Cómo seguir atendiendo a tus clientes desde casa con un número fijo de empresa mientras estás en cuarentena

La crisis del coronavirus se está convirtiendo en toda una prueba de estrés para las empresas, sobre todo las más pequeñas y las que más están en contacto con el público. Muchas de ellas atienden desde su oficina el teléfono fijo con el que reciben pedidos y gestionan su día a día.

El necesario confinamiento que está sucediendo estos días es un torpedo a la línea de flotación de estos negocios que tienen que echar el cierre y no pueden atender, por ejemplo, los pedidos que le podrían hacer sus clientes todos los días sin necesidad de abrir la puerta. Lo que sería un salvavidas para su negocio.

¿Qué solución puede haber? Un número virtual

Evidentemente, siempre se puede poner el teléfono móvil como forma de contacto, pero ¿queremos mezclar así la vida personal y laboral? Y, además, si somos varios en el negocio, habrá solo uno que, desde su casa, será el que tiene que atender todas las llamadas. Un estrés que hay que sumarlo al de estar encerrado, cuidar de los más pequeños si los hay, la preocupación económica, etc.

Otra opción es desviar el fijo de la oficina a otro fijo y móvil, lo que causa el mismo problema que antes hemos comentado y, encima, nos costará dinero ya que cada llamada redirigida nos la va a cobrar nuestro operador, a tenor de la tarifa que se incluya en cada contrato.

La solución más interesante que ahora permite la telefonía IP es la de contratar un número virtual. Este se presenta a los clientes como un número fijo totalmente normal y, es más, se puede elegir que pertenezca a la zona donde vivimos para que el prefijo sea también familiar a los usuarios.

Para poder atenderlo, debemos configurar una centralita virtual gratuita – porque estamos pensando en una solución que nos ahorre dinero, que ya bastantes problemas hay estos días -, que nos permitirá recibir las llamadas en cualquier móvil, Tablet u ordenador, sólo con tenerlo conectado a Internet y una simple aplicación. De hecho, podemos crear cosas como un menú para reenviar la llamada a diferentes extensiones, grabar las llamadas que recibimos y conocer los datos estadísticos de quien las ha contestado, cuanto tiempo han durado, etc.

 ¿Cómo dar a conocer este número a los clientes?

Evidentemente, hay que hacer un poco de “campaña” para que todo el que nos quiera contactar encuentre primero este nuevo número virtual y no el fijo de siempre. Si tenemos un simple comercio a pie de calle, hay que colocar un aviso bien claro en el escaparate, pero claro, con toda la gente en su casa y todo cerrado, pocas personas irán a buscarnos a nuestro local.

Es por ello que el “escaparate” más importante es el virtual, el de nuestra página web. Hay que preocuparse de que, en la home, pongamos un aviso llamativo que informe del nuevo número, al que podemos añadirle un widget de llamadas. Con este botón, directamente, cualquier persona con solo hacer click nos hará una llamada que recibiremos como si fuera de este número virtual.

Por otra parte, si contamos con datos de contacto de nuestros clientes como una base de datos de correos electrónicos a los que podemos enviar información, no vendría mal hacer una pequeña campaña de mailing.

Finalmente, es probable que tengamos una libreta de números de teléfono y claro, si tenemos que llamarlos desde un móvil para decir que nos llamen a un fijo… lo más probable es que guarden el móvil con el que les hemos llamado.

Para hacer más fácil y barata esta situación, mientras dure la cuarentena, Zadarma regala 50% de la tarifa MICROEMPRESA y un 50% de descuento el precio de los números virtuales para 6 meses, que pasara a costar 0.90€ al mes, con llamadas entrantes (en aplicación) gratuitas. Esto hace que podamos llamar a todos nuestros clientes y en el identificador de llamadas aparezca este nuevo número fijo virtual para que se lo guarden durante estos días.

¿Qué hago con el número virtual si luego no lo quiero?

Es probable que, al terminar la cuarentena, si nunca se han probado los servicios de una centralita virtual, y dado que nos va a costar menos de un euro al mes atender las llamadas de nuestros clientes, no queramos dar de baja este servicio.

Pero de ser así, nuestra recomendación es dejar una locución en el mensaje de bienvenida del número virtual, indicando qué día dejará de estar disponible, y mientras tanto, volver a hacer una campaña de información a los clientes para que vuelvan a utilizar los antiguos números de contacto. Por parte de Zadarma, no hay permanencia alguna por lo que se puede dar de baja en cualquier momento.