Как работает виртуальная АТС?

За 5 минут, не вставая из мягких кресел, мы установили и настроили виртуальную АТС. Об этом и хотелось бы рассказать на примере установки бесплатной АТС Zadarma.

Зачем нужна и как работает АТС?

В большинстве офисов, куда вы звоните, вас, скорее всего, встретит автоматическое приветствие. Потом трубку возьмет оператор и переведет звонок на нужного сотрудника. Не факт, что сотрудник в это время в офисе, он может быть и в Новосибирске и в Праге, но вас с ним соединят быстро и незаметно. При этом не обязательно наличие девушки-оператора, да и вообще офиса.

Хотите и свою работу организовать также? Ничего сложного, ниже схема описывающая работу АТС.

Кажется сложным? Бояться не стоит! Все, что на схеме, кроме Вас самих, может быть виртуальным, но работать вполне реально. АТС мы подключили и настроили за 5 минут.

Запуск АТС можно выполнить всего за 4 шага:

Зарегистрироваться и пополнить счет;
Выбрать и купить номер;
Включить АТС и пройти мастер настройки;
Скачать и настроить клиентскую программу на свой компьютер/телефон.

И пятым, необязательным шагом, будет настройка всяческих «бантиков» вроде голосового меню, автосекретаря, записи звонков, конференции и факса.

Начнем установку АТС:

1) Регистрация и пополнение счета: 5 минут

Для начала, просто регистрируемся на сайте. Для первого тарифа вполне подойдет «Стандарт». Он посекундный, с бесплатными минутами, и его всегда можно сменить на другой. Если звоните много можно рассмотреть тарифные пакеты АТС, с уже включенными виртуальными номерами и исходящими минутами на разные на направления.

После регистрации заходим в личный кабинет. Проверяем связь тестовым звонком, и пополняем счет. Я пополнял счет картой на $10. Этого хватило на 2 номера и звонки на первое время. Всё это заняло у меня несколько секунд.

2) Выбор и покупка номеров – 4 минуты

Вначале стоит прицениться, для этого откроем полный список номеров. Моему другу нужен традиционный номер в Москве (код 499), плюс номер в Нью-Йорке. Прямой номер в США зарегистрировался мгновенно. Для Москвы я загрузил скан паспорта и выбрал номер. Заказ готов, номер в Москве подключат в течение дня, после проверки документов.

3) Включение и настройка АТС – 3-5 минут

Нажимаем кнопку “Создать АТС” в личном кабинете, в блоке “Бесплатная АТС” справа.

После нажатия попадаем в «Мастер настройки».

Опишем его подробнее и по шагам:

Первый шаг:

Количество сотрудников. Сколько внутренних номеров нам нужно? В нашем случае хватило трех (не нужно создавать номера “с запасом”. Вы сможете изменить их количество в любой момент).

Включить запись разговоров для всех. Все звонки ваших сотрудников будут автоматически записываться. Позже вы сможете настроить автоматическую отправку записей на свою электронную почту либо в облако, чтобы прослушивать записи из интерфейса личного кабинета или в CRM-системе.

Создать бесплатную ZCRM. Если вам необходима CRM система, то вы можете поставить галочку тут. Наша CRM работает из браузера, обладает всеми необходимыми функциями и вообще делает взаимодействие с клиентами гораздо удобнее. Подробнее - тут.

Нажимаем “Дальше”.

Второй шаг:

Перед вами меню “Входящие звонки”. Какие настройки вы можете указать тут?

Входящие звонки в АТС будут идти:

Сразу на внутренние номера сотрудников. Тут все просто. Все входящие звонки АТС будет сразу перенаправлять на сотрудников.

Сначала на голосовое приветствие “Здравствуйте, вы позвонили…”, а потом на сотрудников. Хотите познакомить клиентов со своей компанией еще до разговора? У вас есть отличная возможность сделать это с помощью автоматического информатора. Можете написать текст, и он будет зачитан автоматически. А можете загрузить уже готовый файл с приветствием.

На голосовое меню “Для связи с менеджером нажмите…” Функция не обязательная, но очень крутая. Если меню установить хочется, а звукового файла с голосом под рукой нет - не беда! Выбираем “Автоматически начитать текст”, и запись будет создана автоматически. Я написал для примера: «Добро пожаловать к Игорю и партнеру. Нажмите 1-для связи с Игорем, 2-для связи с партнером, 3-факс». Вписал текст, нажал «Начитать» и все — текст начитан и приветствие включено!

Нажимаем “Дальше”!

Шаг третий (и необязательный):

Если вы выбрали “голосовое меню”, то следующим шагом будет его настройка.

Сценарии (так в виртуальной АТС Zadarma называются пункты меню) будут созданы автоматически, в том количестве, которое вы указали в прошлом пункте. Вариант “Без нажатия” тоже будет создан сразу.

Теперь осталось только описать их работу.

У меня будет внутренний номер 100, а у партнера 101. Тогда для сценария «Кнопка 1» я ставлю в разделе «Первым звонить» мой номер — 100. Если вдруг не беру трубку, пускай звонит партнеру, его вписываем в разделе «Вторым звонить». Также делаем для меню «Кнопка 2»: в «Первым звонить» ставим партнера – 101, а если не возьмет трубку, то меня — 100, но я не люблю получать его звонки, потому задержку увеличиваем до 30 секунд. Меню «Не нажали» настрою точно так же, как и меню «Кнопка 1».

