híbrida, lo que no nos impide aprovechar las características de centralitas virtuales como las de Zadarma. Eso sí, es indispensable que el operador con el que tenemos contratado el teléfono soporte el desvío de llamadas por protocolo SIP. Para saber esta información, lo mejor es contactar con nuestro proveedor de telefonía y consultarlo.

Para usar una centralita virtual con tu número (sin portabilidad) hace falta:

1. Un desvío de llamadas activo. Tu operador actual debe permitir desviar las llamadas entrantes de tu número hacia otro destino. Este desvío es lo que conecta tu número de siempre con la centralita virtual.
2. Acceso SIP. La centralita virtual necesita un punto de entrada para recibir las llamadas, esto puede ser con una conexión SIP o bien un número virtual proporcionado por la centralita.
3. Configuración de la centralita. Una vez que las llamadas llegan a la centralita, puedes configurar como quieres gestionarla: menú IVR, horarios de atención, buzón de voz, etc.
4. Conexión a internet. Aunque tu número siga siendo el mismo, la centralita virtual funciona a través de internet. Por lo que necesitas conexión para atender las llamadas desde apps o softphones.

Razones para conectar una línea externa y no portar un número

Antes de conectar un número, debemos mencionar que si quieres mantener tu número de empresa para usar una centralita virtual, también puedes portarlo a tu proveedor VoIP, igual que cuando cambias de operador. De esta forma integramos completamente el número dentro de la centralita.

Sin embargo, puede existir razones por la que lo quieras conectar de otra forma bien sea porque; aún tienes permanencia con tu operador actual, prefieres probar la centralita virtual antes de hacer un cambio definitivo o directamente tu número es de un país desde el que no es posible hacer una portabilidad. Aquí es cuando optamos por la opción de conectar líneas externas.

Una línea externa es básicamente el enlace de tu número actual y la centralita. Las llamadas que llegan a tu número se desvían hacia esta línea, que actúa como puerta de entrada para que la centralita pueda gestionarlas.

¿Cómo conecto una línea externa a la centralita en Zadarma?

En nuestro soporte técnico recibimos a diario esta consulta, ya que es una duda bastante común entre los usuarios que empiezan a trabajar con una centralita. Para responder a la pregunta, lo primero que hay que hacer es contactar con nuestro operador para que nos facilite algunos datos que nos permitan configurar la rellamada:

• Servidor
• Dominio SIP
• Nombre de usuario
• Contraseña para autenticar la comunicación

En segundo lugar, tenemos que distinguir bien entre canales entrantes y salientes. Por defecto y gratuitamente, en Zadarma tenemos la posibilidad de recibir una llamada entrante simultánea desde el número externo conectado, pero no podremos hacer ninguna saliente con él. Eso sí, podemos ampliar este límite a 3 entrantes y 3 salientes por 5 euros al mes, y hasta 10 entrantes y 10 salientes por 15 euros mensuales. Además, si contamos con una tarifa Microempresa o Empresa para las llamadas, se incluyen 2 y 4 canales entrantes respectivamente.

Aclarado esto, en el caso de Zadarma podemos conectar números de operadores externos a la centralita virtual de forma gratuita. Para ello hay que acceder a "Mi centralita" - "Líneas externas" y pulsar el botón "Crear línea complementaria"

A esa línea le tenemos que dar un nombre, seleccionar la opción que queremos (por defecto y gratuitamente tenemos un canal entrante y 0 salientes, que podemos cambiar) y seleccionar el tipo de conexión "Servidor", de esta forma será Zadarma el que se conectará a la línea y no al revés. Introducimos el resto de datos aportados por el operador y listo.

Si la línea se conecta directamente al servidor de Zadarma será a través del modo "Puerta de enlace"

Con esto, estaría todo conectado para que las llamadas que se hagan al número de siempre se gestionen desde la centralita virtual, aprovechando todas las funciones que esta nos da como la opción de desviar a alguna extensión, grabar las llamadas o conectarlas al CRM.

Ya recibo las llamadas desde mi número, pero ¿cuál se mostrará al hacer las llamadas?

Esta es una de las preguntas más frecuentes, y por ello la destacamos. Dependerá de la configuración que hayamos elegido.

Si sólo tenemos un canal entrante, las llamadas salientes se identificarán con el número virtual de nuestra centralita y no con tu número habitual. En el caso de contar con canales salientes, podrás hacer llamadas mostrando tu número de empresa de siempre.

En resumen, puedes recibir llamadas en tu número sin portarlo, pero para que ese mismo número aparezca al llamar, necesitarás configurar también la salida de llamadas desde la centralita.

Un consejo: portar el número es la mejor solución y la más cómoda

Dejamos para el final este consejo y es que, si no queremos tener muchos problemas y complicaciones, lo mejor es portar tu número de siempre a Zadarma, de esta forma nos olvidamos de los límites de canales entrantes, salientes, etc. Además de tener todos los servicios y posibilidades de la centralita virtual integrados desde el primer minuto.

Es posible pasar tanto líneas fijas como móviles, pero no en todos los países está disponible la opción de portabilidad de líneas móviles de otros proveedores, dependerá del país. En este enlace puedes comprobar en qué países están disponibles las portabilidades. En el caso de que no se pueda portar, la posibilidad de conectarlo como línea externa con lo explicado anteriormente siempre está disponible independientemente del país en cuestión, aunque no se asegura su funcionamiento al cien por cien al tratarse de un operador externo.

En cuanto al coste, la portabilidad a Zadarma es totalmente gratuita si cumples una de estas dos opciones: realizar el pago anticipado de un año de la cuota del número, o bien, contratar una tarifa Microempresa o Empresa (basta con contratarla por un mes). Si no se da ninguna de estas dos condiciones, la portabilidad tiene un coste único de 20 euros.

Y el procedimiento es tan simple como entrar dentro de nuestra cuenta Zadarma – en la que debemos haber puesto los datos: nombre, apellidos y dirección en el apartado "Configuración-Mi perfil". Ahí creamos una solicitud al servicio técnico con los datos completos del solicitante (nombre y apellidos, dirección y número a portar) además de adjuntar una factura del pago del número que queremos pasar a Zadarma.