Zadarma + FELG Dent: nowoczesna komunikacja w gabinecie stomatologicznym

• Czym jest FELG Dent?
• Czym jest telefonia VoIP i jakie ma funkcje?
• Zalety integracji Zadarma z FELG Dent
• Korzyści biznesowe naszego rozwiązania
• Ile to kosztuje?
• Jak uruchomić integrację w 3 krokach
• Podsumowanie
• FAQ

Szukając oprogramowania do zarządzania gabinetem stomatologicznym, prędzej czy później trafia się na FELG Dent – chmurowy system, z którego korzysta już ponad 16 000 lekarzy w Polsce. Przeglądając jego funkcje, można natknąć się na wzmiankę o integracji z telefonią VoIP. Dla osoby, która dopiero rozważa wdrożenie systemu, to pojęcie często brzmi enigmatycznie – nie do końca wiadomo, co to właściwie oznacza i po co jest potrzebne. W tym artykule wyjaśniamy, czym jest FELG Dent, czym jest telefonia VoIP, dlaczego warto połączyć oba rozwiązania oraz jak w praktyce wygląda proces wdrożenia i jakie wiążą się z nim koszty.

Czym jest FELG Dent?

FELG Dent to chmurowy program do zarządzania gabinetem stomatologicznym. Ponieważ działa w chmurze, nie wymaga instalowania oprogramowania na komputerze recepcji – wystarczy przeglądarka internetowa i dostęp do konta, żeby zarządzać placówką z dowolnego miejsca.

System obejmuje szereg funkcji, które w praktyce odciążają recepcję i porządkują pracę całej kliniki:

• Inteligentny kalendarz wizyt – pozwala planować grafik lekarzy tak, by minimalizować wolne okienka i konflikty terminów.
• Integracja z NFZ – ułatwia obsługę pacjentów korzystających z refundowanych świadczeń.
• Moduł planów leczenia – daje lekarzowi możliwość zapisania pełnej ścieżki terapii pacjenta w jednym miejscu.
• Mechanizm dopasowania klientów oczekujących na wizytę – automatycznie proponuje wcześniejszy termin, gdy tylko zwolni się miejsce w grafiku lekarza.
• Integracja z systemami płatniczymi, w tym z PayU – umożliwia pacjentom szybkie i wygodne opłacenie wizyty online.

Mimo tak rozbudowanych funkcji cyfrowych, podstawową formą kontaktu pacjenta z przychodnią wciąż pozostaje telefon. To właśnie przez telefon pacjenci umawiają się na pierwszą wizytę, przekładają terminy czy pytają o pilne sprawy zdrowotne. Dlatego dobrze zaprojektowany system do zarządzania gabinetem musi zadbać nie tylko o kalendarz i dokumentację, ale też o samą obsługę połączeń. Jak wskazano na stronie FELG Dent, system jest zintegrowany z telefonią VoIP. Czym dokładnie jest ta technologia, wyjaśniamy w kolejnym rozdziale.

Czym jest telefonia VoIP i jakie ma funkcje?

Tradycyjna telefonia stacjonarna czy zwykłe karty SIM w telefonach komórkowych mają poważne ograniczenia: jeden numer przeważnie oznacza jedno aktywne połączenie, a obsługa historii kontaktów wymaga ręcznego wpisywania danych.

Telefonia VoIP (Voice over IP) to sposób prowadzenia rozmów telefonicznych przez internet zamiast przez tradycyjną linię stacjonarną czy kartę SIM. Dzięki VoIP na jednym numerze telefonu można jednocześnie prowadzić wiele rozmów, co samo w sobie eliminuje najbardziej frustrujący dla pacjentów problem - sygnał zajętości.

Podstawowym narzędziem VoIP jest wirtualna centrala telefoniczna. Centrala automatycznie kieruje połączenia do odpowiednich osób lub działów, umożliwia stworzenie menu głosowego, w którym dzwoniący sam wybiera, z kim chce się połączyć, oraz kolejkuje pacjentów w momencie, gdy wszystkie stanowiska recepcji są zajęte. Więcej o tym, jakie funkcje centrali VoIP przydają się w codziennej pracy firmy i jak samodzielnie wdrożyć takie rozwiązanie, można przeczytać w tym artykule.

Wdrożenie telefonii VoIP nie wymaga zakupu drogiego sprzętu, wystarczy dostęp do internetu oraz konto u operatora oferującego taką usługę. Jednym z takich operatorów jest Zadarma – firma z dwudziestoletnim doświadczeniem na rynku telekomunikacyjnym, która oferuje bezpłatną centralę PBX oraz integrację z FELG Dent.

