Настраиваем АТС за 5 минут

За 5 минут, не вставая из мягких кресел, мы установили и настроили виртуальную АТС. Об этом и хотелось бы рассказать на примере установки бесплатной АТС Zadarma.

Зачем нужна и как работает АТС?

В большинстве офисов, куда вы звоните, вас, скорее всего, встретит автоматическое приветствие. Потом трубку возьмет оператор и переведет звонок на нужного сотрудника. Не факт, что сотрудник в это время в офисе, он может быть и в Новосибирске и в Праге, но вас с ним соединят быстро и незаметно. При этом не обязательно наличие девушки-оператора, да и вообще офиса.

Хотите и свою работу организовать также? Ничего сложного, ниже схема описывающая работу АТС.

Кажется сложным? Бояться не стоит! Все, что на схеме, кроме Вас самих, может быть виртуальным, но работать вполне реально. АТС мы подключили и настроили за 5 минут.

Запуск АТС можно выполнить всего за 4 шага:

1. Зарегистрироваться и пополнить счет;
2. Выбрать и купить номер;
3. Включить АТС и пройти мастер настройки;
4. Скачать и настроить клиентскую программу на свой компьютер/телефон.

И пятым, необязательным шагом, будет настройка всяческих «бантиков» вроде голосового меню, автосекретаря, записи звонков, конференции и факса.

Начнем установку АТС:

1) Регистрация и пополнение счета: 5 минут

Для начала, просто регистрируемся на сайте. Для первого тарифа вполне подойдет «Стандарт». Он посекундный, с бесплатными минутами, и его всегда можно сменить на другой. Если звоните много можно рассмотреть тарифные пакеты АТС, с уже включенными виртуальными номерами и исходящими минутами на разные на направления.

После регистрации заходим в личный кабинет. Проверяем связь тестовым звонком, и пополняем счет. Я пополнял счет картой на $10. Этого хватило на 2 номера и звонки на первое время. Всё это заняло у меня несколько секунд.

2) Выбор и покупка номеров – 4 минуты

Вначале стоит прицениться, для этого откроем полный список номеров. Моему другу нужен традиционный номер в Москве (код 499), плюс номер в Нью-Йорке. Прямой номер в США зарегистрировался мгновенно. Для Москвы я загрузил скан паспорта и выбрал номер. Заказ готов, номер в Москве подключат в течение дня, после проверки документов.

3) Включение и настройка АТС – 3-5 минут

Нажимаем кнопку “Создать АТС” в личном кабинете, в блоке “Бесплатная АТС” справа.

После нажатия попадаем в «Мастер настройки».

Опишем его подробнее и по шагам:

• Первый шаг:

На главном экране, в блоке “Бесплатная АТС” нажмите кнопку создать. Перед вами появится Мастер настройки.

На первом шаге необходимо указать количество сотрудников, которые будут работать со звонками. Каждому из них будет присвоен свой внутренний трехзначный номер, необходимый для работы маршрутизации звонков.

Необязательно создавать номера “с запасом”, вы в любой момент сможете добавить необходимое количество впоследствии.

Здесь же не забудьте отметить галочкой “включить запись разговоров для всех” и создайте CRM систему, если необходимо.

• Второй шаг:

На втором шаге настройки необходимо задать сценарий, который будет срабатывать при поступлении входящего вызова. Вам будет доступно три варианта:

1. Звонки будут напрямую попадать к сотрудникам;
2. Сначала будет воспроизводиться автоматическое голосовое приветствие, а затем звонок попадет на сотрудников;
3. Сначала будет воспроизводиться интерактивное голосовое меню, затем, в зависимости от выбора пользователя, звонок будет попадать на сотрудника.

При выборе двух последних вариантов вам будет доступен выбор – загрузить уже готовую запись голоса, или сгенерировать ее автоматически из текста.

Как настроить интерактивное голосовое меню?

Для управления этими настройками перейдите в личном кабинете в раздел “Моя АТС” и выберите “Входящие звонки и голосовое меню”.

