Instrukcja konfugiracji centrali telefonicznej w ciągu 5 minut

W ciągu 5 minut, nie opuszczając naszych wygodnych krzeseł, zainstalowaliśmy i skonfigurowaliśmy wirtualną centralę telefoniczną. O tym właśnie chcielibyśmy opowiedzieć, przedstawiając przykład instalacji bezpłatnej centrali telefonicznej Zadarma.

Na początek kilka ogólnych informacji.

Do czego jest potrzebna i jak działa centrala telefoniczna?

W przypadku większości biur, do których dzwonisz, prawdopodobnie spotkasz się z automatycznym powitaniem. Dopiero później słuchawkę podniesie operator i przekaże połączenie odpowiedniej osobie. Bez znaczenia jest to, czy znajduje się ona akurat w biurze – może akurat przebywać w Londynie czy Pradze, jednak i tak skontaktuje się ona z Tobą szybko i bezproblemowo. Co więcej, nie musi nawet mieć swojego biura czy operatora.

Chciałbyś też zorganizować swoją pracę w ten sposób? Nic w tym trudnego! Poniżej znajdziesz schemat, który wyjaśnia działanie centrali telefonicznej PBX.

Obawiasz się rozbudowanego systemu? Naprawdę nie musisz! Wszystko, co pokazano na schemacie, poza Tobą, może być wirtualne, a i tak będzie działać całkowicie realnie. Instalacja i konfiguracja centrali telefonicznej PBX zajęła nam dosłownie 5 minut.

Centralę telefoniczną PBX możesz uruchomić, wykonując zaledwie 4 kroki:

1. Zarejestruj się i doładuj konto;
2. Wybierz i zakup numer;
3. Włącz centralę telefoniczną i przejdź przez kroki kreatora konfuguracji;
4. Pobierz i dostosuj oprogramowanie klienckie na swoim komputerze/telefonie.

No dobrze, jest jeszcze piąty, ale nie obowiązkowy, krok – ustawienie dodatkowych funkcji, jak na przykład menu głosowe, automatyczna sekretarka, zapisywanie połączeń, konferencje i faks.

Przystąpimy do instalacji centrali telefonicznej PBX:

1) Rejestracja i doładowanie konta

Na początek po prostu zarejestruj się na stronie. Domyślnie przy rejestracji jest wybrana taryfa „Standardowa”. Z naliczaniem sekundowym, z darmowymi minutami na wybrane kierunki - zawsze możesz ją zmienić na inną w dowolnym momencie. Jeśli często dzwonisz, możesz rozważyć pakiety taryfowe obejmujące już numery wirtualne i minuty wychodzące na różne kierunki.

Po rejestracji przejdź do swojego konta osobistego. Doładuj swoje konto wybranym dowolnym sposobem płatności. Doładowałiśmy konto kartą na kwotę $10. To wystarczy na 2 numery i połączenia. Wszystko to zajęło kilka sekund.

2) Wybór i zakup numeru

Na początku warto zapoznać się z ogólnym cennikiem, w tym celu przejdź do pełnej listy numerów. Jeden z naszych przyjaciół potrzebował tradycyjnego numeru w Niemczech i numeru w Warszawie. Numer telefoniczny w Polsce udało nam się zarejestrować natychmiast. W przypadku numeru w Niemczech musieliśmy wysłać skan wymaganych dokumentów, a następnie wybrać numer. Złożyliśmy zamówienie, a niemiecki numer został aktywowany w ciągu jednego dnia – zaraz po weryfikacji przesłanych dokumentów.

3) Włączenie i konfiguracja centrali PBX

Kliknij przycisk „Utwórz centralę” w panelu klienta, w bloku „Bezpłatna centrala” po prawej stronie.

Po kliknięciu zostaniesz przeniesiony do automatycznego „Kreatora konfiguracji”.

Opiszemy to bardziej szczegółowo konfigurację krok po kroku:

• Pierwszy krok:

Na ekranie głównym, w bloku „Bezpłatna centrala” kliknij przycisk Utwórz.

Pierwszym krokiem jest wskazanie liczby pracowników, którzy będą pracować w ramach centrali. Każdemu z nich zostanie przydzielony własny, trzycyfrowy numer wewnętrzny.

Domyślnie w taryfach „Standardowej” i „Ekonomicznej” możesz podłączyć do 5 numerów wewnętrznych. W taryfach „Dla biura” – 10 numerów wewnętrznych, „Dla firm” – 20 numerów wewnętrznych.
Dodatkowe numery wewnętrzne można dodać odpłatnie - $2/miesiąc, w ustawieniach taryfy (sekcja „Moje konto – Taryfy”, blok „Aktualny plan taryfowy”).

Nie jest konieczne tworzenie numerów „na zapas”, potrzebną ilość możesz dodać w dowolnym momencie później.

• Drugi krok:

W drugim kroku konfiguracji musisz ustawić scenariusz, który zostanie uruchomiony, gdy będzie kierowane połączenie przychodzące. Będziesz mieć do dyspozycji trzy opcje:

1. Połączenia będą kierowane bezpośrednio do pracowników;
2. Najpierw zostanie odtworzone automatyczne powitanie głosowe, a następnie połączenie zostanie przekazane pracownikom;
3. Najpierw odtworzone zostanie menu głosowe (z wyborem przycisków), następnie w zależności od wyboru użytkownika połączenie trafi do pracownika.

