Пока все дома: как правильно организовать дистанционную работу

Первое время кажется, что удаленка - это что-то невероятно крутое. Вы можете подольше поспать, вам не нужно никуда ехать. Встал, открыл ноутбук в постели - и работай.

Но со временем, многие начинают замечать, что их продуктивность снизилась. И правда - дома столько всего отвлекает от выполнения рабочих задач.

Так как же этого избежать, и сделать всё правильно?

1. Дисциплина.

Первое, к чему нужно привыкнуть при удаленной работе - теперь вокруг вас нет коллег и начальства. Никто не стоит над душой, и не заставляет работать быстрее (больше, активнее).

Вы спокойно можете открыть Youtube и посмотреть ролик, сходить на кухню перекусить, полежать на диване… И всё это в рабочее время.

По этой причине, очень важно составить себе строгое расписание. Распишите все свои задачи, выделите время на обед, несколько минут каждый час на перерыв. И обязательно следуйте разработанному графику.

2. Рабочее место.

Отделите работу от дома. Выберите себе место, которое станет вашим “офисом”. Там должны быть только вещи связанные с работой. Главное, чтобы они все были в одном месте, а не встречались по всему дому.

Таким образом, как только вы будете садиться на своё “рабочее место”, ваша голова будет переходить в режим “на работе” из режима “я дома”, что поможет сосредоточиться на выполнении своих задач.

А после вы сможете вернуться “домой”.

3. Перенесите все в облако

Облачные сервисы - идеальный способ получить весь необходимый функционал и данные в любом месте, в любое время и с любого устройства.

Конечно, в зависимости от компании, в которой вы работаете, у вас может быть свой список необходимых программ, но вам точно понадобятся следующие сервисы:

• Мессенджеры. Мессенджеры и сервисы видеоконференций — наверное, самый необходимый инструмент в режиме удаленки. Продолжайте ежедневные планерки, но уже онлайн. Мессенджеры также помогут в общении с клиентами и в коммуникации между отделами в компании. Для руководителя важно иметь доступ ко всем чатам, что есть в компании - это позволит держать руку на пульсе и моментально реагировать на любые события и изменения.
• Сервисы для управления задачами и проектами. Google задачи, Microsoft To-Do, Todoist, Jira ...Список подобных сервисов исчисляется десятками, выбрать подходящий нужно в зависимости от возможностей и интерфейса. Возможно, вам хватит “задачника” бесплатной ZCRM. Если вы по-прежнему думаете, что задачу можно поставить вслух или в мессенджере и просто ждать ее исполнения, значит ваш бизнес можно лишь пожалеть. Рост требует выполнения десятков задач в сутки. Если в вашей команде больше 5 человек, пользоваться сервисами для управления проектам просто необходимо. Стоит только попробовать.
• Почта, хранение и перенос документов и файлов. С этим отлично справится набор сервисов от компании Google. Gmail для электронной почты, Google Docs для облачного хранения документов, и Google Drive для хранения прочих файлов. К тому же, все они прекрасно работают через браузер, и вам не потребуется ничего устанавливать на свой ПК.
• Телефония. А точнее виртуальная АТС. После установки и настройки вы и ваши сотрудники смогут работать из дома и совершать/принимать звонки так, как будто они находятся в офисе. Понадобится лишь специальное приложение для смартфона или программа для вашего компьютера или ноутбука. Кстати говоря, виртуальная АТС обладает всеми функциями полноценной телефонной системы - от интерактивного голосового меню (IVR) до функции записи разговоров в облако.
• Для создания сделок и ведения истории контактов с клиентами отлично подойдет CRM-система с облачным доступом. Интеграция с офисной АТС позволит вам и вашим сотрудникам совершать звонки клиентам в один клик, планировать задачи и делать многое другое с любого устройства и в любой точке земного шара. А благодаря тому, что все данные хранятся в облаке - вам не нужно беспокоиться об их сохранности. CRM - единая система, доступ к которой есть у всех сотрудников, но при это каждый сотрудник может иметь ограниченный доступ к функционалу или данным. Рекомендуем бесплатную систему ZCRM, уже полностью интегрированную с АТС. Или же вы можете бесплатно интегрировать АТС с популярными CRM или собственными системами.

4. Делайте перерывы.

Для некоторых же наоборот, удаленка кажется более комфортной и они начинают работать больше и эффективнее. Берут на себя много задач, сидят до позднего вечера…

По началу, всё получается и даже приносит удовольствие. Но с течением времени становится всё сложнее заставить себя работать и первоначальный запал куда-то испарился.

Чтобы не допустить такого выгорания — составляйте расписание работы, и устраивайте себе перерывы. Не пытайтесь сделать всё и сразу. Согласно одной из ключевых стратегий тайм-менеджмента технике — Pomodoro — самыми эффективными отрезками работы и отдыха (особенно если вы работаете дома, где много отвлекающих факторов) - отрезки 25 и 5 минут. Восьмичасовой рабочий день делится на 14 таких отрезков. Главная идея заключается в том, что любой отвлекающий фактор может подождать 5-минутного перерыва на отдых.

5. Сделайте то, что не смогли бы в офисе.

Работа дома — отличная возможность сделать всё то, что не получилось бы в офисе. В вашей компании есть дресс-код? А на удаленке вы можете работать в халате и полотенце на голове — и никто вас за это не осудит.

Удаленная работа — отличная возможность показать своим домашним, чем же вы занимаетесь, пока находитесь в офисе. Если у вас есть дети - им точно будет интересно узнать, что же у вас за работа такая.