Поздравляем, вы настроили АТС! Жмем «Завершить» и подключаем к АТС телефоны.

4) Загрузка и настройка программ на компьютер и телефон – 3 минуты

Для примера будем принимать звонки на телефон Android, а партнер — на ноутбук под Windows. Для себя устанавливаем программу Zadarma для Android. Вводим логин и пароль внутреннего номера (раздел Моя АТС-Внутренние номера) - звоним и принимаем звонки. Внутри приложения (на Zadarma под IOS в том числе) кроме основных функций можно устанавливать переадресацию и менять CallerID.

Соответственно для работы с iOS также советуем использовать программу Zadarma.

Для Windows рекомендуем установить наше фирменное приложение, на странице также доступна инструкция по настройке.

А еще можно не устанавливать специальные программы, а просто звонить и принимать звонки через встроенный веб-телефон ZCRM.

«Бантики» (дополнительные функции) – 5 минут

Подключить номера в Москве и Нью-Йорке? Поставить голосовое приветствие? Это уже здорово, и в большинстве случаев на этом все и заканчивается. Но виртуальная АТС Zadarma позволяет получить значительно большее количество «красивых» и удобных функций. Почему бы не обратить внимание на них?

Установка CallerID (АОН). Приобретя новый «красивый» московский номер, вы, естественно, захотите, чтобы он отображался у тех, кому звоните. Так как покупали первым номер в США, его CallerID установился по умолчанию, но это легко изменить. В разделе «SIP настройки» задаются параметры внешней SIP линии, в том числе CallerID, отправляемый при исходящих звонках. Можно использовать CallerID и внешнего номера, если его подтвердить в вашем профайле.

Условная переадресация. Моя любимая функция. Часто езжу, но не хочу пропускать звонки. 3G интернет не всегда использую из-за неидеального покрытия. В настройках внутреннего номера ставлю галочку «Переадресация», выбираю «Нет ответа, недоступен» и ввожу свой сотовый. В настройках Android SIP-клиента установил работу только через WiFi. Теперь, как только выхожу на улицу, звонки приходят на мобильный, а, когда возвращаюсь домой или на работу, приходят по SIP. Главное – ни одного пропущенного звонка.

Прием звонков по номеру звонящего. Обучить тещу моего партнера нажимать «2» при звонке на наш номер довольно сложно, а мне каждый раз с ней общаться и переводить звонок не хочется. Есть простой выход: в настройках входящих звонков открываю сценарий «Партнер», ставлю галочку «Срабатывать при звонках с номеров» и ввожу номер его тещи. Все, теперь все её звонки пойдут напрямую партнеру, без голосового меню.

Автоматический факс. На практике факс сейчас нужен мало кому, но почему-бы его не оставить? Красивое дополнение, и бесплатно. Т.к. мы уже создали сценарий для факса (кнопка 3), нужно только открыть этот сценарий и добавить внутренний номер «50» в списке. Все факсы будут приходить на регистрационный email.

Часы работы. Хочется принимать все звонки, но только в рабочее время. В остальное время всех отправим на автоответчик. Задать часы работы можно в настройках входящих звонков АТС. Задаем дни, часы работы, и текст, который будет звучать в нерабочее время (проверить и задать свой часовой пояс можно в настройках профайла). Для автоответчика нужно создать сценарий «Автоответчик» и в нем задать свободный внутренний номер 102. В настройках внутреннего номера 102 задаем переадресацию всех звонков на голосовую почту.

Запись разговоров. Если нужно записывать разговоры, включаем в настройках внутреннего номера галочку «Запись разговоров». Записи будут отправляться на указанный e-mail ящик.

Мелодия ожидания. Для любителей музыки можно загрузить и установить любую мелодию ожидания во время перевода звонка. Сделать это можно в настройках входящих звонков.

Конференция. В АТС Zadarma для каждого доступна бесплатная система конференц связи. Создать конференцию очень просто: во время разговора нажмите 000 и введите номер телефона того, кого хотите пригласить в разговор. После чего, подтвердите нажатием #.

Выглядеть это будет так:

000_номер того, кого добавить в конференцию_#

После того, как новый абонент добавлен, можно добавить следующего.

Пригласить можно любой номер (формат номера как при обычном звонке из АТС, например 00084951111111#).

Максимальное количество участников конференции - 30

Максимальная длительность конференции - 2 часа.

После создания конференция будет существовать, если в ней останется больше одного участника.

Дополнительная внешняя линия. Новая виртуальная АТС находится не в вакууме, может быть старый номер, звонки на который также нужно принимать. Что делать в этом случае? Все просто, подключаем его как «дополнительную внешнюю линию». Если старый номер приходил медью, придется поставить SIP шлюз с FXO портом, включить на сайте линию в режим «шлюз» и задать в шлюз настройки с сайта. А если старый номер уже работал по SIP, то все просто: достаточно включить линию в режиме «сервер» и задать настройки номера, АТС сама подключится к серверу и примет звонки на этот номер.

В данной статье описаны только основные функции АТС Zadarma. В АТС постоянно добавляются новые и удобные функции, которые можно увидеть в меню настройки АТС.

Подключить бесплатную АТС