Configuración completa de la PBX en 5 minutos

En 5 minutos, y sin despeinarnos, hemos creado e instalado una PBX virtual. Queremos contarte cómo hacerlo según el ejemplo de la centralita virtual PBX de Zadarma.

Información básica para empezar.

¿Para qué sirve y cómo funciona una centralita en la nube?

En la mayoría de las oficinas a las que llamas, lo más probable, es que te saluden con un mensaje de bienvenida de voz. Después, el operador contesta y transfiere la llamada a la persona adecuada. Esta persona puede encontrarse en cualquier lugar: en Madrid o en Colombia, pero estarás conectado tan rápidamente que no te darás cuenta. Y no hay necesidad de tener ni operador, ni oficina.

¿Quieres organizar tu trabajo del mismo modo? Es muy fácil. El esquema con el principio de trabajo de esta centralita se muestra abajo.

Todo lo que ves en la imagen, excepto tú, puede ser virtual. Pero funciona de forma real. Hemos activado y configurado una centralita en 5 minutos.

4 pasos para activar una centralita:

1. Regístrate y recarga tu cuenta;
2. Elige y compra un número virtual;
3. Activa una centralita y sigue las configuraciones del asistente;
4. Descarga e instala un softphone a tu computadora o móvil.

El paso 5 no es obligatorio y trata de la configuración de diferentes servicios: menú de voz, autorespuesta, grabación de llamadas, conferencia y fax.

Empecemos:

1) Registrarse y recargar la cuenta: 5 minutos

No vamos a comparar servicios, para no perder más tiempo - regístrate en el sitio. Elige una tarifa plana ¨Estándar¨ que tiene tarificación por segundos, además de minutos gratuitos y que siempre puede ser cambiada por otra si no estás satisfecho. Después, accede a tu área personal. Prueba la calidad de la llamada y recarga la cuenta. He recargado la cuenta con una tarjeta de crédito a través del servicio RBK (10€ ha sido suficiente para 2 números y realizar las primeras llamadas).

2) Elegir y pedir números DID: 4 minutos

Primero hay que consultar los precios – haz clic en una lista completa de tarifas. Mi amigo necesita un número de Madrid (código 91) y un número de Nueva York. El número DID en los Estados Unidos se activa instantáneamente, para activar el número de Madrid yo he subido una copia escaneada del pasaporte y he seleccionado el número. El pedido está hecho, el número de Madrid se activará dentro de 1 día después de la comprobación de los documentos.

3) Activar y configurar una centralita: 5 minutos

En tu área personal pulsa el botón a la derecha de la parte inferior para activar centralita.

Ahora accedes a la página del ¨Asistente de configuración¨, lo describimos paso a paso:

Crear números internos de la centralita. ¿Cuántos números necesitas? En nuestro caso 3 números han sido suficientes (siempre puedes agregar hasta 50 números).

Dar número SIP para la centralita. Omitimos este paso (Ya que un número SIP es suficiente (1 SIP = 5 líneas de teléfono)).

Llamadas salientes. Es una sección que existe para mayor comodidad. Si estás acostumbrado a llamar a los fijos nacionales usando números cortos y marcar 8 antes del número – elige tu ciudad. Si no está mencionada en la lista – selecciona otra más próxima y cambia su código en el tuyo. La gente que llama a números internacionales puede omitir este paso. ¡Haz clic en ¨Siguiente¨!

Crear menú de voz/mensaje de voz. Esta función es opcional, pero decidimos disfrutar de todos los beneficios de una centralita – crear menú de voz. Nos gustaría activarlo, pero no tenemos un archivo de audio con el saludo. No hay problema. Elige ¨leer desde el texto en voz alta¨. Por ejemplo, yo he escrito ¨Bienvenida a Igor y socios. Marca 1- para conectarte con Igor, 2 – con socio, 3 - fax¨, tras pulsar ¨Leer¨ el texto se leerá en voz alta y el mensaje de voz está activado.

Crear elementos de menú de voz. En el texto de bienvenidam he ofrecido 3 variantes para escoger, por eso necesito 3 variantes de menú (un punto de menú en caso de no elegir nada, se crea automáticamente). Creo 3 menús, que llamo: ¨ botón 1 – yo, botón 2 – socio, botón 3 - fax¨. P.S.: en la centralita los puntos de menú se llaman ¨escenarios¨.

Configuración de llamadas entrantes. Ya hemos creado y llamado las funciones de menú, ahora nos queda sólo describir su funcionamiento.

Mi número de extensión será 100 y el 101 de mi socio. Entonces para el escenario ¨Botón 1¨ escribo en la sección ¨Primero llamar a¨ mi número – 100. Si no contesto, una llamada debe ser transferida al número de mi socio, que introduzco en la sección ¨Segundo llamar a¨. Hacemos lo mismo para el ¨Botón 2¨ - en la sección ¨Primero llamar a¨ escribimos el número de mi socio – 101, si no contesta – mi número 100. Pero no me gusta recibir sus llamadas, por eso aumento el retraso de la llamada a 30 segundos. La configuración de ¨No pulsado¨ es la misma que para el ¨Botón 1¨.

Felicitaciones, has configurado una centralita en la nube. Pulsa ¨Terminar¨ y conecta los teléfonos.

