Стаття про налаштування АТС за 5 хвилин

За 5 хвилин, не встаючи з м'яких крісел, ми встановили і налаштували віртуальну АТС. Про це і хотілося б розповісти на прикладі установки безкоштовної АТС Zadarma.

Для початку абзац теорії.

Навіщо потрібна і як працює АТС?

У більшості офісів, куди ви телефонуєте, вас, швидше за все, зустріне автоматичне привітання. Потім трубку візьме оператор і переведе дзвінок на потрібного співробітника. Не факт, що співробітник в цей час знаходиться саме в офісі, він може бути і в Новосибірську і в Празі, але вас з ним з'єднають швидко і непомітно. При цьому наявність дівчини-оператора, та й взагалі офісу не є обов`язковою.

Хочете і свою роботу організувати таким же чином? Нічого складного: нижче наведено схему, що описує роботу АТС.

Лякає масштаб системи? Боятися не варто! Все зображене на схемі (окрім вас самих), може бути віртуальним, але працювати цілком реально. АТС ми підключили і налаштували за 5 хвилин.

Запуск АТС можна виконати всього за 4 кроки:

1. Зареєструватися і поповнити рахунок.
2. Вибрати й купити номер.
3. Включити АТС і пройти майстер настройки.
4. Завантажити та налаштувати клієнтську програму на свій комп'ютер/телефон.

І п'ятим, необов'язковим, кроком буде налаштування усіляких «бантиків» накшталт голосового меню, автосекретаря, запису дзвінків, конференції та факсу.

Розпочнемо встановлення АТС:

1) Реєстрація та поповнення рахунку

Для початку, просто реєструємось на сайті. Для першого тарифу підійде тариф «Стандарт». Він посекундний, з безкоштовними хвилинами, і його завжди можна змінити на інший. Якщо дзвоните багато можна переглянути тарифні пакети АТС, зі вже включеними віртуальними номерами та вихідними хвилинами на різні напрямки.

Після реєстрації заходимо в особистий кабінет. Перевіряємо зв'язок тестовим дзвінком, та поповнюємо рахунок.

2) Вибір і покупка номерів

Спочатку ознайомимось з переліком доступних номерів, для цього відкриємо повний список номерів. Моєму другові потрібен стаціонарний номер в Лондоні, плюс номер в Нью-Йорку.

3) Включення і налаштування АТС

Натискаємо кнопку "Створити АТС" в особистому кабінеті в блоці "Безкоштовна АТС" праворуч.

Після натискання потрапляємо в "Майстер налаштування".

Опишемо його детально і покроково:

• Перший крок:

На головному екрані, у блоці "Безкоштовна АТС" натисніть кнопку "Створити". Перед вами з'явиться Майстер налаштувань.

На першому кроці необхідно вказати кількість співробітників, які будуть працювати із дзвінками. Кожному з них буде присвоєно свій внутрішній номер, необхідний для роботи маршрутизації дзвінків.

За замовчуванням, в тарифах "Стандарт" та "Економ" можна підключити до 5 внутрішніх номерів. В тарифах "Офіс" - 10 внутрішніх номерів, "Корпорація" - 20 внутрішніх номерів.
Додаткові внутрішні номери можна додати на платній основі $2/місяць, в налаштуваннях тарифу (розділ "Мій рахунок - Тарифи", блок "Поточний тарифний план").

Необов'язково створювати номери “із запасом”, ви зможете в будь-який момент додати необхідну кількість згодом.

Тут також не забудьте поставити позначку "включити запис розмов для всіх" і створіть CRM систему, якщо необхідно.

• Другий крок:

На другому кроці налаштування необхідно задати сценарій, який буде спрацьовувати при надходженні вхідного дзвінка. Вам буде доступно три варіанти:

1. Дзвінки будуть напряму потрапляти до співробітників;
2. Спочатку відтворюватиметься автоматичне голосове привітання, а потім дзвінок потрапить на співробітників;
3. Спочатку відтворюватиметься інтерактивне голосове меню, потім, в залежності від вибору користувача, дзвінок буде потрапляти на співробітника.

При виборі двох останніх варіантів вам буде доступний вибір – завантажити вже готовий запис голосу або сгенерувати його автоматично з тексту.

Як налаштувати інтерактивне голосове меню?

Для керування цими налаштуваннями перейдіть в особистому кабінеті до розділу "Моя АТС" та оберіть "Вхідні дзвінки і голосове меню".