Перед вами будет список из всех ваших сценариев.

Каждый сценарий срабатывает при определенном условии. Например, при нажатии пользователем цифры “1” или при звонке с определенного номера.

Кстати, интерактивное меню может быть представлено и несколькими уровнями. Например, сначала ваш клиент выбирает язык, нажимая на любую кнопку, а после вы предоставляете ему выбор отделов или сотрудников. Голосовое меню может быть любой глубины и каждый сценарий так же легко настраивается в соответствующем разделе. Удобнее (и нагляднее) всего “проектировать” схему своей АТС можно в специальном визуальном редакторе, ссылка на который находится внизу страницы.

Здесь вы визуально видите возможные сценарии поведения пользователя и пути звонка. При необходимости здесь же вы можете отредактировать схему, добавив в нее новые уровни меню и сценарии.

Подробнее о том, как работать с редактором и настройками голосового меню вы можете прочитать в инструкции на сайте.

Как загрузить и настроить программы для звонков?

Приложения для звонков доступны на все актуальные платформы. Ссылки на них можно найти в этом разделе.

После установки и запуска необходимо указать логин и пароль, который можно найти в личном кабинете, в разделе “Моя АТС”, меню “Внутренние номера”. С каждого внутреннего номера вам будет необходимо взять данные – сервер, логин и пароль.

Для каждого приложения/устройства необходим отдельный внутренний номер.

Также можно принимать звонки не только с помощью отдельного приложения, но и с помощью веб-телефона в ZCRM или плагина для браузера Chrome.

Что еще можно настроить с помощью виртуальной АТС?

Рабочее время и автоответчик

Чтобы принимать звонки только в рабочее время, на странице "Моя АТС- Входящие звонки и голосовое меню" включите опцию "Рабочее время", отметьте галочками ваши рабочие дни и укажите рабочее время.

Во вкладке праздники вы можете автоматически добавить нерабочие праздничные дни нужной страны. Также можно добавить обеденный перерыв.

Все звонки, которые поступают к вам во вне рабочее время можно отправлять на отдельного сотрудника или автоответчик (голосовую почту). Для этого в разделе "Рабочее время" внизу блока нужно выбрать вариант "В нерабочее время будет срабатывать Автоответчик".

Запись разговоров.

Вы можете включить запись разговоров на одном или нескольких внутренних номерах АТС. Записи отправляются по почте или хранятся в облаке (на нашем сервере).

Бесплатно можно производить запись разговоров на трех внутренних номерах (в тарифных планах “Офис” на 8 номерах, а тарифных планах “Корпорация” на 20 номерах).

Размер бесплатного облачного хранилища - 200 мегабайт для тарифа “Стандарт”, 2 ГБ для тарифного пакета “Офис” и 5 ГБ для тарифного пакета “Корпорация” (более 250 часов разговоров).

Записи, сохраненные в облако, можно прослушать в разделе «Моя АТС» - «Статистика и графики» либо выгрузить с помощью API. После отключения записи разговоров, записи удаляются из облака через 180 дней.

Включить запись разговоров вы можете на странице «Моя АТС» - «Внутренние номера».

Создание конференции.

Во время разговора между внутренними номерами АТС, абоненты могут использовать команду 000 - создание конференции.

После ввода 000 нужно ввести номер телефона абонента C и подтвердить кнопкой # например 000102#

Во время добавления абонент B услышит музыку, абоненты A и C могут разговаривать:

# - подтвердить добавление абонента C (во время разговора с ним)

* - отклонить абонента C и вернутся к разговору с абонентом B или в конференцию

*# - вернутся к абоненту B или в конференцию

Когда номер C добавлен, можно еще раз набрать 000 и добавить следующего участника, при этом разговор существующих будет продолжен. После создания конференция будет существовать, если в ней останется больше одного участника.

Абонентом C может быть любой номер (формат номера как при обычном звонке из АТС, например 00084951111111#).

Подробнее о том, как работать с настройками АТС вы можете узнать в соответствующей статье.

Подключить бесплатную АТС