4) Descargar y configurar el softphone en el ordenador en el teléfono – 3 minutos

Por ejemplo, vamos a recibir llamadas al teléfono Android y nuestro socio a su portátil con Windows. Instalamos la aplicación de Zadarma para nosotros (en el sitio de Zadarma, escribes tu número y recibes un enlace). No usaremos el asistente de configuración, porque conectamos a una centralita, pulsamos ¨agregar cuenta¨ e introducimos nuestro número de extensión. En el Android 4.x se puede usar sin programa utilizando un cliente SIP construido.

Para Windows se aconseja generalmente PhonerLite, y se puede descargar en la sección del programa del área personal, las instrucciones de configuración están disponibles ahí también.

Para trabajar con iOS se recomiendan varios programas, como media5 phone (en este foro se discutió la lista). La versión gratuita tiene una desventaja y es que contiene solo el códecs G711 lo cual es incómodo para las llamadas mediante 3G. Existen otros programas que se pueden descargar fácilmente en la tienda de app store introduciendo una búsqueda de palabras SIP.

Funciones adicionales – 5 minutos

Conectar los números en Madrid y Nueva York, establecer el mensaje de bienvenida de voz y en muchos casos eso es todo. Sin embargo, la centralita virtual de Zadarma ofrece unas funciones más ¨específicas¨ y ventajosas para sus usuarios.

La configuración de CallerID. Al comprar el nuevo número de Madrid lo más seguro es que quieras que el número se muestre en los dispositivos de la persona a la que llamas. Como has comprado el primer número en Estados Unidos, su CallerID se ha instalado por defecto. Pero se puede cambiar fácilmente. En la sección de ¨Configuraciones SIP¨ introduce los parámetros de la línea externa SIP y el CallerID que se envía con las llamadas salientes. Puedes usar el CallerId y el número externo si lo confirmas en tu perfil.

Desvío condicional. Mi función favorita. Viajo a menudo, pero no quiero perder llamadas. Y la cobertura de Internet 3G no es siempre buena. Hay una solución. En las configuraciones de número de extensión hago clic para activar el servicio de ¨Desvío¨, elijo ¨No hay respuesta, no está disponible¨ e introduzco mi número de móvil. El Android SIP está configurado para funcionar a través de una conexión WiFi. Ahora, cuando voy de casa, mis llamadas están desviadas a mi celular y cuando regreso a la oficina o a casa, las recibo mediante SIP. Lo más importante es que no voy a perder ninguna llamada.

Recepción de llamadas en el número de persona que llama. Enseñar a la suegra de mi socio a pulsar ¨2¨ cuando llama a nuestro número, resulta algo difícil y yo no tengo ganas de comunicarme con ella y desviar siempre las llamadas. Hay una solución: en las configuraciones de llamadas entrantes selecciono escenario ¨Socio¨, hago clic en ¨Trigger para llamadas de números¨ y escribo el número de su suegra. Ahora todas sus llamadas se desviarán directamente al número de mi socio, sin menú de voz.

Recepción automática de fax. Hoy día muy poca gente necesita fax, pero lo incluimos. Una función útil y gratuita. Como ya creamos el escenario de fax (botón 3) sólo hay que abrir este escenario y agregar tu número interno ¨50¨ a la lista. Todos los mensajes de fax se enviarán a tu correo electrónico.

Horas de trabajo. Si quieres recibir llamadas sólo cuando trabajas, puedes transferirlas al contestador automático indefinidamente. Fija la hora en las configuraciones de llamadas entrantes de centralita. Introduce los días, la hora y el texto, que va a sonar en horario no laborable (comprobar y actualizar una zona horaria se puede en las configuraciones de perfil). Para el contestador hay que crear el escenario ¨Contestador automático¨ e introducir 102 -número de extensión libre. En las configuraciones del número de extensión 102 activamos el desvío de todas las llamadas al buzón de voz.

Grabación de llamadas. Si tienes que grabar llamadas haz clic en las configuraciones del número de extensión para activar ¨Grabación de llamadas¨. Las conversaciones grabadas se enviarán al correo electrónico.

Tono de espera. Para los aficionados a música es posible descargar y establecer cualquier melodía de tono de espera durante el desvío de llamada. Puedes hacerlo en las configuraciones de llamadas entrantes.

Conferencia. Hoy día es muy difícil pasar sin encuentros y conferencias. La conferencia de la centralita Zadarma está diseñada a modo de ¨salas¨ - creas una sala, en que tu socio puede entrar en cualquier momento (al ingresar número y contraseña) o puedes llamar a los empleados necesarios. Para empezar una conferencia, accede al menú correspondiente de centralita, crea una ¨sala¨ y escribe la contraseña de acceso (o cancela, si es tu deseo, la posibilidad de que nadie acceda a la sala).

Línea externa adicional. La nueva centralita en la nube no es un sistema cerrado. Por ejemplo, ¿qué hacer si ya tienes teléfono donde recibes llamadas? Todo es muy fácil, conecta una ¨línea externa adicional¨. Si llamadas al número viejo se dirigen vía cable, entonces debes conectar y configurar SIP con puerto FXO, activar línea externa e ingresar configuraciones desde el área personal. Si tu número viejo funciona mediante SIP entonces sólo activa línea externa en el modo de ¨servidor¨ e introduce configuraciones del número, una centralita virtual se conectará al servidor misma y recibirá llamadas a este número.

En este artículo hemos descrito sólo los servicios principales de la centralita de Zadarma. Regularmente añadiremos muchos nuevos - con más ventajas que puedes encontrar en el menú de configuraciones de una centralita virtual.

Activar la PBX gratuita