Configuramos la centralita en 5 minutos

En 5 minutos, y sin despeinarnos, hemos creado e instalado la centralita virtual. Queremos contarte cómo hacerlo según el ejemplo de la centralita virtual de Zadarma.

¿Para qué sirve y cómo funciona la centralita virtual?

En la mayoría de las oficinas a las que llamas, lo más probable, es que te saluden con un mensaje automático de voz de bienvenida. Después, el operador contesta y transfiere la llamada a la persona adecuada. Esta persona puede encontrarse en cualquier lugar: en Madrid o en Colombia, pero te conectarán con ella rápidamente. Y sin necesidad de tener ni operador, ni oficina.

¿Quieres organizar tu trabajo del mismo modo? Es muy fácil. El esquema con el principio de trabajo de esta centralita se muestra abajo.

Todo lo que ves en la imagen, excepto tú, puede ser virtual. Pero funciona de forma real. Hemos activado y configurado una centralita en 5 minutos.

4 pasos para activar la centralita:

1. Regístrate y recarga tu cuenta;
2. Elige y conecta un número virtual;
3. Activa la centralita y finaliza el asistente de configuración;
4. Descarga e instala un softphone en tu ordenador o móvil.

El quinto paso, opcional, trata de la configuración de diferentes servicios adicionales: menú de voz, buzón de voz, grabación de llamadas, conferencia y fax.

Empecemos:

1) Registrarse y recargar la cuenta

Para empezar, simplemente nos registramos en el sitio web. Como primera tarifa podemos seleccionar la "Estándar". Cuenta con una tarifación por segundos, con minutos gratuitos y podrás modificarlo en cualquier momento por otra. Si se realizan muchas llamadas recomendamos valorar los paquetes de tarifas de la centralita, que ya incluyen números virtuales y minutos de llamadas salientes a diferentes destinos.

Después del registro entramos en el área personal. Comprobamos la calidad mediante una llamada de prueba y recargamos la cuenta. Yo he recargado con tarjeta por $10. Me ha llegado para 2 números y llamadas para empezar. Todo esto lo he realizado en varios segundos.

2) Elegir y pedir números DID

Primero consultamos los números disponibles y los precios – haz clic en la lista completa de tarifas. Necesitamos un número fijo de Londres y otro de Nueva York.

3) Activar y configurar una centralita

En tu área personal pulsa el botón a la derecha de la parte inferior para activar centralita.

Ahora accedes a la página del ¨Asistente de configuración¨, lo describimos paso a paso:

• Paso 1:

En la página principal, en el bloque "Centralita gratuita" pulsa el botón crear. Aparecerá el asistente de configuración.

En el primer paso debemos indicar la cantidad de usuarios que trabajarán con llamadas. A cada uno de éstos se le asignará una extensión de 3 dígitos necesaria para el enrutamiento de las llamadas.

Por defecto, en las tarifas Estándar y Ahorro se puede conectar hasta 5 extensiones. En los paquetes de tarifas "Microempresa" - 10, en "Empresa" - 20 extensiones.
Se pueden agregar extensiones adicionales de pago, $2/mes, en los ajustes de la tarifa (apartado "Mi cuenta-Tarifas", bloque "Tarifa actual".

No es necesario agregar extensiones con reserva, se pueden agregar extensiones adicionales en cualquier momento.

No te olvides de marcar la casilla "activar grabación de llamadas para todos" y crea el CRM si necesitas.

• Paso 2:

En el segundo paso se requiere agregar escenario que se aplicará en la llamada entrante. Dispones de 3 opciones::

1. Las llamadas entrarán directamente a los empleados;
2. Primero se reproducirá el saludo de voz y después la llamada entra a los empleados;
3. Primero se reproducirá el menú de voz interactivo, después, dependiendo de la selección del llamante, la llamada entrará al empleado.

Al seleccionar las dos últimas opciones podrás seleccionar si cargar un archivo propio ya preparado o generarlo a partir del texto insertado..

¿Cómo configurar el menú de voz interactivo?

Para administrar estos ajustes pasa al apartado "Mi Centralita" y selecciona "Llamadas entrantes y menú de voz".

Aparecerá el listado de todos tus escenarios..

Cada escenario se aplica de acuerdo a unas condiciones establecidas. Por ejemplo, al pulsar el llamante el botón "1" o en llamadas desde un determinado número.