Zalety integracji Zadarma z FELG Dent

Połączenie systemu FELG Dent z telefonią Zadarma sprawia, że telefon i baza danych pacjentów zaczynają ze sobą ściśle współpracować. Kluczowe funkcje integracji to:

1. Wyświetlanie karty pacjenta
Gdy pacjent dzwoni do kliniki, na ekranie komputera w FELG Dent natychmiast pojawia się okno z jego imieniem i nazwiskiem. Recepcjonista jeszcze przed podniesieniem słuchawki wie, kto dzwoni, i może jednym kliknięciem otworzyć kartę pacjenta, by przejrzeć nadchodzące wizyty, historię leczenia czy status płatności.

2. Dzwonienie jednym kliknięciem
System pozwala wykonywać połączenia wychodzące bezpośrednio z poziomu FELG Dent, bez ręcznego wpisywania numeru na klawiaturze telefonu. Wystarczy jedno kliknięcie przy danych pacjenta, żeby połączenie zostało nawiązane, co oszczędza czas i eliminuje pomyłki przy wybieraniu numeru.

3. Pełna historia rozmów
Cała historia kontaktów oraz nagrania rozmów zapisują się automatycznie w profilu pacjenta, bez konieczności ręcznego uzupełniania dokumentacji. Dzięki temu w każdej chwili można wrócić do wcześniejszej rozmowy i sprawdzić, o czym była mowa, co ułatwia pracę zarówno recepcji, jak i lekarzom.

4. Kolejkowanie
Gdy do gabinetu dzwoni jednocześnie wielu pacjentów, system nie odrzuca połączeń, tylko ustawia dzwoniących w kolejce. Jeśli mimo to jakieś połączenie zostanie nieodebrane, zostaje zarejestrowane w systemie, dzięki czemu recepcja może szybko oddzwonić.

Korzyści biznesowe naszego rozwiązania

Wdrożenie zintegrowanej telefonii VoIP przekłada się bezpośrednio na wyniki finansowe oraz organizację pracy w placówce. Automatyczne wyświetlanie karty pacjenta skraca czas trwania pojedynczej rozmowy nawet o połowę, ponieważ recepcjonistka nie musi tracić czasu na ręczne wyszukiwanie danych w systemie. Lepsza obsługa ruchu telefonicznego znacznie ogranicza liczbę utraconych połączeń, dzięki czemu pacjenci szukający pilnej pomocy stomatologicznej nie trafiają do konkurencji, tylko dlatego, że nie mogli się dodzwonić.

Warto wspomnieć, że menedżerowie i właściciele zyskują też pełen wgląd w statystyki połączeń oraz dostęp do nagrań rozmów, co pozwala ocenić obciążenie recepcji w poszczególnych godzinach, zaplanować grafik pracy adekwatnie do ruchu telefonicznego oraz systematycznie podnosić jakość obsługi na podstawie realnych danych.

Ile to kosztuje?

Aktywacja centrali PBX w chmurze Zadarma jest bezpłatna, podobnie jak wygenerowanie kluczy API potrzebnych do połączenia z FELG Dent. Oznacza to, że sama integracja nie wiąże się z dodatkową opłatą. Koszty pojawiają się dopiero przy korzystaniu z konkretnych usług telekomunikacyjnych – czyli przy zakupie lub przeniesieniu numeru telefonu oraz przy wykonywaniu połączeń wychodzących. Dokładne stawki znajdziesz w zakładce “Cennik” na naszej stronie internetowej.

Jak uruchomić integrację w 3 krokach

1. Rejestracja w Zadarma: Zakładasz konto, zamawiasz numer dla gabinetu lub przenosisz obecny numer stacjonarny. Następnie włączasz darmową centralę PBX. Jeśli nie bardzo się znasz na technicznych aspektach, konfiguruj centralę zgodnie z instrukcją wideo, dostępnej na kanale Zadarma na YouTube.
2. Konfiguracja integracji: W zasadzie, integracja polega na wygenerowaniu kluczy API w Zadarma i wklejeniu ich w FELG Dent. Jeśli potrzebujesz dokładniejszej informacji, zajrzyj do instrukcji.
3. Konfiguracja sprzętu: Na numerach wewnętrznych centrali należy skonfigurować aplikacje do połączeń. Może to być wtyczka Click-to-Call dla Chrome, aplikacje Zadarma, lub telefon IP.

Podsumowanie

Integracja Zadarmy z FELG Dent łączy dwa elementy, które w wielu gabinetach wciąż funkcjonują osobno: system do zarządzania praktyką oraz telefon, przez który pacjenci najczęściej kontaktują się z placówką. Dzięki temu połączeniu recepcja pracuje szybciej, pacjent jest bardziej zadowolony z obsługi, a właściciel gabinetu zyskuje dane potrzebne do świadomego zarządzania zespołem.

FAQ