Вопросы и ответы

Статья про настройку АТС за 5 минут

За 5 минут, не вставая из мягких кресел, мы установили и настроили виртуальную АТС. Об этом и хотелось бы рассказать на примере установки бесплатной АТС Zadarma.

В начале абзац теории.

Зачем нужна и как работает АТС?

В большинстве офисов, куда вы звоните, вас, скорее всего, встретит автоматическое приветствие. Потом трубку возьмет оператор и переведет звонок на нужного сотрудника. Не факт, что сотрудник в это время в офисе, он может быть и в Новосибирске и в Праге, но вас с ним соединят быстро и незаметно. При этом не обязательно наличие девушки-оператора, да и вообще офиса.

Хотите и свою работу организовать также? Ничего сложного, ниже схема описывающая работу АТС.

Пугает масштаб системы? Бояться не стоит! Все, что на схеме, кроме Вас самих, может быть виртуальным, но работать вполне реально. АТС мы подключили и настроили за 5 минут.

Запуск АТС можно выполнить всего за 4 шага:

  • Зарегистрироваться и пополнить счет;
  • Выбрать и купить номер;
  • Включить АТС и пройти мастер настройки;
  • Скачать и настроить клиентскую программу на свой компьютер/телефон.

И пятым, необязательным шагом, будет настройка всяческих «бантиков» вроде голосового меню, автосекретаря, записи звонков, конференции и факса.

Начнем установку АТС:

1) Регистрация и пополнение счета: 5 минут

Для простоты и скорости не будем вникать в сравнения сервисов, просто регистрируемся на сайте. Тариф для начала подойдет «Стандарт», он посекундный, с бесплатными минутами, и его всегда можно сменить на другой.

После регистрации заходим в личный кабинет. Проверяем связь тестовым звонком, и пополняем счет. Я пополнял счет кредитной картой через сервис RBK (10$ первого пополнения мне хватило на 2 номера и звонки на первое время), все получилось за несколько секунд.

2) Выбор и покупка номеров – 4 минуты

Вначале стоит прицениться, для этого зайдем на полный список номеров. Моему другу нужен традиционный номер в Москве (код 499), плюс номер в Нью-Йорке. Прямой номер в США зарегистрировался мгновенно, для Москвы я загрузил скан паспорта и выбрал номер. Заказ готов, номер в Москве подключат в течение дня, после проверки документов.

3) Включение и настройка АТС – 5 минут

Включаем АТС в личном кабинете кнопкой справа внизу.

После включения попадаем в «Мастер настройки», опишем его по пунктам:

Создание внутренних номеров АТС. Сколько внутренних номеров нам нужно? В нашем случае хватило трех (позже всегда можно добавить до 50 номеров).

Задать внешнюю линию для мини-АТС. Так как нам достаточно одного внешнего SIP (1 SIP = 5 линий), пропускаем этот пункт.

Исходящие звонки. Раздел для удобства. Если вы привыкли звонить внутри города по коротким номерам и набирать 8 перед междугородним номером — выберите в списке свой город. Если вашего города в списке нет — выбирайте ближайший и измените код города на ваш. А для тех, кто набирает номера в международном формате, вообще выбирать ничего не нужно. Жмем «далее»!

Создать голосовое меню/приветствие. Функция не обязательная, но мы решили пользоваться всеми преимуществами АТС: делаем голосовое меню! Меню установить хочется, а звукового файла с приветствием под рукой нет. Это не беда — выбираем «Начитать из текста». Я написал для примера: «Добро пожаловать к Игорю и партнеру. Нажмите 1-для связи с Игорем, 2-для связи с партнером, 3-факс». Вписал текст, нажал «Начитать» и все — текст начитан и приветствие включено!

Создать пункты голосового меню. В тексте приветствия я предложил 3 варианта действий, а значит мне нужно 3 варианта меню (пункт меню на случай, если ничего не нажмут, создан автоматически). Создаю 3 меню, для примера так их и назвал: «кнопка 1-Я, кнопка 2-партнер, кнопка 3-факс».P.S.: В виртуальной АТС Zadarma варианты меню называются «сценарии».

Настройка входящих звонков. Пункты меню мы создали, назвали, осталось описать их работу.

У меня будет внутренний номер 100, а у партнера 101. Тогда для сценария «Кнопка 1» я ставлю в разделе «Первым звонить» мой номер — 100. Если вдруг не беру трубку, пускай звонит партнеру, его вписываем в разделе «Вторым звонить». Также делаем для меню «Кнопка 2»: в «Первым звонить» ставим партнера – 101, а если не возьмет трубку, то меня — 100, но я не люблю получать его звонки, потому задержку увеличиваем до 30 секунд. Меню «Не нажали» настрою точно так же, как и меню «Кнопка 1».

Поздравляем, вы настроили АТС! Жмем «Завершить» и подключаем к АТС телефоны.