Por cierto, el menú interactivo también puede presentarse con varios niveles. Por ejemplo, primero el llamante selecciona el idioma pulsando cualquier botón, y después se le ofrece la opción de seleccionar el departamento o empleado. El menú de voz puede ser de cualquier profundidad y cada escenario se configura fácilmente en el apartado correspondiente. Se puede proyectar el esquema de tu centralita en forma del editor visual, enlace más abajo.

Aquí se podrán apreciar de forma visual los posibles escenarios del comportamiento del llamante y las rutas de la llamada. Si se desea, aquí se puede redactar el esquema agregando nuevos niveles de menú y escenarios.

Más información sobre como funciona el editor visual y los ajustes del menú de voz se puede ver en las instrucciones del sitio web.

¿Cómo descargar y configurar aplicaciones para llamadas?

Las aplicaciones para llamadas están disponibles para todas las plataformas actuales. Se pueden ver los enlaces para estos en el siguiente apartado.

Tras la configuración e inicio se debe indicar el usuario y contraseña que se encuentran en el área personal, en el apartado "Mi centralita" menú "Extensiones". Para cada extensión se debe seleccionar los datos: servidor, usuario, contraseña.

En cada extensión se puede usar simultáneamente un teléfono web (WebRTC), una aplicación Zadarma y cualquier cantidad de otros registros (equipo IP, aplicaciones para el ordenador, otras aplicaciones externas).

Además, las llamadas se pueden recibir no solo con la ayuda de una aplicación externa sino también con la ayuda del teléfono web en Teamsale CRM extensión para el navegador Chrome.

¿Qué más se puede configurar con la ayuda de la centralita virtual?

Horario laboral y contestador automático

Para recibir llamadas solo en horario laboral, en el apartado "Mi centralita-Llamadas entrantes y menú de voz habilite la opción "Horario laboral", selecciona las casillas de los días laborables y establece el horario.

En el apartado de Festivos se puede seleccionar automáticamente los días festivos de un país en concreto. Además, se puede agregar el horario de la siesta.

Todas las llamadas que entran en el horario no laboral se pueden enviar a un empleado independiente o al contestador automático (buzón de voz). Para ello, en el apartado "Horario laboral", al final del bloque selecciona la opción "En horario no laboral se aplicará Contestador automático".

Grabación de llamadas.

Se puede habilitar la grabación de llamadas en una o varias extensiones de la centralita. Las grabaciones se envían al email o se guardan en la nube (en nuestro servidor).

De forma gratuita, se puede habilitar la grabación de llamadas en 5 extensiones (en paquetes de tarifas "Microempresa - 10, "Empresa" - 20).

El tamaño del almacenamiento gratuito en la nube - 200 Mb para la tarifa "Estándar", 2Gb para el paquete de tarifas "Microempresa" y hasta 5Gb para el paquete de tarifas "Empresa" (más de 250 horas de conversación).

Las grabaciones guardadas en la nube se pueden escuchar en el apartado «Mi Centralita» - «Estadística y gráficos» o descargar con la ayuda de API. Al desactivar la grabación de llamadas éstas se eliminan de la nube a los 180 días.

La grabación de llamadas se habilita en el apartado «Mi Centralita» - «Extensiones».

Conferencia.

En la llamada entre las extensiones de la centralita, las extensiones pueden usar el comando 000 - creación de la conferencia.

Después de insertar 000 se debe insertar el número de teléfono del usuario C y confirmarlo con la ayuda del botón #, por ejemplo 000102#

En el momento de agregarlo, el usuario B escuchará una música, y los usuarios A y C pueden hablar entre ellos:

# - confirmar agregar al usuario C (en el momento de conversación con éste)

* - rechazar al usuario C y volver a la conversación con el usuario B o a la conferencia

*# - volver al usuario B o a la conferencia

Cuando el usuario C está agregado, se puede volver a marcar 000 para agregar a otro usuario, mientras tanto, la llamada entre los usuarios ya conectados permanecerá. Una vez creada, la conferencia existirá siempre y cuando tenga más de un usuario.

El usuario C puede ser cualquier número (el formato de marcado se realiza como una llamada ordinaria desde la centralita).

Más información sobre cómo funcionan los ajustes de la centralita se puede encontrar en el siguiente artículo.

Conectar centralita virtual gratuita