Po wybraniu dwóch ostatnich opcji będziesz miał możliwość wgrania gotowego pliku audio lub wygenerowania go automatycznie z tekstu.

Jak skonfigurować IVR?

Aby zarządzać tymi ustawieniami, przejdź do zakładki „Moja centrala” - „Połączenia przychodzące i menu głosowe”.

Zobaczysz listę wszystkich dostępnych scenariuszy.

Każdy scenariusz uruchamia się pod pewnymi warunkami. Na przykład, gdy użytkownik naciśnie przycisk „1” lub zadzwoni z określonego numeru.

Interaktywne menu można zaprezentować na kilku poziomach. Przykładowo, najpierw Twój klient wybiera język poprzez kliknięcie dowolnego przycisku, a następnie dajesz możliwość wyboru działów lub pracowników. Menu głosowe może mieć dowolną głębokość, a każdy scenariusz można łatwo skonfigurować w odpowiedniej sekcji. Najwygodniejszym (i najbardziej wizualnym) sposobem „zaprojektowania” schematu Twojej centrali PBX jest skorzystanie ze specjalnego edytora wizualnego, do którego link znajduje się na dole strony.

Tutaj wizualnie pokazane możliwe scenariusze użytkowników i ścieżek połączeń. W razie potrzeby można tutaj edytować schemat, dodając do niego nowe poziomy menu i scenariusze.

Więcej o pracy z edytorem i ustawieniach menu głosowego przeczytasz w instrukcji na stronie.

4) Pobieranie oraz instalacja oprogramowania/aplikacji na komputer i telefon

Aplikacje do połączeń są dostępne na wszystkich systemach. Linki do poszczególnych systemów można znaleźć w instrukcjach.

Po instalacji i uruchomieniu aplikacji należy podać login i hasło, które znajdziesz na swoim koncie osobistym, w zakładce „Moja centrala” - „Numery wewnętrzne”. Każdy numer wewnętrzny ma osobne dane - serwer, login i hasło.

Dla każdego numeru wewnętrznego można jednocześnie korzystać z telefonu internetowego (WebRTC), jednej aplikacji mobilnej Zadarma i dowolnej liczby rejestracji stałych sprzętów (sprzęt IP, programy PC, zewnętrzne centrale).

Możesz także odbierać połączenia nie tylko za pomocą osobnej aplikacji, ale także za pomocą telefonu web w Teamsale CRM lub wtyczki do przeglądarki Chrome.

Co jeszcze dodatkowo można skonfigurować za pomocą wirtualnej centrali PBX?

Godziny pracy i automatyczna sekretarka

Aby odbierać połączenia tylko w godzinach pracy, na stronie „Moja centrala - Połączenia przychodzące i menu głosowe” włącz opcję „Godziny pracy”, zaznacz pola odpowiadające dniom pracy i wskaż godziny pracy.

W zakładce święta możesz automatycznie dodać dni wolne od pracy wybranego kraju. Możesz także dodać przerwę na lunch.

Wszystkie połączenia przychodzące poza godzinami pracy możesz przekierować do osobnego pracownika lub na automatyczną sekretarkę (pocztę głosową). W tym celu w zakładce „Godziny pracy” na dole należy zaznaczyć opcję „Automatyczna sekretarka poza godzinami pracy” i wybrać odpowiednią opcję.

Nagrywanie rozmów.

Możesz włączyć nagrywanie rozmów na jednym lub większej liczbie numerów wewnętrznych PBX. Nagrania są wysyłane na email lub przechowywane w chmurze (na naszym serwerze).

Rozmowy można nagrywać bezpłatnie na pięciu numerach wewnętrznych (w pakietach taryfowych „Dla biura” 10 numerów i „Dla firm” na 20 numerów).

Rozmiar bezpłatnej chmury do przechowywania rozmów wynosi 200 Mb dla taryfy „Standardowej”, 2 GB dla pakietu taryfowego „Dla biura” i 5 GB dla pakietu taryfowego „Dla firm” (ponad 250 godzin rozmów).

Nagrania zapisane w chmurze można odsłuchać w zakładce „Moja centrala” - „Statystyki i raporty” lub pobierać za pomocą API. Po wyłączeniu nagrywania rozmów nagrania są usuwane z chmury po 180 dniach.

Włączyć nagrywanie rozmów można na stronie „Moja centrala” - „Numery wewnętrzne”.

Tworzenie konferencji.

Podczas rozmowy pomiędzy numerami wewnętrznymi centrali abonenci mogą skorzystać z kombinacji 000 - utwórz konferencję.

Po wprowadzeniu 000 należy wprowadzić numer telefonu użytkownika C i potwierdzić za pomocą przycisku #.

Podczas dodawania użytkownik B usłyszy muzykę, użytkownicy A i C w tym czasie mogą rozmawiać:

# - potwierdź dodanie użytkownika C (podczas rozmowy z nim);

* - odrzuć użytkownika C i wróć do rozmowy z użytkownikiem B lub do konferencji;

*# - wróć do rozmowy z użytkownikiem B lub do konferencji;

Po dodaniu numeru C możesz ponownie wybrać 000 i dodać następnego uczestnika, a rozmowa z istniejącymi będzie kontynuowana (nie będzie muzyki).

Po utworzeniu konferencji ona dalej będzie aktywna, jeśli pozostanie w niej więcej niż jeden uczestnik.

Więcej informacji na temat pracy z ustawieniami centrali PBX można znaleźć w odpowiedniej instrukcji.