Как организовать дистанционную работу без лишних затрат

Годы пандемии перевели дистанционную работу из разряда временного решения в новую норму, ведь всё больше людей и руководителей понимают преимущества такого формата работы. Гибкий график, адаптивность, комфортные и понятные условия, отсутствие дресс-кода — всё это привлекает миллионы людей по всему миру. Однако у любого формата есть как преимущества, так и недостатки. Почему всё больше людей выбирают remote-формат, какие особенности имеет работа из дома и как её организовать — разбираем далее.

• Особенности дистанционной работы
• Плюсы дистанционной работы
• Минусы дистанционной работы
• Что нужно для организации рабочего места дома?
• Какие сервисы Zadarma помогут на удалёнке?
• Как не выгореть на дистанционной работе?
• Вопросы и ответы

Особенности дистанционной работы

Работа из дома отличается от офисного формата не только геолокацией, но и имеет определённые психологические особенности, влияющие на самоорганизацию и дисциплину.

Рассмотрим их подробнее:

• место работы — вы можете выбрать дом, любимую кофейню, парк, гостиницу и т.д., главное — наличие стабильного интернета;
• коммуникация — рабочие процессы переходят в цифровой формат: видеоконференции, чаты, совместные документы, таск-менеджеры и т.д.;
• график работы — он обсуждается с руководителем, однако, как правило, основной акцент делается на результат, а не на количество часов, проведённых перед экраном;
• дисциплина и самоорганизация — теперь именно вам нужно контролировать себя и не отвлекаться на просмотр смешного видео или статьи о Римской империи. Заранее планируйте свой рабочий день, помните о дедлайнах, контролируйте нагрузку и соблюдайте гигиену рабочего места;
• размывание границ между работой и домом — поначалу сложно переключиться и «выключить» рабочий режим или, наоборот, настроиться на продуктивный день. Поэтому важно установить чёткие границы;

При выборе оптимального формата работы мы советуем взвесить все «за» и «против» и принять осознанное решение, которое наилучшим образом повлияет на ваше развитие как сотрудника и принесёт свои плоды в виде бонусов в конце месяца.

Плюсы дистанционной работы:

• экономия времени — освобождается до нескольких часов в день только потому, что вам не нужно тратить время на сборы и дорогу;
• самоорганизация — вы работаете в собственном темпе, без ощущения, что за вами постоянно наблюдают;
• комфорт — правильная организация рабочего места, приятная атмосфера, любимый цветок или домашний питомец — всё это положительно влияет на эмоциональное состояние и снижает уровень стресса во время работы;
• меньше фонового шума — вам не нужно слушать стук клавиатуры коллеги или становиться свидетелем чужих сплетен, разговоры на заднем плане не отвлекают и не создают поводов для беспокойства. В одиночестве нервная система меньше истощается.

Минусы дистанционной работы:

• меньше живого общения — иногда возможность посплетничать становится своеобразной терапией и помогает укреплять командные связи. Поэтому важно находить время для друзей вне работы и восполнять этот ресурс;
• размывание границ — переутомление возникает из-за невозможности сменить обстановку: вы работаете, живёте, отдыхаете — и всё это в одном месте. Мы советуем иметь хобби, заниматься спортом или хотя бы выходить на 15-минутную прогулку;
• самодисциплина — порой трудно объяснить себе, почему не стоит прокрастинировать и зачем нужен режим дня.

Если вы решили, что работа вне офиса — лучший вариант для вас, возникает логичный вопрос:

Что нужно для организации рабочего места дома?

Главное, что вам нужно - это вы и ваше желание работать. Помимо очевидного - ноутбука и интернета - рассмотрим менее очевидные моменты, которые помогут качественно организовать рабочее место и положительно повлияют на вашу адаптацию и результаты.

Постоянная коммуникация и доступ к информации — основа дистанционной работы. Мы уже рассказывали про топ-10 решений для бизнеса, но хотели бы ещё раз подчеркнуть, на что стоит обратить внимание.

Основные сервисы, которые пригодятся вам:

Zadarma - IP-телефония, которая поможет сократить расходы на телефонные звонки, настроить бесплатную интеграцию с другими сервисами и получать аналитику и записи разговоров в удобном интерфейсе;

Zoom, Google Meet, Slack, Microsoft Teams - все эти сервисы упрощают общение в команде. Список интеграций с Zadarma вы найдёте по этой ссылке.