Перед вами буде список з усіх ваших сценаріїв.

Кожен сценарій спрацьовує за певної умови. Наприклад, при натисканні користувачем цифри “1” або при дзвінку з певного номеру.

До речі, інтерактивне меню може бути представлено кількома рівнями. Наприклад, спочатку ваш клієнт вибирає мову, натискаючи на будь-яку кнопку, а потім ви надаєте йому вибір відділів або співробітників. Голосове меню може бути буль-якої глибини і кожен сценарій так само легко налаштовується у відповідному розділі. Найзручніше (і наочніше) всього "проектувати" схему своєї АТС можна у спеціальному візуальному редакторі, посилання на який знаходиться внизу сторінки.

Тут ви візуально бачите можливі сценарії поведінки користувача та шляху дзвінка. При необхідності тут ви можете відредагувати схему, додавши до неї нові рівні меню та сценарії.

Детальніше про те, як працювати з редактором та налаштуваннями голосового меню ви можете прочитати в інструкції на сайті.

Як завантажити і налаштувати програми для дзвінків?

Додатки для дзвінків доступні на всі актуальні платформи. Посилання на них можна знайти в цьому розділі.

Після встановлення та запуску необзідно вказати логін і пароль, який можна знайти в особистому кабінеті, в розділі "Моя АТС", меню "Внутрішні номери". З кожного внутрішнього номеру вам буде необхідно взяти дані - сервер, логін та пароль.

На кожному внутрішньому номері можливо одночасно використовувати один веб-телефон (WebRTC), один мобільний додаток Zadarma та будь-яку кількість постійних реєстрацій (IP-облалнання, програми для ПК, програми сторонніх розробників).

Також можна приймати дзвінки не тільки за допомогою окремого додатку, але і за допомогою веб-телефону в Teamsale CRM або плагіна для браузера Chrome.

Що ще можна налаштувати за допомогою віртуальної АТС?

Робочий час та автовідповідач

Аби приймати дзвінки тільки в робочі години, на сторінці "Моя АТС - Вхідні дзвінки і голосове меню" увімкніть опцію "Робочі години", встановіть позначки поруч із вашими робочими днями та вкажіть робочі години.

На вкладці свят ви можете автоматично додати неробочі святкові дні для потрібної країни. Також можливо додати обідню перерву.

Усі дзвінки, що надходять до вас в неробочі години можна надсилати на окремого співробітника або автовідповідач (голосову пошту). Для цього в розділі "Робочі години" внизу блоку потрібно обрати варіант "В неробочі години буде спрацьовувати Автовідповідач".

Запис розмов.

Ви можете увімкнути запис розмов на одному або декількох внутрішніх номерах АТС. Записи надсилаються поштою або зберігаються в хмарі (на нашому сервері).

Безкоштовно можна здійснювати запис розмов на п'яти внутрішніх номерах (в тарифних планах "Офіс" на 10 внутрішніх номерах, а в тарифних планах "Корпорація" на 20 внутрішніх номерах).

Розмір безкоштовного хмарного сховища - 200 мегабайт для тарифу "Стандарт", 2 ГБ для тарифного пакету "Офіс" і 5 ГБ для тарифного пакету "Корпорація" (більше 250 годин розмов).

Записи, що збережені до хмари, можна прослухати в розділі "Моя АТС" - "Статистика і графіки" або завантажити за допомогою API. Після вимкнення функції записів розмов, записи видаляються з хмари через 180 днів.

Увімкнути запис розмов ви можете на сторінці "Моя АТС" - "Внутрішні номери".

Створення конференції.

Під час розмови між внутрішніми номерами АТС, абоненти можуть використовувати команду 000 - створення конференції.

Після вводу 000 потрібно ввести номер телефону абонента C і підтвердити кнопкою # наприклад 000102#

Під час додавання абонент B почує музику, абоненти A та C можуть розмовляти:

# - підтвердити додавання абонента C (під час розмови з ним)

* - відхилити абонента C та повернутись до розмови з абонентом B або до конференції

*# - повернутись до абонента B або до конференції

Коли номер C додано, можна ще раз набрати 000 та додати наступного учасника, при цьому розмова існуючих буде продовжена. Після створення конференція буде існувати, якщо в ній залишається більше одного учасника.

Абонентом C може бути будь-який номер (формат номеру як при звичайному дзвінку з АТС).

Докладніше про те, як працювати з налаштуваннями АТС ви можете дізнатись у відповідній статті.

Підключити безкоштовну АТС