4) Загрузка и настройка программ на компьютер и телефон – 3 минуты

Для примера будем принимать звонки на телефон Android, а партнер — на ноутбук под Windows. Для себя устанавливаем программу Zadarma (на странице программы вводим свой номер и получаем ссылку). Т.к. подключаемся к АТС, то отменяем стандартный мастер настроек, жмем «добавить аккаунт», и вводим данные своего внутреннего номера. На Android 4.x можно обойтись без программы и использовать встроенный SIP клиент.

Для Windows обычно советуют PhonerLite, его можно скачать в разделе программы личного кабинета, инструкция по настройке доступна там-же.

Для работы с iOS рекомендуют разные программы, например media5 phone (на этом форуме список обсуждался). Минус ее бесплатной версии в наличии только G711 кодека, что неудобно при звонках через 3G. Есть и другие программы и их можно без труда найти на app-store задав поиск по слову SIP.

«Бантики» (дополнительные функции) – 5 минут

Подключить номера в Москве и Нью-Йорке? поставить голосовое приветствие — это уже здорово, и в большинстве случаев на этом все и заканчивается. Но виртуальная АТС Zadarma позволяет получить значительно большее количество «красивых» и удобных функций.

Установка CallerID (АОН). Приобретя новый «красивый» московский номер, вы, естественно, захотите, чтобы он отображался у тех, кому звоните. Т.к. покупали первым номер в США, его CallerID установился по умолчанию, но это легко изменить. В разделе «SIP настройки» задаются параметры внешней SIP линии, в том числе CallerID, отправляемый при исходящих звонках. Можно использовать CallerID и внешнего номера, если его подтвердить в вашем профайле.

Условная переадресация. Моя любимая функция. Часто езжу, но не хочу пропускать звонки. 3G интернет не всегда использую в виду неидеального покрытия. В настройках внутреннего номера ставлю галочку «Переадресация», выбираю «Нет ответа, недоступен» и ввожу свой сотовый. В настройках Android SIP-клиента установил работу только через WiFi. Теперь, как только выхожу на улицу, звонки приходят на мобильный, а, когда возвращаюсь домой или на работу, приходят по SIP. Главное – ни одного пропущенного звонка.

Прием звонков по номеру звонящего. Обучить тещу моего партнера нажимать «2» при звонке на наш номер довольно сложно, а мне каждый раз с ней общаться и переводить звонок не хочется. Есть простой выход: в настройках входящих звонков открываю сценарий «Партнер», ставлю галочку «Срабатывать при звонках с номеров» и ввожу номер его тещи. Все, теперь все её звонки пойдут напрямую партнеру, без голосового меню.

Автоматический факс. На практике факс сейчас нужен мало кому, но почему-бы его не оставить? Красивое дополнение, и бесплатно. Т.к. мы уже создали сценарий для факса (кнопка 3), нужно только открыть этот сценарий и добавить внутренний номер «50» в списке. Все факсы будут приходить на регистрационный email.

Часы работы. Хочется принимать все звонки, но только в рабочее время. В остальное время всех отправим на автоответчик. Задать часы работы можно в настройках входящих звонков АТС. Задаем дни, часы работы, и текст, который будет звучать в нерабочее время (проверить и задать свой часовой пояс можно в настройках профайла). Для автоответчика нужно создать сценарий «Автоответчик» и в нем задать свободный внутренний номер 102. В настройках внутреннего номера 102 задаем переадресацию всех звонков на голосовую почту.

Запись разговоров. Если нужно записывать разговоры, включаем в настройках внутреннего номера галочку «Запись разговоров». Записи будут отправляться на указанный e-mail ящик.

Мелодия ожидания. Для любителей музыки можно загрузить и установить любую мелодию ожидания во время перевода звонка. Сделать это можно в настройках входящих звонков.

Конференция. В современной работе сложно обойтись без встреч и конференций. В АТС Zadarma конференция реализована по принципу комнат: создается комната, в которую в любой момент могут зайти для общения (набрав номер и пароль), либо можно созвать нужных сотрудников. Для начала конференции зайдите в соответствующее меню АТС, создайте комнату и задайте пароль на вход (либо отмените, чтобы зашли все кто хочет). Из приятных особенностей: если кто-то из сотрудников не в офисе, он может позвонить на офисный телефон и зайти в конференцию наравне с другими.

Дополнительная внешняя линия. Новая виртуальная АТС находится не в вакууме, может быть старый номер, звонки на который также нужно принимать. Что делать в этом случае? Все просто, подключаем его как «дополнительную внешнюю линию». Если старый номер приходил медью, придется поставить SIP шлюз с FXO портом, включить на сайте линию в режим «шлюз» и задать в шлюз настройки с сайта. А если старый номер уже работал по SIP, то все просто: достаточно включить линию в режиме «сервер» и задать настройки номера, АТС сама подключится к серверу и примет звонки на этот номер.

В данной статье описаны только основные функции АТС Zadarma. В АТС постоянно добавляются новые и удобные функции, которые можно увидеть в меню настройки АТС.