Сервисы для управления задачами и проектами. Google Задачи, Microsoft To-Do, Todoist, Jira... Список подобных решений насчитывает десятки сервисов, и выбирать подходящий стоит исходя из возможностей и удобства интерфейса. Возможно, вам будет достаточно встроенного менеджера задач в бесплатной Teamsale CRM. Если в вашей команде более 5 человек, использование сервисов для управления проектами становится практически необходимостью. Стоит лишь попробовать.

Позаботьтесь о собственной цифровой безопасности: используйте сложные пароли, двухфакторную аутентификацию, блокируйте экран, если отходите от рабочего места, и делайте резервные копии важных документов.

Введите определённые правила коммуникации: какие задачи являются приоритетными, когда можно созвониться, а какие вопросы можно решить без звонка. Полезно использовать статусы в приложениях: «не беспокоить», «активен», «офлайн», «обеденный перерыв» — это поможет сократить количество лишних сообщений.

Поддерживайте регулярную обратную связь с руководством: сообщайте о процессах, которые не работают или мешают, предлагайте собственные решения и идеи, чтобы не «выпадать» из команды.

Какие сервисы Zadarma помогут на удалёнке?

Ранее мы уже рассмотрели основные сложности, с которыми сталкиваются сотрудники во время работы вне офиса. Как снизить стресс и нагрузку, не теряя при этом эффективности и продуктивности? В офисе многие вопросы можно обсудить лично, а на удалёнке все договорённости и обсуждения переходят в онлайн. Любой рутинный процесс должен быть автоматизирован. Бесплатная Teamsale CRM от Zadarma — это инструмент, который позволяет оставаться вовлечённым в рабочие процессы, где бы вы ни находились. Благодаря этой системе вы сможете комплексно решить вопросы внутренней коммуникации и взаимодействия с клиентами. Рассмотрим подробнее, какие функции окажутся особенно полезными.

В первую очередь это клиентская база. История взаимодействий как с новыми, так и с постоянными клиентами хранится в одном интерфейсе: подробная информация о каждом доступна в карточке клиента. Кроме того, вы сможете звонить в один клик и не тратить драгоценное время.

Помимо управления работой с клиентами, вы сможете контролировать работу сотрудников благодаря удобным фильтрам, настройкам доступа и ограничениям для команды.

Календарь поддерживает три формата отображения: день, неделя и месяц. Если вы уже используете Google Calendar, можно настроить двустороннюю синхронизацию, благодаря которой изменения будут автоматически отображаться как в Teamsale, так и в Google Календаре.

Также доступна отдельная вкладка «Задачи», где в виде списка или канбан-доски наглядно отображается прогресс текущих и будущих задач каждого менеджера.

Аналитика сделок: графики количества сделок, показатели прибыльности и воронка продаж — всё на одной странице в понятном формате. Достаточно выбрать нужный период и проанализировать полученные данные.

В Teamsale вы можете принимать и отправлять письма благодаря интеграции с популярными почтовыми сервисами, например Gmail.

Возникает логичный вопрос: почему всё это бесплатно? Многие наши продукты предоставляются бесплатно для расширения охвата среди бизнес-клиентов. Вы можете лично убедиться в их эффективности на практике.

Как не выгореть на дистанционной работе?

К сожалению, выгорание — распространённое явление среди фрилансеров, поскольку границы рабочего графика стираются, и всё больше времени мы продолжаем жить работой, фоном решая задачи, а иногда и подключаясь, чтобы «быстренько проверить» что-то важное. Крайне важно начинать и заканчивать работу в одно и то же время и не отвечать на запросы вне этих часов.

Установите для себя запрет на «ещё чуть-чуть» — мозг должен понимать, когда рабочий день закончился.

Не работайте с кровати. Наоборот, создайте постоянное рабочее место со всеми необходимыми атрибутами: столом, удобным креслом с поддержкой спины, хорошим освещением и т.д. Главное, чтобы вас ничего не отвлекало на фоне: стирка, звуки кухни или детские игрушки. После окончания работы вы должны физически покидать это место и переходить в «домашнюю зону».

Не зря существует понятие гигиены рабочего места. Ваш главный регулятор комфорта — это вы сами. Делайте перерывы или короткую разминку каждый час, проветривайте помещение, поддерживайте водный баланс и не забывайте об обеде. Отключайте лишние уведомления и помните о важности психологической разгрузки после работы: короткая прогулка в магазин или по парку поможет переключиться, сохранить физическую активность и почувствовать завершение рабочего дня. Для психики чрезвычайно важна смена обстановки.

Соблюдая эти несложные правила, вы сможете сделать дистанционную работу не изматывающей, а значительно более комфортной, чем офисный формат.